Når det snakkes om prosjektledelse, er det som regel prosjektlederen som omtales. En vel så viktig – om ikke enda viktigere – rolle, innehar prosjekteieren. Men hvordan vet du om du er en god prosjekteier?
Først, en kort oppsummering av forskjellene mellom en prosjektleder og en prosjekteier. For mens det er prosjektleders ansvar å levere prosjektets resultatmål innenfor rammer knyttet til omfang/kvalitet, tid og kostnad, har prosjekteier ansvaret for å realisere prosjektets gevinster. Men hvem er egentlig prosjekteieren?
Den viktige prosjekteierrollen
Kort forklart er prosjekteieren lederen av den avdelingen som har ansvar for prosjektet. I de fleste tilfeller er det også prosjekteieren som utpeker riktig prosjektleder. Prosjekteieren er ansvarlig for prosjektets effektmål – en svært viktig rolle, ettersom det er prosjekteierens ansvar at prosjektets gevinster realiseres etter at prosjektet er avsluttet. En prosjekteier er også den som godkjenner oppstart av prosjektet, godkjenner faseoverganger og sikrer at prosjektet planlegges, gjennomføres og styres i tråd med virksomhetens rammer og forutsetninger.
For at et prosjekt skal lykkes, må altså både prosjektleder og prosjekteier være definert – samme person kan ikke være både prosjektleder og prosjekteier.
LES OGSÅ: Hva er prosjekteiers ansvar i prosjekter
Et godt utgangspunkt gir best resultat
I og med at det er prosjekteier som er ansvarlig for at prosjektet når de effektmålene som er satt – og at gevinstene realiseres – er det alfa omega at prosjekteieren er en god tilrettelegger. Dette innebærer at prosjekteier må evne å tenke strategisk, parallelt med at han eller hun setter av tilstrekkelig med ressurser i oppstartsfasen.
I ethvert prosjekt er forarbeidet viktig, og det er prosjekteiers oppgave å sørge for at det brukes tilstrekkelig med tid i starten. Dette innebærer blant annet å skrive en god prosjektbegrunnelse og -mandat. På den måten skapes et felles verdisyn og utgangspunkt, og prosjektleder får bedre forståelse for prosjektet og større eierskap til jobben som skal gjøres.
I mange tilfeller vil det aller beste være om prosjekteier og prosjektleder går sammen om å utforme prosjektbegrunnelsen og -mandatet – det er tross alt dette som er fundamentet i et godt gjennomført prosjekt.
Dette avgjør om prosjektet oppnår prosjektsuksess
Som prosjekteier jobber du gjerne med flere prosjekter samtidig. En stor del av jobben knyttet til nettopp dette, er å sørge for at prosjektporteføljen inneholder de riktige prosjektene. Også her kommer evnen til å tenke strategisk til sin rett.
Som vi var inne på innledningsvis, har det ikke alltid vært stort nok fokus på prosjekteieren.
I 2013 gjennomførte Norsk senter for prosjektledelse et forskningsprosjekt med mål om å belyse forholdet mellom prosjekteieren og prosjektlederen – og da også betydningen av å styrke prosjekteierrollen. Av resultatene fremgår det at det finnes tre faktorer, som alle har stor betydning for om det blir prosjektsuksess eller ikke.
Ifølge undersøkelsen, oppnår et prosjekt stor grad av prosjektsuksess når:
- Virksomheten har innført en prosjektstandard som følges og som inneholder en klar beskrivelse av prosjekteierrollen.
- Sosialiseringsaktiviteter skjer ved starten av prosjektet og fortsetter utover i prosjektet med prosjekteieren som en engasjert deltaker.
- Virksomheten har en styringsstruktur som innebærer tett samarbeid mellom prosjekteieren og prosjektlederen.
Det er med andre ord ikke tvil om at det å ha riktig prosjekteier bidrar til prosjektsuksess.
Og de beste prosjekteierne, de er til stede og klarer å engasjere både prosjektleder og prosjektmedarbeiderne allerede fra start.
