Har du noen gang opplevd at prosjektet du er i ikke formelt avsluttes? Da kan man ha gått glipp av mye verdirealisering.
Stramme tidsfrister og høyt arbeidspress kan gjøre det fristende å utsette oppgaver som ikke føles pressende – slik som en prosjektavslutning og evaluering. Samtidig er dette kanskje ikke det mest spennende man gjør, men desto viktigere. Faren er at prosjektet «dør hen», og at man går glipp av viktige læringspunkter og gevinster for fremtidens prosjekter. Derfor er det viktig å sørge for en ordentlig overlevering og avslutning, inkludert å evaluere prosjektet slik at vi senere kan dra nytte av erfaringene.
Uavhengig om det er ditt første eller nummer 10 i rekken; her er noen gode tips å ta med seg når du skal avslutte prosjektet.
Alle prosjekter er avgrenset i tid. Prosjektet er formelt over idet prosjektstyret/ styringsgruppen vedtar at det er avsluttet. Før den tid er det likevel en del arbeid som gjenstår innen du kan gi deg selv en klapp på skulderen.
For å sikre en god avslutning og overlevering av prosjektet, kan det derfor være lurt å:
- Lage en «sjekkliste» over gjøremålene som gjenstår. Jobb tett sammen med teamet for å få dette ferdig i tide. Slik sikrer man at man ikke overser viktige ting når prosjektet er på tampen av ferdigstillelse.
- Avslutte alle prosjektrelaterte forpliktelser. Dette innebærer blant annet å avslutte alle kontrakter, arkivering av dokumenter og lukking av prosjektregnskap. Sørg for at alle prosjektmålene er oppfylt. Evaluer prosjektytelse mot «baseline» og nøkkelytelsesindikatorer.
- Forberede og skriv din siste prosjektrapport – tips til hva du bør ha med i dette finner du lengre ned i posten.
- Informere alle involverte om at prosjektet går mot slutten. Formidle prosjektresultater og prestasjoner. Del relevant dokumentasjon eller rapporter med interessenter.
- Sørg for å dokumentere viktige erfaringer som er nyttige for kommende prosjekter. Dette inkluderer f.eks. suksesser, utfordringer og forbedringsområder. Del erfaringene med organisasjonen for best mulig gjennomføring av fremtidige prosjekter.
Les også: Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning og Disse aktivitetene bør gjennomføres i avslutningen av et prosjekt
Hva bør en prosjektrapport inneholde?
De fleste prosjekteiere vil forvente at prosjektleder leverer en rapport idet prosjektet er over. En prosjektrapport ved prosjektets slutt bør gi en omfattende oversikt over prosjektets resultater og utførelse, for å kunne vurdere om du har nådd de resultat og gevinstmål som er satt.
I rapporten bør du legge vekt på å
- fremheve milepælene man har nådd i løpet av prosjektet
- inkludere viktige tall fra regnskapet – både gode og dårlige
- evaluere resultatmålene som ble oppnådd
- legge frem dokumentasjon på oppnådde og gjenværende gevinster
- dokumentere hvilke endringer som er gjort underveis, både de som har vært vellykket og ikke fullt så vellykkede
- være ærlig og dokumentere eventuelle problemer og utfordringer som har oppstått underveis
Husk å få med hele bildet av hvordan prosjektet har utviklet seg fra start til slutt. Her tar du selvsagt med både oppturer og nedturer underveis. Slik kan både du og andre ta lærdom av erfaringer til neste gang.
Les også: 9 gode spørsmål du bør stille i en prosjektevaluering
Og så, da?
Først når prosjektrapporten er levert, alle forpliktelser knyttet til prosjektet er avsluttet og nødvendig dokumentasjon er godkjent av prosjekteier, kan du avslutte jobben med god samvittighet.
Ikke glem å feire den vellykkede gjennomføringen av prosjektet med teamet, samt anerkjenne teammedlemmene for deres innsats og bidrag! Men; det betyr ikke at læringen stopper her. Det er viktig å få tatt med seg gode og dårlige erfaringer når man skal begynne på neste prosjekt. Da er arena og kultur for kunnskaps- og erfaringsutveksling viktig. Gjør også terskelen for å sparre åpent med andre lav, slik at alle i organisasjonen føler at det er trygt å spørre om råd og hjelp fra de med lengre erfaring.
Lykke til med avslutningen!
Forhåpentligvis får du tid til en pust i bakken før neste prosjekt står for tur. Til da kan du lese 4 gode råd idet du overtar et prosjekt.
