Hva er et vellykket prosjekt? Som prosjektledere og -eiere er det naturlig å trekke frem prosjekttrekanten for å vurdere om vi har levert på tid, innenfor kost og med den kvalitet som er beskrevet. Er svaret ja på alle disse tre, kan det være fristene til å si at prosjektet er vellykket. Men da glemmer vi noe. For kvalitet er også knyttet til de funksjonelle forutsetningene for å kunne levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg.
Et vellykket prosjekt må kort og godt resultere i et produkt – et bygg eller annet – som blir brukt, som gir en god nytteverdi for brukerne, og som ikke minst svarer ut behovet det var ment å svare ut. Et vellykket prosjekt betyr derfor også en vellykket ibruktakelse.
Et felles mål
Å bygge formålsbygg er både en givende og krevende prosess å være en del av. Det å kunne bidra til samfunnsutvikling gir motivasjon når utfordringene blir store og tiden knapp. I samfunnsperspektiv er det selvsagt viktig å forvalte investeringen på en god måte, om det er fra private aktører eller på vegne av skattebetalerne. I enkelte større prosjekter er det likevel en vanskelig overgang fra avslutning av investeringsprosjektet til oppstart av drift. Ibruktakelse av nybygg kan være en smertelig prosess om den ikke planlegges med omsorg og vidsyn.
Det hjelper så lite å klappe seg på skulderen for «godt gjennomført byggeprosjekt», når ingen tar i bruk bygget fordi det ikke stod til forventningene, eller man rett og slett ikke er klar. En vellykket ibruktakelse bør være et felles mål for både de som leverer prosjektene og de som tar imot prosjektene.
Figur 1: Eksempel på hovedprosesser som leder fram til en vellykket ibruktakelse. Alle aktører, byggeprosjektet, eier og drifter av bygget, samt virksomheten som skal bruke bygget, har viktige leveranser for å gjøre seg "klare" til å ta bygget i bruk. Nøkkelpunktsplanlegging med tydelige eierskap til leveranser gir godt utgangspunkt for oppfølging i en felles plan for vellykket ibruktakelse. Felles mål – felles plan.
Forbered organisasjonen på bygget
En organisasjon må forberedes på å ta nytt bygg i bruk. Det er for eksempel ikke alltid like avklart hvem som skal bruke hvilke deler av et nytt bygg. Om det gjelder plassering av hele avdelinger, eller den enkeltes arbeidsplass, så trenger hver enkelt person å vite hvor han eller hun skal ha sitt daglige virke.
Det er ulike grunner til beslutning om å investere i nye bygg. Virksomheter som hemmes av ineffektive planløsninger og sviktende infrastruktur har et uforløst gevinstpotensial. Utvikling av nye bygg inviterer også til en organisasjonsutvikling, med mulighet for å etablere mer hensiktsmessige arbeidsflyter og -prosesser. Realisering av disse gevinstene kan være en forutsetning for finansiering av investeringsobjektet. Sikring av gevinstrealisering blir derfor et viktig element i fokuset om en vellykket ibruktakelse.
Omorganisering og tilpasning til nye arealer er krevende endringsprosesser, som krever tid, prosesskunnskap, og endringsledelse. En nøkkelfaktor for suksess her, som i mange andre prosesser, er forutsigbarhet og åpenhet. På den måten gir dere folk tid til å forberede seg på endringer som kommer.
Vi må lære oss hvordan vi bruker bygget
For mer komplekse formålsbygg, som sykehus, universitet, laboratoriebygg og liknende, er funksjonsutstyr (brukerutstyr) en forutsetning for virke i bygget. Bygg og teknikk er til for å serve mennesker og utstyr – ikke omvendt. Utstyr må være på plass for at ibruktakelsen kan sies å være vellykket, fordi utstyr er en forutsetning for at virksomheten skal kunne utøves.
Da har vi både mennesker og utstyr. Men det hjelper ikke så mye om man ikke vet hvordan vi «opptrer» i nybygget. Opplæring er et stort begrep og omfatter mye. Det er alt fra hvordan finne fram i bygget, juster lys på egen arbeidsplass, håndtere komplekse alarmer fra trykkregulerte rom, eller sikre effektiv beredskap ved nødstilfelle. Opplæring berører alle. Ofte kan mye av opplæringen gjennomføres i god tid før byggene skal tas i bruk. For eksempel kan vi anvende videospillteknologi for å knytte virkelighet og fiksjon sammen. Scenarier som man ikke ønsker skal utspille seg i virkeligheten kan trenes på i det virtuelle. Å gjøre er ofte den beste måten for å lære.
Systemastisk ferdigstillelse
Da har vi rett person på rett plass, med riktig utstyr, og med kunnskap om hvordan virke i bygget. En forutsetning er da selvsagt at alt virker!
Systematisk ferdigstillelse er ikke bare et begrep, men en livsform for et prosjekt. Mange har erfaring med at ferdig er en relativ faktor. Enkelte prosjekt opererer med «ferdig-ferdig», og kanskje til og med «helt-forbanna-ferdig» når «ferdig» ikke helt strekker til. Godt forsøk på å være morsom om noe som egentlig er ganske trist.
Det er ingen som vinner noe på å ikke være ferdig i tide. Det koster både tid, penger og motivasjon, når vi må tilbake for å fikse noe etter at skulle vært ferdig. Hale-prosjekt, flikking, re-testing, opprydding, er ikke spesielt effektivt.
Systematisk ferdigstillelse har som hensikt at vi ved hjelp av prosesser som går gjennom hele prosjektets levetid, sikrer at sluttproduktet faktisk er det kunden har bedt om. Et bygg som oppfyller alle funksjonskrav og har tekniske systemer som fungerer slik de er beskrevet, både hver for seg og satt i system.
Ha papirarbeidet i orden
Norsk Standard gir bestemmelser om prosedyrer ved overtakelse av bygg og anlegg. Det er også tydelige bestemmelser for hva som må være formelt i orden før man kan søke om brukstillatelse for et bygg. Disse dokumentene må være på plass til riktig tid for å få lov til å etablere sin virksomhet i nye lokaler.
Investeringsprosjekter har ofte gode rutiner for håndtering av denne type dokumentasjon i forbindelse med arbeidet, som ansvarlig søker utfører på vegne av byggherren. Kompleksiteten øker når nybygget består av virksomhet som også krever sine formelle myndighetsbehandlinger. For mange formålsbygg, som sykehus, laboratoriebygg eller prosessanlegg, må virksomheten også påse at disse er håndtert i tide til bygget tas i bruk til ordinær drift. I tillegg skal en rekke arbeidsprosedyrer, retningslinjer, veiledninger etc. etableres og gjøres tilgjengelig for brukerne i bygget.
Mange prosesser for å fremskaffe nødvendig dokumentasjon flettes inn i hverandre, fra både prosjektets og brukernes side. Virksomheten har behov for resultater fra tekniske tester for å dokumentere at krav til bygg og teknikk er ivaretatt. For å sikre ivaretagelse av brannsikkerhet, må sikkerhetsrutiner i forbindelse med rømning må være på plass. Tydelige driftsrutiner basert på innsikt i byggets komplekse oppbygging må være entydig avklart for ikke å skape full forvirring i «hvem-gjør-hva» når hendelser oppstår. For hendelser vil komme, selv i vellykkede prosjekt.
Når brukerne av bygget er fornøyde, kan eieren av bygget være fornøyd. Når eieren av bygget fornøyd, først da kan prosjektet være fornøyd.
Det er aldri for tidlig å tenke på slutten
Et vellykket prosjekt er et prosjekt som også sikrer en vellykket ibruktakelse. Tidlig fokus på skjæringspunktet mellom investering og gevinst er avgjørende for å levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg. Det er derfor aldri for tidlig å planlegge slutten av investeringsprosjektet. Etablering av felles målbilde for en vellykket ibruktakelse, for alle aktører, vil være et viktig tiltak for å sikre et vellykket prosjekt.
