Viktigheten av tidligfase kan praktisk talt ikke overvurderes. Ofte hører vi om prosjekter som ikke lykkes fordi det ikke har blitt gjort grundige nok analyser, vurderinger eller utredninger i tidligfase. Man har rett og slett ikke funnet frem til riktig prosjekt, eller riktig løsning, fordi behovet, og alternativene for å løse det, ikke er blitt undersøkt godt nok. Og hva skjer da? Jo, du får ikke et optimalt prosjekt, og heller ikke utløst den verdien prosjektet kunne ha gitt deg. Og i verste tilfelle feiler prosjektet helt.
Tidligfase – starten av prosjektmodellen
Styring av prosjekter i faser er et grunnleggende prinsipp for prosjekteierstyring og prosjektledelse. Formålet er å sikre forutsigbarhet og forankring hos aktørene, samt å modne prosjektet med utgangspunkt i prinsippet «hva er viktigst nå». Prosjektets faser fra start til slutt utgjør til sammen en prosjektmodell eller prosjektprosess. Prosjektmodellen, som også kan kalles en overordnet beslutningsplan, består av faser med ulike formål, innhold og leveranser. Figuren under viser en slik prosjektmodell.
Figur 1: Konseptfasen i figuren over er så avgjort en del av den nevnte tidligfasen, og mange forbinder også neste fase der prosjektet defineres (skisse eller forprosjekt er vanlige betegnelser for byggeprosjekter) som en del av tidligfasen.
Utrede riktig prosjekt - konseptvalgsutredning
Grunnlaget for prosjektets lønnsomhet, fleksibilitet og kostnader legges i tidligfase. Grundige tidligfasestudier er en avgjørende suksessfaktor for å nå prosjektets overordnede mål. Figuren under illustrerer potensialet ved å lykkes i tidligfase sammenlignet med senere prosjektfaser der flere og flere rammer er fastlagt.
Figur 2: Figuren illustrerer betydningen av riktige valg i prosjektets tidligfase. Forskjellen mellom god og dårlig tidligfase har mye større innvirkning på langsiktig verdi enn forskjellen mellom god og dårlig gjennomføring. A, B, C og D er eksempler på ulik tidligfase og gjennomføring av et prosjekt.
Utredningsfasen – i offentlige prosjekter ofte kalt konseptvalgutredning (KVU) – er en strategisk utredning, som fordrer tung involvering av virksomhetens ledelse. Formålet er å identifisere det beste konseptet for å løse problemstillingen som er definert i mandatet for utredningen. Alternativet vil være lavere verdi, omkamper eller at prosjektet sporer av sent. Realisering av feil bygg kan låse virksomheten og gi medfølgende driftskostnader i flere tiår. Det er derfor avgjørende å stille de riktige spørsmålene tidlig.
Valg av riktig konsept fordrer utredning av marked, behov, muligheter og lønnsomhet i levetiden. Vanlige fallgruver er at for mange behov blir ukritisk implementert.
Ved behovsanalyser er det derfor viktig å:
- Gjennomføre en systematisk kartlegging av behov
- Knytte behov til det forretningsmessige eller virksomhetens formål
- Identifisere det prosjektutløsende behov (den konkrete årsaken til at det må gjennomføres et tiltak)
- Utfordre behov som blir identifisert, slik at ikke prosjektet vokser seg unødig stort
Videre skal virksomhetens målsettinger og strategi danne grunnlaget for en mulighetsstudie. Denne skal identifisere alle løsninger som kan dekke det definerte behovet. Mulighetsstudiet skal være en strukturert prosess der man først åpner opp for å finne alle muligheter som kan dekke det identifiserte behov, før man snevrer inn til et håndterbart antall løsningsmuligheter. Kreative prosesser med fokus på å løse problemstillingen kan være verdifulle.
I byggeprosjekter kan følgende modell benyttes når tiltak skal identifiseres:
- Tiltak som påvirker markedet og behovet
- Tiltak som gir mer effektiv utnyttelse av eksisterende bygg
- Forbedringer av eksisterende bygg
- Nyinvesteringer og større ombygginger
Etter en grovsiling sitter man igjen med et håndterbart antall alternativer. Basert på objektive vurderinger og forankrede kriterier kan det anbefales et konsept for videreføring. Kostnadene for valgt konsept bør ligge til grunn for prosjektets ramme i neste fase der man skal videreutvikle konseptet for å etablere et grunnlag som er tilstrekkelig for å ta en investeringsbeslutning.
For premissgivere og bestillere som igangsetter utredninger av store og fremtredende prosjekter er det svært viktig å huske at kostnaden for det arbeidet som gjøres i tidligfasen er en svært liten andel av kostnaden for det ferdige prosjektet. Verdien som kan tilføres prosjektet for hver investert krone i denne fasen er høy!
