Det erfares for ofte at prosjekter besluttes, og at kostnadsrammer settes, basert på gale eller utilstrekkelige forutsetninger. Faglig godt ledet estimering av kostnader er avgjørende for god styring av et prosjekt. Under gir vi deg 10 tips som er viktig å tenke på i forbindelse med kostnadsestimering.
1. Kalkylearbeidet kan ikke starte tidlig nok
Etabler alltid en kalkyle tidlig. Kostnadsestimering må være en integrert del av arbeidsprosessen fra prosjektet startes og estimatene må oppdateres jevnlig. Det er viktig å definere hva som skal være ambisjonsnivået i forkant av prosjektet, slik at omfanget og prosjektets alternativer henger sammen. Start også arbeidet med levetidskostnader- og verdiskaping fra oppstart av prosjektet.
LES OGSÅ: Verdien av god tidligfase
2. Metode tilpasset fase
Bruk av referansepriser fra andre prosjekter i starten og mer objektbasert analyse senere. Analyser mengder, inndeling av mengder og kvaliteter. Benytt benchmarking aktivt og sørg for å ha en prosjektnedbrytingsstruktur som bidrar til å definere prosjektets omfang for å gi et mest mulig komplett estimat.
Integrer kalkylearbeidet i resten av prosjektprosessen på en god måte. Det er viktig å gjøre dette i tidlig fase av prosjektet, der prosjektet lett kan påvirkes uten at det følger store endringskostnader.
3. Organisering og åpenhet
Etabler en kostnadsestimeringsorganisasjon som en integrert del av prosjektledelsen og prosjekteringsteamet. Åpenhet og involvering om kostnadsestimat blant alle parter i prosjektet er viktig. Gjennom dette kan man «få alle i samme båt», slik at kreftene brukes på å løse felles mål. Legg opp til iterative prosesser hvor man jobber godt sammen fremfor å først fokusere på program (designbasis) og deretter prosjektering før kalkyle. Transparens, kommunikasjon og dokumentasjon er sentrale stikkord.
LES OGSÅ: Verdistyrt prosjektutvikling: Med fokus på kulturbygging (intervju)
4. Språk – riktig ordbruk – bruk standarder
Det bør benyttes et entydig begrepsapparat som forstås av alle aktører inkludert ledelsen. Begreper som basiskalkyle, forventet kostnad, styringsramme, kostnadsramme, p50, p85, budsjett og liknende bør brukes i samsvar med standarder (f.eks. NS 3451, bygningsdeltabellen) og veiledere (jf. bl.a. Finansdepartementets veiledere). Bruk også standardiserte verktøy (jf. bl.a. Calcus), og ikke «personlige regneark».
5. Usikkerhet
Usikkerhet bør kvantifiseres og dokumenteres i henhold til anerkjent metodikk for usikkerhetsanalyse og usikkerhetsstyring. Riktige spørsmål, riktige personer, riktig perspektiv og kontekst samt aktiv bruk av bl.a. usikkerhetsregister er viktige stikkord for å oppnå dette.
6. Prosjekteierstyring
Det er viktig å sikre at prosjekteier har definert et realistisk og målbart omfang. Det skal være sammenheng mellom omfang, kvalitet, gevinster og investeringskapasitet, slik at investering og verdiskaping som følge av investeringen henger sammen.
LES OGSÅ: Prosjekteier som premissgiver for suksess
7. Medvirkning
Avdekk ambisjonsnivå både hos eier og bruker. Primært retter dette punktet seg mot bruker av investeringen, men i noen tilfeller må den samme avklaringen rettes mot eier, jf. hvis innholdet i punkt 6 ikke er oppfylt. I tillegg bør man få brukers operative kompetanse inn i prosjektet for å sikre tilsiktet funksjonalitet ved overgang til drift.
8. Verktøy
Sikre verktøy for strategisk «scope kontroll» slik som areal, innhold og ytre betingelser. Bruk «redskaper» som for eksempel Calcus operativ og i kombinasjon med prosesser som sikrer tilfredsstillende informasjonstilgang.
9. Arkitekter og tekniske rådgivere
Dra nytte av prosjekteringsgruppas kunnskap og underliggende premisser for løsningsprinsipper, samt estimat av mengder og planlagte kvaliteter.
10. Eventuell entreprenør
I de tilfellene der entreprenør er engasjert i tidligfase, benytt entreprenørens underliggende premisser om løsningsprinsipper samt estimat mengder og planlagte kvaliteter.
I veilederen for verdistyrt prosjektutvikling går vi igjennom beste praksis for kostnadsestimering og gir deg eksempler på erfaringer fra Tønsberg-prosjektet og Politiets nasjonale beredskapssenter. Du kan laste ned veilederen under.
