Verdien av god tidligfase

Prosjektoppstart og planlegging Verdistyrt prosjektutvikling Bærekraft

4 min. lesning

Skrevet av
Magne Lilleland-Olsen 19-03-2024

Viktigheten av tidligfase kan praktisk talt ikke overvurderes. Ofte hører vi om prosjekter som ikke lykkes fordi det ikke har blitt gjort grundige nok analyser, vurderinger eller utredninger i tidligfase. Man har rett og slett ikke funnet frem til riktig prosjekt, eller riktig løsning, fordi behovet, og alternativene for å løse det, ikke er blitt undersøkt godt nok. Og hva skjer da? Jo, du får ikke et optimalt prosjekt, og heller ikke utløst den verdien prosjektet kunne ha gitt deg. Og i verste tilfelle feiler prosjektet helt.

Tidligfase – starten av prosjektmodellen

Styring av prosjekter i faser er et grunnleggende prinsipp for prosjekteierstyring og prosjektledelse. Formålet er å sikre forutsigbarhet og forankring hos aktørene, samt å modne prosjektet med utgangspunkt i prinsippet «hva er viktigst nå». Prosjektets faser fra start til slutt utgjør til sammen en prosjektmodell eller prosjektprosess. Prosjektmodellen, som også kan kalles en overordnet beslutningsplan, består av faser med ulike formål, innhold og leveranser. Figuren under viser en slik prosjektmodell.

prosjektmodell-Mar-19-2024-11-40-30-1521-AM

Figur 1: Konseptfasen i figuren over er så avgjort en del av den nevnte tidligfasen, og mange forbinder også neste fase der prosjektet defineres (skisse eller forprosjekt er vanlige betegnelser for byggeprosjekter) som en del av tidligfasen.

Utrede riktig prosjekt - konseptvalgsutredning

Grunnlaget for prosjektets lønnsomhet, fleksibilitet og kostnader legges i tidligfase. Grundige tidligfasestudier er en avgjørende suksessfaktor for å nå prosjektets overordnede mål. Figuren under illustrerer potensialet ved å lykkes i tidligfase sammenlignet med senere prosjektfaser der flere og flere rammer er fastlagt.

Figur 2: Figuren illustrerer betydningen av riktige valg i prosjektets tidligfase. Forskjellen mellom god og dårlig tidligfase har mye større innvirkning på langsiktig verdi enn forskjellen mellom god og dårlig gjennomføring. A, B, C og D er eksempler på ulik tidligfase og gjennomføring av et prosjekt.

Utredningsfasen – i offentlige prosjekter ofte kalt konseptvalgutredning (KVU) – er en strategisk utredning, som fordrer tung involvering av virksomhetens ledelse. Formålet er å identifisere det beste konseptet for å løse problemstillingen som er definert i mandatet for utredningen. Alternativet vil være lavere verdi, omkamper eller at prosjektet sporer av sent. Realisering av feil bygg kan låse virksomheten og gi medfølgende driftskostnader i flere tiår. Det er derfor avgjørende å stille de riktige spørsmålene tidlig.

Valg av riktig konsept fordrer utredning av marked, behov, muligheter og lønnsomhet i levetiden. Vanlige fallgruver er at for mange behov blir ukritisk implementert.

Ved behovsanalyser er det derfor viktig å:

Gjennomføre en systematisk kartlegging av behov
Knytte behov til det forretningsmessige eller virksomhetens formål
Identifisere det prosjektutløsende behov (den konkrete årsaken til at det må gjennomføres et tiltak)
Utfordre behov som blir identifisert, slik at ikke prosjektet vokser seg unødig stort

Videre skal virksomhetens målsettinger og strategi danne grunnlaget for en mulighetsstudie. Denne skal identifisere alle løsninger som kan dekke det definerte behovet. Mulighetsstudiet skal være en strukturert prosess der man først åpner opp for å finne alle muligheter som kan dekke det identifiserte behov, før man snevrer inn til et håndterbart antall løsningsmuligheter. Kreative prosesser med fokus på å løse problemstillingen kan være verdifulle.

I byggeprosjekter kan følgende modell benyttes når tiltak skal identifiseres:

Tiltak som påvirker markedet og behovet
Tiltak som gir mer effektiv utnyttelse av eksisterende bygg
Forbedringer av eksisterende bygg
Nyinvesteringer og større ombygginger

Etter en grovsiling sitter man igjen med et håndterbart antall alternativer. Basert på objektive vurderinger og forankrede kriterier kan det anbefales et konsept for videreføring. Kostnadene for valgt konsept bør ligge til grunn for prosjektets ramme i neste fase der man skal videreutvikle konseptet for å etablere et grunnlag som er tilstrekkelig for å ta en investeringsbeslutning.

For premissgivere og bestillere som igangsetter utredninger av store og fremtredende prosjekter er det svært viktig å huske at kostnaden for det arbeidet som gjøres i tidligfasen er en svært liten andel av kostnaden for det ferdige prosjektet. Verdien som kan tilføres prosjektet for hver investert krone i denne fasen er høy!

Skrevet av Magne Lilleland-Olsen

Magne jobber som Business Director med ansvar for Verdistyrt Prosjektutvikling i Metier. Han arbeider mest med prosjekter i tidligfase, blant annet med konseptvalgutredninger, kvalitetssikring og metodeutvikling. I tillegg har han lang erfaring med forbedringsprogrammer, og han holder kurs innen prosjektledelse, prosjektstyring, eierstyring og kostnadsestimering. På fritiden er Magne en aktiv mann og bruker mye tid på skigåing, løping og sykling.

Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

03-12-2025 Prosjekter som har formet Norge

Hva har formet norsk prosjektledelse de siste 25 årene, og hvilken retning tar faget nå? Det er nå 25 år siden forskningsprogrammet Prosjektstyring år 2000, ledet av Halvard S. Kilde, administrerende direktør i Metier, satte en ny standard for prosjektfaget i Norge. I den anledning har Fagprogrammet i prosjektledelse ved NTNU sett nærmere på hvordan Norge har videreført arven etter programmet. Resultatet er jubileumstidsskriftet Prosjekter som har formet Norge, med 31 kapitler som beskriver prosjektledelse som fagområde, fyrtårnprosjekter, forskningsprosjekter og hvordan prosjektfaget kan utvikle seg de neste ti årene. Du kan lese hele tidsskriftet på NTNUs sider. Metier har bidratt med disse tre artiklene: PNB - beredskapssenter levert på tid og budsjett Hvordan lykkes man med et statlig byggeprosjekt der tidsplanen er stram, kravene absolutte og kompleksiteten høy? Politiets nasjonale beredskapssenter (PNB) på Taraldrud er et eksempel på dette, og er et prosjekt som traff på tid, kost og kvalitet. Det ble også brukt som et referanseprosjekt i veilederen for Verdistyrt prosjektutvikling (VPU). Magne Lilleland-Olsen, Business Director i Metier, har ledet arbeidet med VPU og er ekspert på tidligfase. I artikkelen går han tett på de viktigste grepene som gjorde PNB til en suksess: tydelig eierstyring, en operativ design-to-cost-tilnærming, en kompakt og beslutningsdyktig organisasjon, og ikke minst tidlig entreprenørinvolvering som sikret tempo, kvalitet og forutsigbarhet. Resultatet ble et anlegg som ikke bare oppfylte alle krav, men som også demonstrerte hvordan metodikk og praksis kan gi effekter i store, offentlige prosjekter. Les hele artikkelen her Kap. 16: s. 111-114 BA2015 – et treårig FoU-program Sammen med Bjørn Andersen, professor ved NTNU, har Halvard S. Kilde skrevet om et av de største løftene i bygg-, anlegg- og eiendomsnæringen de siste tiårene. I 2012 gikk sentrale aktører fra næringsliv, akademia og offentlige byggherrer sammen for å gjøre noe med en næring preget av lav produktivitetsvekst og fragmentert praksis. På initiativ fra Metier ble dette til BA2015 – et treårig forbedringsprogram som koblet forskning og praksis. PS 2000 la fundamentet for moderne prosjektstyring og samspill, men BA2015 tok neste steg: veiledere for beste praksis, demonstrasjonsprosjekter, datadrevet benchmarking og etableringen av Byggenæringens Prosjektskole. Summen var et mer kunnskapsbasert og profesjonalisert grunnlag for hvordan vi planlegger, styrer og gjennomfører prosjekter i Norge. Les hele artikkelen her Kap. 19: s. 129-136

Vegard Sannesmoen

17-09-2025 Gjør en interessentanalyse på 60 minutter

Når prosjekter går galt og tallene blinker rødt, er det enkelt å peke på rapporter og fremdriftsplaner. Men ofte sporer prosjektet av fordi vi enten undervurderer, eller i beste fall feilvurderer, mennesker. Derfor trenger du en interessentanalyse, og vi gir deg oppskriften på en workshop du kan gjennomføre på en time. For organisasjonsteoretikere som Henry Mintzberg har påpekt at ledere bruker opp mot 80 prosent av arbeidstiden sin på kommunikasjon. Og det er jo ikke så rart, for prosjekter handler i aller høyeste grad om mennesker. En stor del av å lede prosjekter innebærer å forholde seg til et bredt spekter av personer, grupper og team som kan påvirke eller bli påvirket av det vi gjør. Disse omtaler vi som interessenter. Interessenter kan velte et prosjekt. De kan også være nøkkelspillere i å redde det. Vi går gjennom hvorfor du trenger analysen, og hvordan du kan fasilitere en workshop for å få alle til å dra i samme retning. I store og komplekse prosjekter er ikke jobben løst på en time. Men en workshop kan likevel være et første steg mot å samle prosjektgruppen rundt en felles forståelse og retning. I mer krevende prosjekter blir denne typen samlinger en inngangsport til mer omfattende prosesser med dypere analyser.

Brage Karde Valdermo

23-07-2025 Hva er forskjellen på suksessfaktorer og suksesskriterier i prosjekter?

Det er viktig å ha fokus på hva som skal til for å lykkes når du jobber med prosjektledelse. To begreper som ofte diskuteres er suksessfaktorer og suksesskriterier. Selv om disse begrepene kan virke like, representerer de to forskjellige aspekter av prosjektets suksess. I dette blogginnlegget skal vi utforske forskjellen mellom suksessfaktorer og suksesskriterier, og hvordan de begge spiller en avgjørende rolle i å sikre vellykkede prosjekter.

Kristine Lindeman