Vi erfarer for ofte at prosjekter besluttes, og at kostnadsrammer settes, basert på gale eller utilstrekkelige forutsetninger. Faglig godt ledet estimering av kostnader er avgjørende for god styring av et prosjekt. Her gir vi deg ti råd for å lykkes med kostnadsestimering, og unngå det som oftest går galt.
1. Kalkylearbeidet kan ikke starte tidlig nok
Etabler alltid en kalkyle tidlig. Kostnadsestimering må være en integrert del av arbeidsprosessen fra prosjektet startes og estimatene må oppdateres jevnlig. Det er viktig å definere hva som skal være ambisjonsnivået i forkant av prosjektet, slik at omfanget og prosjektets alternativer henger sammen. Start også arbeidet med levetidskostnader- og verdiskaping fra oppstart av prosjektet.
LES OGSÅ: Kostnadsestimering som maktspill
2. Metode tilpasset fase
Bruk referansepriser fra andre prosjekter i starten og mer objektbasert analyse senere. Analyser mengder, inndeling av mengder og kvaliteter. Benytt benchmarking aktivt og sørg for å ha en prosjektnedbrytingsstruktur som bidrar til å definere prosjektets omfang for å gi et mest mulig komplett estimat.
Integrer kalkylearbeidet i resten av prosjektprosessen, gjerne allerede i tidli fase av prosjektet. Det er der prosjektet enklest kan påvirkes uten at det følger store endringskostnader.
3. Organisering og modenhet
Etabler en kostnadsestimeringsorganisasjon som en integrert del av prosjektledelsen og prosjekteringsteamet. Åpenhet og involvering om kostnadsestimat blant alle parter i prosjektet er viktig. Gjennom dette kan man få alle til å trekke i samme retning, slik at kreftene brukes på å løse felles mål.
Legg opp til iterative prosesser hvor dere jobber godt sammen fremfor å først fokusere på program (designbasis) og deretter prosjektering før kalkyle. Transparens, kommunikasjon og dokumentasjon er sentrale stikkord.
LES OGSÅ: Hva er de største utfordringene med kostnadsestimering i prosjektledelse?
4. Språk – riktig ordbruk – bruk standarder
Det bør benyttes et entydig begrepsapparat som forstås av alle aktører inkludert ledelsen. Begreper som basiskalkyle, forventet kostnad, styringsramme, kostnadsramme, p50, p85, budsjett og liknende bør brukes i samsvar med standarder (f.eks. NS 3451, bygningsdeltabellen) og veiledere (jf. bl.a. Finansdepartementets veiledere). Bruk også standardiserte verktøy (jf. bl.a. Calcus), og ikke «personlige regneark».
5. Usikkerhet
Usikkerhet bør kvantifiseres og dokumenteres i henhold til anerkjent metodikk for usikkerhetsanalyse og usikkerhetsstyring. Riktige spørsmål, riktige personer, riktig perspektiv og kontekst samt aktiv bruk av bl.a. usikkerhetsregister er viktige stikkord for å oppnå dette.
6. Prosjekteierstyring
Det er viktig å sikre at prosjekteier har definert et realistisk og målbart omfang. Det skal være sammenheng mellom omfang, kvalitet, gevinster og investeringskapasitet, slik at investering og verdiskaping som følge av investeringen henger sammen.
LES OGSÅ: Prosjekteier som premissgiver for suksess
7. Medvirkning
Avdekk ambisjonsnivå både hos eier og bruker. Primært retter dette punktet seg mot bruker av investeringen, men i noen tilfeller må den samme avklaringen rettes mot eier, jf. hvis innholdet i punkt 6 ikke er oppfylt. I tillegg bør man få brukers operative kompetanse inn i prosjektet for å sikre tilsiktet funksjonalitet ved overgang til drift.
8. Verktøy
Sikre verktøy for strategisk omfangskontroll, slik som areal, innhold og ytre betingelser. Bruk redskaper, som for eksempel ISY Calcus, også i kombinasjon med prosesser som sikrer tilfredsstillende informasjonstilgang.
9. Arkitekter og tekniske rådgivere
Dra nytte av prosjekteringsgruppas kunnskap og underliggende premisser for løsningsprinsipper, samt estimat av mengder og planlagte kvaliteter.
10. Eventuell entreprenør
I de tilfellene der entreprenør er engasjert i tidligfase, benytt entreprenørens underliggende premisser om løsningsprinsipper samt estimat mengder og planlagte kvaliteter.
Avhenger estimatet av hvem som har laget det?
Mange vil kjenne seg igjen i punkt 4. Ofte jobber hver estimator på sin måte, i sine egne regneark og med egne begreper. Da blir prosjektene vanskelige å sammenligne, og når noen slutter, forsvinner kunnskapen med dem.
Skal det endres, må flere i organisasjonen jobbe etter samme metode og med samme begrepsapparat. Metiers kurs i Certified Estimating Professional (CEP) bygger på standardene til AACE International og holdes i samarbeid med den norske avdelingen av AACE.
Kursholderne våre er CEP-sertifisert og har sittet i styret der i mange år.
Neste kurs går 4. og 5. november i Oslo. Sender dere flere fra samme virksomhet, kommer dere tilbake med samme utgangspunkt, bedre rustet til å levere bedre estimater.
