Når prosjekter går galt og tallene blinker rødt, er det enkelt å peke på rapporter og fremdriftsplaner. Men ofte sporer prosjektet av fordi vi enten undervurderer, eller i beste fall feilvurderer, mennesker. Derfor trenger du en interessentanalyse, og vi gir deg oppskriften på en workshop du kan gjennomføre på en time.
For organisasjonsteoretikere som Henry Mintzberg har påpekt at ledere bruker opp mot 80 prosent av arbeidstiden sin på kommunikasjon.
Og det er jo ikke så rart, for prosjekter handler i aller høyeste grad om mennesker. En stor del av å lede prosjekter innebærer å forholde seg til et bredt spekter av personer, grupper og team som kan påvirke eller bli påvirket av det vi gjør. Disse omtaler vi som interessenter.
Interessenter kan velte et prosjekt. De kan også være nøkkelspillere i å redde det. Vi går gjennom hvorfor du trenger analysen, og hvordan du kan fasilitere en workshop for å få alle til å dra i samme retning.
I store og komplekse prosjekter er ikke jobben løst på en time. Men en workshop kan likevel være et første steg mot å samle prosjektgruppen rundt en felles forståelse og retning. I mer krevende prosjekter blir denne typen samlinger en inngangsport til mer omfattende prosesser med dypere analyser.
Les også: Bergen inkluderingssenter – fra ambisjon til verdi
Derfor trenger du en interessentanalyse
Som prosjektleder har du flere gode grunner til å utarbeide en interessentanalyse tidlig i prosjektet. Analysen gir deg oversikt over hvem som kan støtte prosjektet, og hvem som kan utgjøre en potensiell risiko.
Samtidig hjelper den deg å tilpasse kommunikasjon og oppfølging til de ulike gruppenes behov. Dette gjør det enklere å prioritere bruken av tid og ressurser. En grundig analyse reduserer faren for konflikter og misforståelser. Den legger samtidig til rette for sterkere forankring, bedre samarbeid og veloverveide beslutninger.
Kort sagt: Du lager en interessentanalyse for å være i forkant, slik at du unngår uforutsett motstand som kan komplisere prosjektet, og samtidig se hvor du kan finne verdifull støtte.
Det er vanligvis prosjektlederens ansvar å utarbeide interessentanalysen, men det trenger ikke gjøres alene. Ved å involvere prosjektgruppen og en eventuell styringsgruppe får du flere perspektiver og en mer treffsikker analyse.
Når analysen er ferdig, bør den brukes aktivt til å håndtere negativ påvirkning og til å utnytte positiv innflytelse til prosjektets fordel.
Les også: Prosjektarbeid – en arbeidsform som skaper resultater
Workshop: Interessentanalyse på én time
0–10 min: Identifiser omfanget
Hva ønsker vi å oppnå med interessentanalysen? Start med en idédugnad i prosjektgruppen: Hvem påvirkes av prosjektet? Hvem kan påvirke det? Hvem har formell makt, og hvem har uformell innflytelse? Få alt opp på tavlen: beslutningstakere, brukere, leverandører og fagpersoner som kan påvirke eller mene noe om prosjektet.
Tips: Bruk gjerne kunstig intelligens (AI) som støtte. Verktøy som Copilot eller ChatGPT kan gi en første liste over typiske interessenter og problemstillinger i lignende prosjekter.
10–25 min: Kartlegg interessentene
Nå som listen er på plass, går dere videre til kartlegging. Her handler det om to faktorer:
-
Innflytelse: Hvor mye makt har interessenten over prosjektet?
-
Interesse: Hvor sterkt er interessenten opptatt av resultatet?
Bruk en enkel interessentmatrise. De som havner øverst til høyre (høy interesse + høy innflytelse) er nøkkelinteressentene dine – de må du bruke mest tid på.
25–40 min: Prioriter
Interessenter med lav interesse og lav innflytelse holder det å informere av og til. Sett av god tid til plenumsdiskusjon. Ofte er det uenighet om plasseringene, og det gir nyttig innsikt i hvor prosjektet står.
40–55 min: Oppfølgningsplan
Til slutt handler det om å gå fra innsikt til handling. Lag en enkel plan for hvordan de viktigste interessentene skal følges opp. En tabell er ofte nok. Planen fungerer både som huskeliste og som verktøy for å holde prosjektgruppen samlet rundt kommunikasjon og ansvar.
Tips: Unngå å overkomplisere planen. Det viktigste er at den følges, og at kommunikasjonen tilpasses mottakeren.
Fallgruver du bør unngå
-
Unngå å definere for mange nøkkelinteressenter. Prioriter smart, og hold deg til 5–8.
-
Hvis noe skal skje, må noen være ansvarlig. Hver interessent må ha en ansvarlig i prosjektteamet.
-
Følg kriteriene i kartleggingen. Unngå at teamet lar følelser eller antagelser styre prioriteringen.
-
Ikke legg analysen dypt i mappestrukturen på SharePoint og glem den der. Bruk den aktivt som et arbeidsverktøy gjennom hele prosjektet og juster underveis.
Les også: 4 AI-tips for en enklere prosjekthverdag
Ta steget videre som prosjektleder
I dagens prosjekthverdag kan man fint argumentere for at Mintzbergs påstand fortsatt står seg godt. Med økende krav til digitalisering, bærekraft og bredere forretningsforståelse blir en interessentanalyse et effektivt verktøy for deg som prosjektleder.
Interessentanalysen gir innsikt, men det er hvor trygt du står i rollen som prosjektleder som setter tempoet. Last ned oversikten over hva mer som kreves av deg som prosjektleder via lenken under 👇
