Tekniske anlegg utgjør en stadig større del av totalleveransen i nybygg, noe som medfører mer komplekse prosjekter med flere grensesnitt og komponenter enn tidligere. Mange byggeprosjekter preges også ofte av at tekniske systemer og prosjekterte funksjoner ikke fungerer som de skal når bygget skal tas i bruk. Oppretting av dette kan ta tid og medfører gjerne merkost for prosjekteier. Så hvordan kan man i prosjektet sikre at alt fungerer best mulig ved overtakelse?
Dette innlegget er det første i en serie om Systematisk ferdigstillelse. Her introduserer vi deg for metoden, og hvordan den kan benyttes for å unngå feil og mangler, ved å fokusere på sluttfase allerede fra tidligfase og utover.
Om metoden
Systematisk ferdigstilling er en sikkerhet for at prosjektet oppfyller alle funksjonskrav innenfor gitte tids- kostnads- og kvalitetskrav. Dette blir planlagt og verifisert gjennom en strukturert prosess som er ledelsesstyrt fra planlegging til overtakelse. Metoden tydeliggjør prosessen fra krav til gjennomføring og kontroll, med tilhørende testing og akseptkriterier. Denne tydeliggjøringen fører i sin tur til at testing og vertifisering kan gjennomføres på en forutsigbar måte, med klare forventninger til leveranser.
Ved hjelp av prosesser som går gjennom hele prosjektets levetid, sikrer man at sluttproduktet faktisk er det kunden har bedt om. Man får da et bygg som oppfyller alle funksjonskrav og har tekniske systemer som fungerer som beskrevet, både hver for seg og satt i system. Prosessen starter i oppstartsfasen av prosjektet og følger det hele veien gjennom prosjektering, bygging, overtakelse og drift.
Systematisk Ferdigstillelse bryter med den tradisjonelle tankegangen rundt prosjektering. Metodikken henter inspirasjon fra arbeidsmetoder man finner i IKT-prosjekter, og introduserer både Agil og LEAN-tankegang i prosjekterings-arbeidet.
Komplekse prosjekter krever tverrfaglig samhandling
En utfordring næringen står overfor, er stadig økende kompleksitet i prosjektene. Dagens byggeprosjekter har et teknologinivå som er milevis forbi byggeprosjekter utført for kun få tiår siden. Dette betyr at man i planleggings- og gjennomføringsfasene av prosjektene må håndtere en informasjonsmengde som er mye større enn før.
Økt kompleksitet krever større grad av tverrfaglig samhandling og forståelse blant de involverte aktørene. Det krever også at man endrer måten man arbeider på, for å sikre kontinuerlig overføring av prosjektets innhold, forståelse av hva som faktisk skal bygges og hvordan, samt hvordan systemene i bygget skal fungere når prosjektet er ferdigstilt.
Om prosjektet skal nå målene sine, må man legge til rette for at denne kunnskapen blir ivaretatt og videreført gjennom hele prosjektets levetid. Man må sørge for god informasjonsflyt, og ivareta grensesnitt mellom prosjektets ulike faser, fagene i prosjekteringen, de prosjekterende og de utførende, fagene i utførelsen, samt ledelse og utførende.
Unngå merkostnader sent i prosjektet
En unødvendig stor del av investeringer i bygg- og anleggsbransjen brukes på retting av feil i prosjektering, utførelse eller produkter. Slike feil medfører store merkostnader for kundene for produkter som ikke oppfyller alle krav som var tiltenkt. Dette er en prosess som starter ved prosjektoppstart, og som går gjennom hele prosjektets levetid. Metoden omfatter alle prosjektmodellens faser, gjennom oppgaver i de ulike fasene for ulike aktører.
Ved tidlig fokus på Systematisk ferdigstillelse og et kontinuerlig arbeid gjennom prosjektets levetid vil prosjektene kunne oppnå:
- Oppdagelse av feil (både i prosjektering og utførelse) før driftsfasen, dermed ingen dyre utbedringer / reklamasjoner
- Bedre kvalitet på bygg og installasjonene
- Riktigere driftskostnader (LCC – lifecycle cost)
- Bedre inneklima
- Bedre involvering og opplæring av driftsorganisasjonen
- God sluttdokumentasjon
- Mindre stress og konflikter i prosjektet og i bransjen
- Fornøyde brukere
Modellens oppbygging
Dersom modellen skal ha tyngde og legitimitet i prosjektet, er det viktig at metodikken beskrives i prosjektmandat og styringsdokument. Bruk av Systematisk Ferdigstillelse må etableres som et av suksesskriteriene for prosjektet. Det skal utarbeides en plan for Systematisk Ferdigstillelse, tilpasset det enkelte prosjekt. Dette dokumentet skal være en del av prosjektets grunnlagsdokumenter, og gi en spesifikk beskrivelse av prosessen med tilhørende krav til roller og leveranser. Dersom prosjektet ved oppstart utarbeider plan for Systematisk Ferdigstillelse, kan denne gjerne benyttes som en del av grunnlaget for å stille krav til både prosesser og leveranser for rådgivere og entreprenører.
Prosjektmetodikk
For å sikre at prosjektet når sine mål, bør man følge en prosjektmetodikk. Systematisk ferdigstillelse egner seg godt til bruk sammen med ulike prosjektmetodikker som har stort søkelys på produkter.
PRINCE2 er en veletablert prosjektstyringsmetodikk som sikrer en konsistent gjennomføring av prosjekter, uavhengig av bransje.
Produktfokus og rapportering på avvik
Systematisk ferdigstillelse har et tydelig produktfokus. Dette gjør det enkelt for alle involverte parter å forstå hva prosjektet skal levere, hvorfor, når, fra hvem og til hvem. Prosjektet deles opp i hensiktsmessige produktleveranser som alle er med å sikre at prosjektets hovedleveranse blir ferdig til riktig tid og med riktig kvalitet.
Noe av det viktigste som gjøres når produktleveransene beskrives, er å definere akseptansekriterier for de ulike leveransene. Dette gjelder både prosjekteringsleveranse, leveranse under byggefasen samt leveranser under testing og verifisering. I løpet av et prosjekt vil man ofte komme til et punkt hvor det må tas en beslutning om å gå videre til neste aktivitet i prosessene/prosjektet. Systematisk ferdigstillelse sier at dette kun kan gjøres dersom akseptansekriteriene for den pågående aktiviteten er tilfredsstilt.
I byggeprosjekter i dag er det ikke uvanlig at det gjennomføres tester, men det er ofte ikke stilt krav til hvordan testene skal gjennomføres, og hva som er et akseptabelt nivå på testresultatet for at man skal gå videre. Ofte er slike tester knyttet opp mot milepæler. Derfor vil uklarheter i akseptansekriteriene kunne bli ytterligere forsterket. Ved å ta i bruk Systematisk Ferdigstillelse får man definert tydeligere krav til prosjektets leveranser og resultater.
Hovedkilde for dette blogginnlegget er BA2015 sin veileder for Systematisk ferdigstillelse, skrevet av Per Roger Johansen, Atkins Norge og Tor I. Hoel, ÅF Advansia.
