Bygget er ferdig bygget, brukerne har flyttet inn og driften er i gang, prosjektorganisasjonen er delvis oppløst og mange er allerede engasjert i nye prosjekter. Hvordan skal man egentlig avslutte et prosjekt på riktig måte, før man som prosjektleder kan slippe taket?
En fallgruve i prosjekter er at prosjektet aldri blir formelt avsluttet, men «dør» hen. Prosjektleder er i gang med nye utfordringer, og avslutningsaktivitetene ble aldri egentlig gjennomført. I slike tilfeller risikerer man å miste viktig og verdifull innsikt.
Her får du et overblikk over hvordan du bør gå frem i avslutningsprosessen, samt noen tips til hvordan du gjennomfører på en måte som gir godt utbytte i form av forståelse for prosjektets resultater som kan hjelpe dere å gjøre det enda bedre i fremtiden.
Når gjennomføres prosjektavslutning?
Prosjektavslutningen foregår enten som en siste fase av prosjektet, eller i siste del av gjennomføringsfasen. Avslutningsprosessen skal bidra til at de ansvarlige for gevinstrealisering får det beste utgangspunktet for å nå gevinstmålene, og at erfaringene gjort i prosjektet ivaretas for å styrke kommende prosjekter og dermed også resultatene her. Altså tar man med seg læringsmomenter videre som utgangspunkt for enda bedre gjennomføring og resultat i neste prosjekt.
Ikke utsett avslutning og evaluering!
Med stramme tidsfrister og høyt arbeidspress kan det være fristende å utsette oppgaver som ikke virker presserende. Prosjektavslutning er ofte en av disse. Men dette kan bli til en stor ulempe om prosjektleder er i gang med neste prosjekt før man har fått avsluttet det foregående formelt.
En gjennomføring av prosjektavslutningsprosess kan nemlig være enkel for de som har vært med hele veien, om man ikke har oversikt over historikken i prosjektet kan det imidlertid bli krevende. Har man ikke tilgjengelige ressurser blir det også vanskelig å utføre avslutningen på best mulig måte. Det å utsette arbeidet er derfor ikke å anbefale.
8 punkter som bør omfattes i avslutningsprosessen:
- Sjekk at alle leveranser er overført og godkjent av prosjekteier/bruker/kunde
- Sørg for at prosjektarkivet er komplett og at leveransene er godt dokumentert
- Oppdater gevinstplanen og overlever denne til prosjekteier/kunde
- Bistå prosjekteier/kunde med oppstart av gevinstrealisering
- Avslutt prosjektregnskapet og sørg for at alle fakturaer er mottatt og betalt
- Beskriv eventuelle aktiviteter som bruker/kunden må fullføre senere
- Tilbakefør ressurser til linjen; personell, utstyr, materiell etc.
- Lag en plan for reklamasjonsfasen og gi dedikert ansvar for å følge opp denne, både hos bruker, byggherre og entreprenør
Når alle avslutningsaktivitetene er på plass, skal prosjekteier formelt avslutte prosjektet ved beslutning i siste beslutningspunkt. Da er prosjektleder formelt løst fra prosjektet.
Gjennomfør en god prosjektevaluering
En prosjektevaluering skal gi en vurdering av hvordan prosjektet ble gjennomført, og hvilken verdioppnåelse og læring vi sitter igjen med ved prosjektets avslutning. Verdien av evalueringen øker ved at man inkluderer flest mulig av interessentene i prosessen. Aktiviteten er et samarbeid mellom prosjekteier (/kunde) og prosjektleder. Resultater samles opp i en kort rapport som gjerne benevnes i sluttrapporten.
Evalueringen bør gi vurdering av følgende forhold:
- Er interessentene fornøyde?
- Vil vi nå de planlagte gevinstene?
- Er krav til kvalitet oppnådd?
- Hva er avvikene mellom planlagt og virkelig tids- og ressursforbruk?
- Har vi anvendt god praksis i prosjektledelse?
- Har prosjektleder håndtert usikkerheten i prosjektet?
- Er endringene håndtert i henhold til gjeldende rutiner?
- Hvilke læringspunkter fra prosjektet kan vi ta med videre?
I evalueringsprosessen er det viktig å være objektiv og ærlig. Det er ikke alltid like lett å komme med kritikk til konkrete personer eller funksjoner, men om vi gjør kritikken for vag blir det vanskeligere å trekke ut nyttige erfaringer. En annen fallgruve er om prosjektkulturen ikke gir takhøyde for negative tilbakemeldinger, noe som hemmer konstruktiv erfaringsoverføring mellom prosjektmedlemmene og fra prosjekt til prosjekt.
I mange tilfeller kan det være en fordel om prosjektevalueringen ledes av en ekstern part. Slik kan man legge til rette for en mer objektiv evaluering og partene blir mer sidestilt I prosessen.
Tips til evalueringsrapporten
Alle prosjekter sitter igjen med gode og dårlige erfaringer, og det er viktig at disse blir samlet slik at de kan bidra til læring for fremtidige prosjekter. Erfaringsinnsamling kan starte allerede ved oppstart av prosjektet, og erfaringene samles til slutt i en evalueringsrapport. Evalueringsrapporten bør være kort og konsis med en liste over gode og dårlige erfaringer med tilhørende konsekvenser for prosjektet.
Noen (av de mange) momentene du bør ha med deg i rapporten omfatter erfaringer knyttet til gevinstrealisering, effektmål og resultatmål, erfaringer knyttet til ledelsesforankringen og organiseringen, prosjektleder og -eiers opplevde kompetanse, roller og ansvarsfordeling, samt samarbeid og gjennomføringsstrategi.
Skap utviklinsarenaer som en del av avslutningsprosessen
I forbindelse med prosjektavslutning er det viktig å legge til rette for å bearbeide erfaringer og læringsmomenter. Det å etablere fora og kultur for kunnskapsutveksling etter endt prosjekt, er verdifullt i denne sammenhengen. I et slikt fora bør sentrale personer og aktører i prosjektet være til stede – både prosjekteiere, prosjektlederteam, de prosjekterende og entreprenører. Slik får man et godt bilde av hva man kan lære av, og hvorfor man har fått det resultatet man sitter igjen med. På den måten etablerer man et system for systematisk læring.
Suksessfaktorer for et vellykket fora:
- For at et fora for erfaringsutveksling skal fungere, er det viktig at man har en åpenhetskultur der det er lov å gjøre og innrømme feil. Hvis ingen tør det, vil det virke hemmende på læring og utvikling. Det er vanskelig å satse og å utvikle seg om man er redd for å feile.
- Sørg for at alle som er til stede deltar aktivt ved å gå gjennom tema for tema og be de relevante partene dele sine erfaringer med resten av gruppen. Slik får ingen mulighet til å «sove i timen».
I Metier OEC har vi kultur for læring og deling. Vi har etablert «Prosjekt og Pizza», som foregår en gang i halvåret. Her velger vi ut et knippe interessante prosjekter vi har vært inne i og prosjektleder redegjør for læringspunktene fra prosjektgjennomføringen, det vil si hva som har gått bra, hva som ikke har gått bra og hvorfor. Fokus er på læringspunktene fra prosjektgjennomføringen. Dette gir verdifull innsikt for hele selskapet, og bidrar også til at vi bruker hverandre i større grad. Fokus på evaluering og deling bidrar til å styrke vår kultur som en lærende bedrift.
