Å evaluere prosjektet når vi er ferdig med det, er god praksis. Hensikten er å kunne lære av erfaringene vi har har gjort oss senere - både de gode og dårlige. Å lære av erfaring er for eksempel et av de 7 prinsippene i PRINCE2.
Evalueringen gir rom for ettertanke og kritiske spørsmål rundt måten vi har utført jobben på, og mye av læringen i prosjektorganisasjonen ligger i evalueringen.
De fleste prosjekter har et potensiale for forbedring selv om de anses som vellykkede. Som prosjektleder har du et ansvar å ta initiativ til både evaluering og rapportering.
Verdien av evaluering øker ved å inkludere flest mulig av interessentene i prosessen. Ulike personer vil ha ulike syn og oppfatninger. Alle disse synspunktene er nyttige å få avklart og dokumentert. Ved å gjennomføre en evaluering vil du kunne forberede deg enda bedre til neste prosjekt samt høste nyttig erfaring.
LES OGSÅ: Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning
Her har du en oversikt over spørsmål som kan inngå i en slik evaluering:
- Har vi oppnådd prosjektmålene?
- Hvordan har interessentene følt seg ivaretatt i løpet av prosjektet? Er de fornøyde? Har de innspill til ting som kunne ha vært gjort annerledes?
- Har vi anvendt god praksis i prosjektledelse?
- Hvilke(n) arbeidsform, metoder og teknikker er brukt? Hva er erfaringene?
- Har vi fulgt virksomhetens prosjektmodell? Hvordan har det fungert og har vi noen innspill til forbedring av prosjektmodellen?
- Har usikkerheten i prosjektet vært håndtert på en god måte? Har vi klart å utnytte muligheter og redusert risiko ved å iverksette nødvendige tiltak? Hadde vi en god nok tiltaksplan? Dukket det opp noe vi ikke klarte å forutse og hva kunne vi ha gjort for å forutse dette?
- Har det oppstått noen avvik? Har vi nå i etterkant av prosjektet noen tanker om hvordan disse kunne vært unngått?
- Har endringer blitt håndtert og kommunisert på en god måte? Fungerte rutinene for endringshåndtering på en god måte?
- Har vi gjort oss erfaringer som kan være nyttig for andre deler av virksomheten eller senere prosjekter?
Evalueringsaktiviteten er et samarbeid mellom prosjekteier/kunde og prosjektleder. Resultatene samles i en kort rapport som gjerne kalles evalueringsrapport eller sluttrapport.
LES OGSÅ: Disse aktivitetene bør gjennomføres i avslutningen av et prosjekt
