Har du noen gang laget en prosjektplan som ikke har latt seg gjennomføre?
Om du ikke har så mye erfaring med å planlegge et prosjekt, er det ikke alltid lett å vite hva som hva som skal til for å lage en god prosjektplan. Vi har satt sammen noen enkle tips for å hjelpe deg med å sikre at planen blir et effektivt verktøy gjennom hele prosjektet.
Hva er egentlig en prosjektplan, og hva bør den inneholde?
En prosjektplan forteller noe om hvordan og når vi skal oppnå konkrete mål. Planen skal også inneholde en oversikt over planlagte ressurser, kostnader og aktiviteter i forbindelse med prosjektet. Prosjektplanen er et nødvendig verktøy som sikrer et godt grunnlag for at du skal lykkes med ditt prosjekt.
Når du lager en prosjektplan er det viktig å
- definere konkrete mål
Hvorfor og hvordan skal prosjektet gjennomføres og hva ønsker du å oppnå med det? For at et prosjekt skal ha livets rett må det oppnå en effekt eller realisere en gevinst. Dette kan enten være i form av et ferdig produkt, bygg, en forbedring eller en effektivisering. Din jobb er å definere denne verdien, og hvordan dere skal gå frem for å skape den.
Se eksempler på gode prosjektmål i dette blogginnlegget - gjennomføre alternativvurderinger og velge riktig prosjekt
Hvilket prosjekt lønner det seg å gå for? Vi må finne det beste konseptet for å løse problemstillingen vi står ovenfor. Vi må definere riktig prosjekt utifra undersøkelser og utredninger av faktorer som marked, behov, muligheter og lønnsomhet.
Les mer om hva vi mener med riktig prosjektvalg her. - definere konkrete resultatmål for prosjektet
For å komme frem til konkrete resultatmål for prosjektet du velger, er du nødt til å svare på tre spørsmål: Hva skal leveres? Når skal det leveres, og til hvilken pris? Sørg for at disse målene er kjent i prosjektet, slik at alle drar mot samme mål.
Få flere eksempler på resultatmål i dette innlegget.
Kommuniser planen til alle i prosjektet, og be om innspill
Som prosjektleder er du ansvarlig for prosjektplanen, men det betyr ikke at du skal holde den for deg selv. Tvert imot så bør du la de som skal jobbe med prosjektet få et eierskap til planen. Da blir ansvarsfordelingen tydelig, og det blir enklere for alle å forholde seg til både planen og hverandre.
I tillegg får du mulighet til å se prosjektet fra flere perspektiver, og dette kan hjelpe deg å se mulige problemer og løsninger du kanskje ikke selv ville ha lagt merke til.
Les også våre tips for god kommunikasjon i prosjekter.
4 tips som sikrer en vellykket prosjektplan
1. Hold et kick-off-møte
Ett kick-off er en formell markering av at et prosjekt har kommet i gang. Dette er en svært effektiv metode for oppstart av et prosjekt og for å føre alle involverte sammen. Her vil de involverte bli kjent med hverandre og etablere tillit til ledelsen, samtidig som de får en innføring i prosjektet.
Hensikten med en kick-off-samling er å
- sørge for at teamet blir kjent med hverandre
- etablere en felles forståelse for bakgrunnen, målet, mandatet og leveransene i prosjektet
- etablere felles forståelse for roller og ansvar, samt kommunikasjonslinjer
- etablere felles forståelse for risiko og muligheter
- involvere teamet i planen for gjennomføring
- diskutere uklarheter, avklare eventuelle misforståelser
- informere om gjeldende prosjektmodell, samt interne prosedyrer og rutiner
2. Hvem skal gjøre hva?
Uansett hvor stort eller lite prosjektet er, involverer det flere personer. Derfor er det viktig å definere roller og ansvar tidlig i prosessen for at disse skal jobbe godt sammen.
Sørg for at disse definisjonene er klare, og kommuniser ansvarsfordelingen godt innad i prosjektorganisasjonen. Tydelige roller er en sentral suksessfaktor i prosjekter, og du kan ikke lykkes om ikke menneskene som er involvert kjenner sin rolle og sitt ansvar.
LES OGSÅ: Slik bør prosjekter organiseres
3. Bli enige om hvordan dere skal jobbe for å levere delmålene
Prosjektet kan brytes opp i delmål og tilhørende oppgaver. Lag en arbeidsnedbrytningsstruktur, hvor hver boks har en ansvarlig. La de som er ansvarlige for boksen selv planlegge hvordan de skal levere.
Du kan lese mer om hvordan du bryter ned prosjektet i mindre delmål her.
4. Hvem skal rapportere til hvem? Hvordan og hvor ofte skal det rapporteres?
Kommunikasjon er viktig i alle prosjekter. Som prosjektleder er du ansvarlig for at informasjons- og kommunikasjonsflyten er god.
Det er helt normalt å ta noen skritt tilbake underveis i prosessen. De fleste prosjektledere må gå flere runder før prosjektplanen er i boks.
Flere tips og teknikker rundt planlegging kan du finne i vårt minikurs i planlegging: Effektiv prosjektplanlegging.
Kurset retter seg mot deg som er involvert i prosjekter og prosjektarbeid, og som trenger en rask introduksjon i prosjektplanlegging.
Les også: "Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig" og "Prosjektplanlegging steg for steg"
