Uavhengig om det er ditt første eller nummer 10 i rekken; her er noen gode tips å ta med seg idet du skal avslutte prosjektet.
Prosjektet er formelt over idet prosjektstyret vedtar at det er avsluttet. Før den tid er det likevel en del arbeid som gjenstår innen du kan gi deg selv en klapp på skulderen.
For å sikre en god avslutning og overlevering av prosjektet, kan det derfor være lurt å:
1. Lage en ”punch list” over de siste gjøremålene som gjenstår. Jobb tett sammen for å få dette ferdig i tide
2. Avslutte alle prosjektrelaterte forpliktelser. Dette innebærer blant annet å avslutte alle kontrakter, arkivering av dokumenter og lukking av prosjektregnskap
3. Forberede og skriv din siste prosjektrapport
4. Informere alle involverte om at prosjektet går mot slutten
5. Sørg for å dokumentere viktige erfaringer som er nyttige for kommende prosjekter
Hva bør prosjektrapporten inneholde?
De fleste prosjekteiere vil forvente at prosjektleder leverer en rapport idet prosjektet er over. Har du nådd målene som ble satt?
I rapporten bør du legge vekt på å
- fremheve milepælene du har nådd i løpet av prosjektet
- inkludere viktige tall fra regnskapet – både gode og dårlige
- evaluere resultatmålene som ble oppnådd
- legge frem dokumentasjon på oppnådde og gjenværende gevinster
- fortelle om hvilke endringer som er gjort underveis, både de som har vært vellykket og ikke fullt så vellykkede
- være ærlig og fortelle om eventuelle problemer som har oppstått underveis
Husk å få med hele bildet av hvordan prosjektet har utartet seg fra start til slutt. Her tar du selvsagt med både oppturer og nedturer underveis. Slik kan du ta lærdom av erfaringer til neste gang.
Og så, da?
Først når prosjektrapporten er levert, alle forpliktelser knyttet til prosjektet er avsluttet og nødvendig dokumentasjon er godkjent av prosjekteier, kan du avslutte jobben med god samvittighet.
LES OGSÅ: 4 gode råd idet du overtar et prosjekt
Forhåpentligvis får du tid til en pust i bakken før neste prosjekt står for tur.
