Slik avslutter du et prosjekt

Prosjektavslutning

2 min. lesning

Skrevet av
Henning Bækken 28-11-2014

Uavhengig om det er ditt første eller nummer 10 i rekken; her er noen gode tips å ta med seg idet du skal avslutte prosjektet.

Prosjektet er formelt over idet prosjektstyret vedtar at det er avsluttet. Før den tid er det likevel en del arbeid som gjenstår innen du kan gi deg selv en klapp på skulderen.

For å sikre en god avslutning og overlevering av prosjektet, kan det derfor være lurt å:

1. Lage en ”punch list” over de siste gjøremålene som gjenstår. Jobb tett sammen for å få dette ferdig i tide

2. Avslutte alle prosjektrelaterte forpliktelser. Dette innebærer blant annet å avslutte alle kontrakter, arkivering av dokumenter og lukking av prosjektregnskap

3. Forberede og skriv din siste prosjektrapport

4. Informere alle involverte om at prosjektet går mot slutten

5. Sørg for å dokumentere viktige erfaringer som er nyttige for kommende prosjekter

Hva bør prosjektrapporten inneholde?

De fleste prosjekteiere vil forvente at prosjektleder leverer en rapport idet prosjektet er over. Har du nådd målene som ble satt?

I rapporten bør du legge vekt på å

fremheve milepælene du har nådd i løpet av prosjektet
inkludere viktige tall fra regnskapet – både gode og dårlige
evaluere resultatmålene som ble oppnådd
legge frem dokumentasjon på oppnådde og gjenværende gevinster
fortelle om hvilke endringer som er gjort underveis, både de som har vært vellykket og ikke fullt så vellykkede
være ærlig og fortelle om eventuelle problemer som har oppstått underveis

Husk å få med hele bildet av hvordan prosjektet har utartet seg fra start til slutt. Her tar du selvsagt med både oppturer og nedturer underveis. Slik kan du ta lærdom av erfaringer til neste gang.

Og så, da?

Først når prosjektrapporten er levert, alle forpliktelser knyttet til prosjektet er avsluttet og nødvendig dokumentasjon er godkjent av prosjekteier, kan du avslutte jobben med god samvittighet.

LES OGSÅ: 4 gode råd idet du overtar et prosjekt

Forhåpentligvis får du tid til en pust i bakken før neste prosjekt står for tur.

Skrevet av Henning Bækken

Henning er direktør i Metier og har i mange år arbeidet med forbedring og kompetanseutvikling hos virksomheter der prosjekt er viktig, med fokus på bl.a. kompetanseutvikling som suksessfaktor. Henning er utdannet ingeniør fra Universitetet i Sør-Trøndelag, er sertifisert innen PRINCE2®, MSP®, MoP® og MoV® og brenner for prosjekt som arbeids- og organisasjonsform. Utenfor jobb kan du møte han på sykkel langs landeveien eller med hund til skogs.

Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

25-07-2022 9 gode spørsmål du bør stille i en prosjektevaluering

Å evaluere prosjektet når vi er ferdig med det, er god praksis. Hensikten er å kunne lære av erfaringene vi har har gjort oss senere - både de gode og dårlige. Å lære av erfaring er for eksempel et av de 7 prinsippene i PRINCE2. Evalueringen gir rom for ettertanke og kritiske spørsmål rundt måten vi har utført jobben på, og mye av læringen i prosjektorganisasjonen ligger i evalueringen. De fleste prosjekter har et potensiale for forbedring selv om de anses som vellykkede. Som prosjektleder har du et ansvar å ta initiativ til både evaluering og rapportering.

Jon Arve Wålberg

06-03-2022 Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning

Bygget er ferdig bygget, brukerne har flyttet inn og driften er i gang, prosjektorganisasjonen er delvis oppløst og mange er allerede engasjert i nye prosjekter. Hvordan skal man egentlig avslutte et prosjekt på riktig måte, før man som prosjektleder kan slippe taket? En fallgruve i prosjekter er at prosjektet aldri blir formelt avsluttet, men «dør» hen. Prosjektleder er i gang med nye utfordringer, og avslutningsaktivitetene ble aldri egentlig gjennomført. I slike tilfeller risikerer man å miste viktig og verdifull innsikt. Her får du et overblikk over hvordan du bør gå frem i avslutningsprosessen, samt noen tips til hvordan du gjennomfører på en måte som gir godt utbytte i form av forståelse for prosjektets resultater som kan hjelpe dere å gjøre det enda bedre i fremtiden.

Einar Aaseth

16-03-2017 Disse aktivitetene bør gjennomføres i avslutningen av et prosjekt

Alle prosjekter er per definisjon avgrenset i tid. Å avslutte et prosjekt innebærer imidlertid mer enn å bare legge ned arbeidet. Man må sørge for en ordentlig overlevering av prosjektets produkter til linjeorganisasjonen og bruker, samt å evaluere prosjektet slik at man senere kan dra nytte av erfaringene.

Jon Arve Wålberg