Prosjekteier som premissgiver for suksess

Prosjekteierstyring Verdistyrt prosjektutvikling Virksomhetsstyring

4 min. lesning

God prosjekteierstyring er en avgjørende suksessfaktor i prosjekter. Prosjekteier skal fastsette mål og føringer, stille krav til utredninger, utpeke prosjektleder og fatte sentrale beslutninger. Kompetanse, kapasitet og rammeverk for prosjekteierstyring er viktig. Når ikke alt dette er på plass, vil sannsynligheten for prosjektsuksess reduseres vesentlig.

Norge er i verdensklasse på prosjektledelse

Norge er blant de fremste i verden på prosjektledelse. De aller fleste store byggeprosjekter her til lands har prosjektledere med lang relevant erfaring og formell prosjektkompetanse. Som for alle yrkesgrupper er det spredning i feltet, men gjennomsnittsnivået på prosjektledere i store norske byggeprosjekter er godt. Når det kommer til prosjekteier, nivået over prosjektleder, er bildet et annet.


Last ned gratis veileder om verdistyrt prosjektutvikling

Må bli bedre på prosjekteierstyring

Prosjekteierstyring som fag er langt mindre kjent, og det hersker ofte stor usikkerhet om hva prosjekteiers rolle og ansvar er. I alt for mange tilfeller har prosjekteier en passiv rolle frem til prosjektet er i store problemer. Først da involverer prosjekteier seg, gjerne i rollen som brannslukker.

Dette er prosjekteiers rolle

Metier OEC har i over 30 år arbeidet med prosjekteierstyring i norske prosjekter og virksomheter. Dessverre er det vår erfaring at prosjekteiere i alt for liten grad kjenner til sin rolle som kanskje den viktigste premissgiveren for prosjektets suksess. Et av hovedfunnene i veilederen for verdistyrt prosjektutvikling var nettopp dette med at kompetent prosjekteierstyring er suksessfaktor nummer en for å lykkes med prosjekter.

Prosjekteier er den personen som på vegne av virksomhetens ledelse skal sikre at virksomhetens midler forvaltes på en best mulig måte og at investeringen i million- eller milliardklassen faktisk gir den nytten som er tiltenkt. Det er et stort ansvar som krever riktig kompetanse og bevissthet på egne oppgaver i prosjektet.

En prosjekteier skal blant annet:

  • Etablere tydelige mål, spesifisere og avgrense omfang, samt sette føringer for prosjektet. Noen sentrale spørsmål som prosjekteier må avklare i denne sammenheng er: Hva er hensikten med prosjektet og hvilken effekt skal oppnås? Når skal prosjektet være ferdig? Hva er prosjektets totale kostnadsramme, og hvor mye av dette disponerer prosjektleder? Hvilken kvalitet skal leveransen ha? Hvordan skal prioriteten mellom tid, kost og kvalitet være? Hvem bør få ansvaret som prosjektleder?

  • Balansere kostnad og nytte. Maksimal nytte for investeringen krever at prosjekteier er bevisst på om investeringsnivået er riktig i forhold til nytten prosjektet skal gi. Vil det å øke investeringen gi tilsvarende økning i nytte? Hvordan skal investeringskostnader balanseres mot fremtidige driftskostnader? I hvor stor grad skal brukerne få påvirke prosjektomfanget og hvordan skal brukerbehovene identifiseres og styres? Dette må prosjekteier ta stilling til og beslutte basert på utredninger fra prosjektet og virksomheten.
  • Ha fokus på effektmålene som er selve årsaken til at prosjektet initieres, og sikre at disse kan realiseres. Man bygger som regel ikke for byggets skyld, men for å ta ut en effekt i andre enden. Eksempler på slike effekter er økt lønnsomhet for en produksjonsbedrift eller mer helse for hver krone for et sykehus. Disse effektene realiseres sjelden kun gjennom et byggeprosjekt. Som regel kreves et parallelt mottaksprosjekt eller organisasjonsprosjekt som gjør at bygg og organisasjon sammen kan fungere optimalt. Dette krever endring og kan være vel så krevende å styre som et byggeprosjekt.

  • Sørge for at virksomhetens prosjektrammeverk følges. Prosjektorganisasjonen må forholde seg til virksomhetens gitte rammer for prosjektgjennomføring for å øke prosjektets mulighet for suksess. Det skjer ikke alltid av seg selv, og prosjekteier må påse at rammeverket følges.

  • Initiere og følge opp uavhengig kvalitetssikring av prosjektet. Selv med god kompetanse i prosjektet kan ting gå feil. Ekstern kvalitetssikring vil øke sannsynligheten for at risiko og muligheter blir avdekket tidlig nok til at det kan gjøres tiltak som gjør at prosjektet lykkes.

  • Etablere et effektivt styringsnivå over prosjektet. For å ivareta prosekteierskapet på en god måte, må man evne å se både prosjektperspektivet, forretningsperspektivet og brukerperspektivet under ett og balanse disse. I store komplekse prosjekter vil det ofte være fornuftig å sette sammen en styringsgruppe for å sikre at alle disse perspektivene i prosjekteierskapet ivaretas.

For å håndtere disse oppgavene kreves det både riktig kompetanse, relevant erfaring, tid og et godt rammeverk. Prosjekteierstyring er proaktivt og systematisk arbeid med bakgrunn i en faglig beste praksis.

Hovedvekten av arbeidet til en prosjekteier skjer i tidlig fase av prosjektet. Det er her man har størst mulighet til å påvirke verdien som prosjektet skal gi, og det er også i denne fasen at grunnlaget for en god gjennomføring legges. Hva som er viktig å tenke på i tidligfase kan du leser mer om i blogginnlegget "Verdien av god tidligfase." Alt for få virksomheter innser viktigheten av dette og unnlater å ta nødvendige grep, både i forhold til etablering av et rammeverk for eierstyring av prosjekter, og ikke minst systematisk kompetansebygging. Konsekvensene av det kan bli store og kostbare, både for egen virksomhet og for samfunnet.

New Call-to-action
 


Alexander Smidt Olsen er Director i Metier OEC der han blant annet har ansvaret for området Verdistyrt Prosjektutvikling. Han er en av forfatterne bak en nasjonal veileder innenfor dette temaet.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva gjør jeg når prosjektet ikke ligner på noe jeg har gjort før?

Et prosjekt er per definisjon unikt. Noen prosjekter skiller seg likevel vesentlig mer fra det virksomheten er vant til, og dette kaller vi et Stranger-prosjekt. Et slikt prosjekt er verken kompatibelt med kompetansen eller rammeverket i virksomheten, og det kan være vanskelig å vite hva du egentlig står overfor. Når du utbryter «hjelp, jeg har et Stranger-prosjekt» har prosjektet kanskje kommet så langt at det kan få følgefeil helt til slutten. Vi gir deg våre erfaringer fra Stranger-prosjekter, så det skal være lettere å oppdage at du har et, unngå fellene og kunne innrette deg slik at du klarer å hente ut de planlagte gevinstene.

Helheten som må være på plass for å lykkes med dine prosjekter

For virksomheter som lever av prosjekter er det helt avgjørende å velge de riktige prosjektene og å gjennomføre disse på en god måte slik at man oppnår ønsket gevinst. De fleste virksomheter har mange prosjekter som går på skinner, men også noen som går mindre bra. Hvorfor er det slik at noen lykkes oftere enn andre med å levere et prosjekt til riktig tid, innenfor budsjett, til avtalt kvalitet og som understøtter effektmålene?

Prosjekteierstyring – hvorfor er det så vanskelig i praksis?

Prosjekteierstyring er en utfordring for mange, men også en av de viktigste suksessfaktorene for å lykkes med prosjekter. Prosjekteierstyring handler om hvordan ledelsen utøver sitt lederskap og sin virksomhetsstyring ovenfor prosjektene. De riktige prosjektene må settes i gang, og man må sørge for at prosjektet gjennomføres på en god måte, slik at det lykkes og realiserer de gevinstene som er ønsket.