Slik får prosjekteier kontroll på usikkerheten – før det blir for dyrt

Usikkerheten er størst når vi vet minst.

Det gjelder spesielt i fysiske investeringsprosjekter, eksempelvis: oppgraderinger i fabrikk, utvikling av en eiendom, ny produksjonslinje eller nytt oppdrettsanlegg. Når prosjektet først er i full gjennomføring, er handlingsrommet ofte mindre enn vi liker å tro.

I dette innlegget deler jeg en praktisk måte å bruke prosjekteierstyring til å få kontroll på usikkerheten, som består av risikoer og muligheter – fra tidligfase til overlevering. Du får også en kort sjekkliste du kan ta i bruk i neste styringsmøte.

Dette går ofte galt

I mange prosjekter ser vi de samme utfordringene gå igjen, uavhengig av bransje. De får ofte store konsekvenser senere i prosjektet.

1. Prosjektmodell som mangler, eller ikke brukes.
   I flere virksomheter settes prosjekter i gang uten at enkle beslutningspunkter, sjekklister og krav til underlag er på plass. Bare å innføre disse forholdsvis enkle tiltakene løfter gjennomføringsevnen i prosjektet fordi ting blir gjort riktig fra start. Når da prosjektet nærmer seg neste beslutningspunkt blir det meste enklere fordi både teamet og prosjektleder vet hva som kreves og skal til. 
   
   
2. Uklare beslutninger og manglende dokumentasjon.
   Når prosjekter stopper opp eller det oppstår diskusjoner om ansvar, fremdrift eller endringer er det nesten alltid det samme som mangler: hva som egentlig ble besluttet, og på hvilket grunnlag. Uten tilstrekkelig dokumentasjon om forutsetninger og beslutninger går det galt fra start, og gjør det vanskelig å styre prosjektet godt videre.
   
   
3. Overlevering før prosjektet er ferdig.
   Ofte kan et prosjekt se ferdig ut på papir, men møter utfordringer i siste fase. Test, opplæring og overgang til drift blir ikke godt nok planlagt eller forankret. Konsekvensene kan være at gevinstene blir spist opp av alt etterarbeidet dette skaper.
   
   Alle disse erfaringene har én ting til felles: Usikkerhet håndteres for ikke i tide, og prosjekteier kommer for sent på banen.
   
   Derfor er god prosjekteierstyring helt avgjørende for å få kontroll på usikkerhet i prosjekter.

Prosjekteier og prosjekteierstyring

En prosjekteier (PE) er den som på vegne av virksomheten har det overordnede ansvaret for at et prosjekt faktisk leverer verdi — hun eller han setter mål, prioriterer investeringer, bevilger ressurser og fatter de beslutningene som binder opp mer tid og penger.

Dette er forskjellig fra prosjektlederen (PL), som har ansvar for å planlegge, gjennomføre og levere prosjektets resultater innenfor de rammer og mandat prosjekteier har gitt. Prosjekteierstyring er det rammeverket og de rutinene PE bruker for å sikre at beslutninger tas på riktig tid og med godt nok grunnlag. 

Når prosjekteierstyring blir for passiv, blir usikkerhet håndtert for sent. Når eierstyring blir for detaljorientert, kveler den prosjektlederens handlingsrom.

God eierstyring handler om å treffe midt imellom – med tydelige krav til beslutningsunderlag, eskaleringsregler og konsekvent oppfølging, for å sikre at gevinster realiseres.

Prosjektmodellen: prosjekteiers viktigste verktøy 

En prosjektmodell med beslutningsporter er mer enn en metode. Den er prosjekteiers struktur for å ta beslutninger og sikre at prosjektet har riktig modenhet før man går videre med prosjektet og dermed forplikter mer tid og penger. 

I praksis inkluderer en prosjektmodell

• faser som beskriver hva som skal utføres og må være avklart.
• beslutningsporter med sjekklister som gjør det tydelig hva prosjekteier skal vurdere.
  
  
• 

Prosjekteier har ansvar for at passering av beslutningsporter skjer på en forutsigbar måte, og at beslutningsgrunnlaget er godt nok – slik at man kan vurdere om prosjektet er modent nok til å fortsette videre til neste fase.

Men, små og mellomstore prosjekter trenger ikke mange beslutningsporter med 40 dokumenter. Men de trenger likevel et bevisst “stopp–tenk–beslutt”-regime på samme måte som de store.

Tidligfase: der risikoen oppstår – og gevinstene avgjøres

I tidlige faser er leveransene ofte på konseptnivå. Omgivelsene (interne og eksterne) endrer seg, og selve definisjonen av leveransen utvikler seg gjennom livsløpet. Det er normalt, men det betyr også høy usikkerhet.

Derfor er en av prosjekteiers viktigste oppgaver å sikre at virksomheten starter de riktige prosjektene, og å stoppe eller utsette prosjekter der sentrale spørsmål ikke kan besvares tilstrekkelig.

Et enkelt sett med tidligfase-spørsmål vi ofte bruker:

• Understøtter dette tiltaketvårstrategi og drift – eller er det “kjekt å ha”? 
• Har vi kapasitet og rett kompetanse til å gjennomføre uten å velte drift?
• Hva er de størsterisikoeneog mulighetene akkurat nå? 
• Hva er realistisk beslutningstidspunkt for å låse omfang og kost?

Hvordan eierstyring gir kontroll fra tidligfase til overlevering

Basert på erfaringene nevnt tidligere, er dette en enkel metode som fungerer godt i mange prosjekter:

1. Sett tydelige krav til beslutningsgrunnlaget ved hver port
   Prosjekteier må kvalitetssikre at underlaget ved faseoverganger er komplett, realistisk og oppdatert (tid, kost, usikkerhet, ressurser).
   
   Hvis kravene til underlaget er uklare eller for lave, risikerer du at beslutninger blir tatt med feil utgangspunkt. Da flyttes risikoen videre i prosjektet hvor konsekvensene blir større, heller enn å håndtere det ved først beslutningsport.. 
   
   
2. Gi mandat som faktisk styrer
   Prosjektleder trenger handlingsrom, men også tydelige rammer: hva kan besluttes selv av prosjektleder, hva skal eskaleres, og hva utløser ny beslutning. Dette henger tett sammen med både endringsstyring og usikkerhetsstyring.
   
   Uten et tydelig mandat kan prosjektleder bli enten for forsiktig, eller ende opp med å ta beslutninger som burde vært forankret hos prosjekteier.
   
   
3. Ha kontroll på endringsomfanget før det blir for stort
   Endringer som påvirker tid, kost, eller kvalitet utenfor mandat skal vurderes og godkjennes av prosjekteier.
   
   I mange prosjekter skjer endringer gradvis gjennom såkalt scope creep og brått er budsjettet brukt opp uten at noen tok en reell beslutning.
4. Sikre en kontrollert overlevering til drift
   Mot slutten av prosjektet må prosjekteier sikre at drift aksepterer leveransen og tar reelt ansvar videre, inkludert realisering av gevinster.

7 grep du som prosjekteier kan ta for å få kontroll på usikkerheten

1. Definér 3–5 beslutningsporter for ditt prosjekt (ikke 10 eller 12). 
2. Krev et usikkerhetsregister med tiltak og ansvarlig – og følg opp regelmessig. 
3. Skill på status og styring: status er informasjon; styring er beslutninger og prioriteringer. 
4. Tilpass styringsnivå til kompleksitet (små prosjekter = enklere regime; store = mer komplekst). 
5. Bruk styringsgruppe når du må dekke flere perspektiver. 
6. Verifisér styringsdokumentasjon (tidsplan, kostnadsestimat, omfang og usikkerhet) – ikke bare “godta den”. 
7. Gjør endringer sporbare: hva ble besluttet, hvorfor? Viktig også i tidlige faser av prosjektet.

Derfor får noen prosjekter bedre kontroll enn andre

Kort oppsummert kan vi si det med tre setninger:

1. Usikkerhet må håndteres tidlig, mens du fortsatt kan påvirke. 

2. Prosjektmodellen er prosjekteiers styringsverktøy – ikke prosjektleders dokumentpakke. 

3. Usikkerhetsregister + beslutningsporter + endringsstyring gir kontroll hele veien til overlevering.

Vil du lære mer om eierstyring? Bli med på webinaret 12. februar 2026. Der vi går gjennom: 

• Roller og ansvar til prosjekteier.
• Risiko og muligheter i prosjekteierstyring.
• Prosjektmodellens rolle.
• Prosjekter og hvordan lykkes med dem?
• Råd og tips for å utvikle dette området i virksomheten.