Prosjekter blir stadig vanskeligere. 81 prosent av de PMI har spurt sier at prosjektene har blitt mer komplekse de siste årene, og nesten en tredjedel av de komplekse prosjektene klarer ikke å realisere verdien de skulle skape.
Det er mer enn dobbelt så høy andel som for prosjekter generelt. Med den kompleksiteten blir det avgjørende å gjøre de riktige tingene fra start til slutt. Her er ti faktorer som avgjør om prosjektet blir en suksess.
1.Definer klare gevinster
Når du velger et prosjekt, må du gjøre det bevist. Det betyr at du har klare gevinster som skal oppnås. Når de er tydelig definert, er mye av forklaringsjobben som kan dukke opp senere allerede gjennomfør. Og kanskje enda viktigere: gevinstene blir styrende for hvordan prosjektet skal gjennomføres.
Les også: Verdien av å velge riktig gjennomføringsmodell til riktig prosjekt
2. Driv aktiv eierstyring
Prosjekteiers involvering blir for ofte nedprioritert. Oppgavene har størst oppmerksomhet i starten, når prosjektleder skal velges, mål settes og omfang avgrenses. Så avtar det ofte. Men: Skal prosjektet lykkes, må prosjekteier være aktivt involvert gjennom hele prosjektets livsløp, ta beslutningene vedkommende trenger å ta stilling til, og sørge for at gevinstene realiseres.
Det siste er noe av det viktigste prosjekteier gjør, og den jobben starter tidlig. Et prosjekt som leverer på tid og budsjett, men der ingen følger opp om verdien ble skapt, har ikke lyktes med prosjektet. De har bare lykkes med å fullføre det.
Les også: Hva er verdioptimalisering
3. Velg riktig prosjektleder
Den som blir utvalgt til å lede prosjektet må ha relevant kompetanse, kapasitet og vilje til å ta ansvaret som ligger i rollen. Å bytte prosjektleder underveis kan bli kostbart.
4. Sett et tydelig mandat
Prosjekteier skal fastsette mål og føringer, stille krav til utredninger, utpeke prosjektleder og fatte sentrale beslutninger. Kompetanse, kapasitet og rammeverk for prosjekteierstyring er viktig. Når ikke alt dette er på plass, vil sannsynligheten for prosjektsuksess reduseres vesentlig.
Les også: Prosjekteier er premissgiver for suksess
5. Organiser prosjektet riktig fra start
De fleste virksomheter har flere prosjekter gående samtidig, og de involverer i stor grad de samme folkene. Da holder det ikke å bemanne prosjekt for prosjekt. Du må vurdere hvilken kompetanse og kapasitet som trengs hvor, sett opp mot fremdriftsplanen, og du må kommunisere rammene for roller og ansvar klart nok til at ingen tror de må dekke mer enn de har kapasitet til.
6. Legg inn det riktige i prosjektplanen
En god prosjektplan beskriver hva, når og hvor mye. Kravene til innholdet kan være definert i virksomhetens egen prosjektmodell. Det er ikke dokumentet i seg selv som gir effekten, men oppstarts- og planleggingsprosessen som ligger bak det.
7. Styr mot verdi
Et prosjekt kan levere på tid og kost, og likevel ikke skape tiltenkt verdi. Derfor må dere tidlig bli enige om hvilken verdi prosjektet skal skape, og hvordan den skal måles. Leverer dere til en kunde, trenger dere en felles forståelse av den ferdige leveransen allerede før prosjektet settes i gang.
Ta opp utfordringer så tidlig som mulig. Ingen prosjekter av blir bedre av å ta avgjørelser basert på antagelser og konfliktfrykt.
Les også: Verdien av å gjøre de riktige tingene
8. Følg opp aktivt
Oppfølging av både fremdrift og endringer avgjør om dere ligger an til å levere. Det kommer endringer i så godt som alle prosjekter, så det avgjørende er ikke om de kommer, men om dere har bestemt på forhånd hvordan de skal håndteres.
Les også:Hva er forskjellen på endring og avvik i prosjekter?
9. Styr usikkerheten
Usikkerhet handler om både risiko og muligheter. Mye kan gå galt, men de fleste prosjekter er også fulle muligheter som er usikre, og de blir systematisk oversett fordi ingen har ansvar for å lete etter dem.
Et typisk uheldig valg er å gjennomføre usikkerhetsanalysen i planleggingsfasen, for så å legges bort. Usikkerhetsbildet endrer seg hver gang omfanget justeres, en leverandør bytter ut folk eller en forutsetning viser seg å ikke være god nok. Skal analysen være verdt noe, må den oppdateres sammen med at prosjektet endrer seg.
Les også: Derfor bør du utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen
10. Avslutt prosjektet skikkelig
Når prosjektet nærmer seg slutten, er ressurser ofte allerede plassert andre steder. Prosjektlederen har fått en ny oppgave og fagfolkene sitter i nye prosjekter. Da blir avslutningen noe som skjer ved siden av oppstarten av nye prosjekter, hvis den skjer i det hele tatt.
Om ingen tar vare på erfaringene så forsvinner de. Da går mye verdifull kunnskap tapt.
En ordentlig avslutning betyr at alle oppgaver er utført, at erfaringene er dokumentert mens de er friskt i minne, og at prosjektet er formelt avsluttet slik at ansvaret er overført.
