Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning

Prosjektgjennomføring Prosjekteierstyring Prosjektavslutning

7 min. lesning

Bygget er ferdig bygget, brukerne har flyttet inn og driften er i gang, prosjektorganisasjonen er delvis oppløst og mange er allerede engasjert i nye prosjekter. Hvordan skal man egentlig avslutte et prosjekt på riktig måte, før man som prosjektleder kan slippe taket?

En fallgruve i prosjekter er at prosjektet aldri blir formelt avsluttet, men «dør» hen. Prosjektleder er i gang med nye utfordringer, og avslutningsaktivitetene ble aldri egentlig gjennomført. I slike tilfeller risikerer man å miste viktig og verdifull innsikt.

Her får du et overblikk over hvordan du bør gå frem i avslutningsprosessen, samt noen tips til hvordan du gjennomfører på en måte som gir godt utbytte i form av forståelse for prosjektets resultater som kan hjelpe dere å gjøre det enda bedre i fremtiden.

 

Når gjennomføres prosjektavslutning? 

Prosjektavslutningen foregår enten som en siste fase av prosjektet, eller i siste del av gjennomføringsfasen. Avslutningsprosessen skal bidra til at de ansvarlige for gevinstrealisering får det beste utgangspunktet for å nå gevinstmålene, og at erfaringene gjort i prosjektet ivaretas for å styrke kommende prosjekter og dermed også resultatene her. Altså tar man med seg læringsmomenter videre som utgangspunkt for enda bedre gjennomføring og resultat i neste prosjekt.

Ikke utsett avslutning og evaluering!

Med stramme tidsfrister og høyt arbeidspress kan det være fristende å utsette oppgaver som ikke virker presserende. Prosjektavslutning er ofte en av disse. Men dette kan bli til en stor ulempe om prosjektleder er i gang med neste prosjekt før man har fått avsluttet det foregående formelt.

En gjennomføring av prosjektavslutningsprosess kan nemlig være enkel for de som har vært med hele veien, om man ikke har oversikt over historikken i prosjektet kan det imidlertid bli krevende. Har man ikke tilgjengelige ressurser blir det også vanskelig å utføre avslutningen på best mulig måte. Det å utsette arbeidet er derfor ikke å anbefale.

8 punkter som bør omfattes i avslutningsprosessen:

  1. Sjekk at alle leveranser er overført og godkjent av prosjekteier/bruker/kunde
  2. Sørg for at prosjektarkivet er komplett og at leveransene er godt dokumentert
  3. Oppdater gevinstplanen og overlever denne til prosjekteier/kunde
  4. Bistå prosjekteier/kunde med oppstart av gevinstrealisering
  5. Avslutt prosjektregnskapet og sørg for at alle fakturaer er mottatt og betalt
  6. Beskriv eventuelle aktiviteter som bruker/kunden må fullføre senere
  7. Tilbakefør ressurser til linjen; personell, utstyr, materiell etc.
  8. Lag en plan for reklamasjonsfasen og gi dedikert ansvar for å følge opp denne, både hos bruker, byggherre og entreprenør

Når alle avslutningsaktivitetene er på plass, skal prosjekteier formelt avslutte prosjektet ved beslutning i siste beslutningspunkt. Da er prosjektleder formelt løst fra prosjektet.


Akkurat nå deler vi ut stipend for Diploma in Project Management. Søk her.


Gjennomfør en god prosjektevaluering

En prosjektevaluering skal gi en vurdering av hvordan prosjektet ble gjennomført, og hvilken verdioppnåelse og læring vi sitter igjen med ved prosjektets avslutning. Verdien av evalueringen øker ved at man inkluderer flest mulig av interessentene i prosessen. Aktiviteten er et samarbeid mellom prosjekteier (/kunde) og prosjektleder. Resultater samles opp i en kort rapport som gjerne benevnes i sluttrapporten.

Evalueringen bør gi vurdering av følgende forhold:

  • Er interessentene fornøyde?
  • Vil vi nå de planlagte gevinstene?
  • Er krav til kvalitet oppnådd?
  • Hva er avvikene mellom planlagt og virkelig tids- og ressursforbruk?
  • Har vi anvendt god praksis i prosjektledelse?
  • Har prosjektleder håndtert usikkerheten i prosjektet?
  • Er endringene håndtert i henhold til gjeldende rutiner?
  • Hvilke læringspunkter fra prosjektet kan vi ta med videre?

I evalueringsprosessen er det viktig å være objektiv og ærlig. Det er ikke alltid like lett å komme med kritikk til konkrete personer eller funksjoner, men om vi gjør kritikken for vag blir det vanskeligere å trekke ut nyttige erfaringer. En annen fallgruve er om prosjektkulturen ikke gir takhøyde for negative tilbakemeldinger, noe som hemmer konstruktiv erfaringsoverføring mellom prosjektmedlemmene og fra prosjekt til prosjekt.

I mange tilfeller kan det være en fordel om prosjektevalueringen ledes av en ekstern part. Slik kan man legge til rette for en mer objektiv evaluering og partene blir mer sidestilt I prosessen.

Tips til evalueringsrapporten

Alle prosjekter sitter igjen med gode og dårlige erfaringer, og det er viktig at disse blir samlet slik at de kan bidra til læring for fremtidige prosjekter. Erfaringsinnsamling kan starte allerede ved oppstart av prosjektet, og erfaringene samles til slutt i en evalueringsrapport. Evalueringsrapporten bør være kort og konsis med en liste over gode og dårlige erfaringer med tilhørende konsekvenser for prosjektet.

Noen (av de mange) momentene du bør ha med deg i rapporten omfatter erfaringer knyttet til gevinstrealisering, effektmål og resultatmål, erfaringer knyttet til ledelsesforankringen og organiseringen, prosjektleder og -eiers opplevde kompetanse, roller og ansvarsfordeling, samt samarbeid og gjennomføringsstrategi.

Skap utviklinsarenaer som en del av avslutningsprosessen

I forbindelse med prosjektavslutning er det viktig å legge til rette for å bearbeide erfaringer og læringsmomenter. Det å etablere fora og kultur for kunnskapsutveksling etter endt prosjekt, er verdifullt i denne sammenhengen. I et slikt fora bør sentrale personer og aktører i prosjektet være til stede – både prosjekteiere, prosjektlederteam, de prosjekterende og entreprenører. Slik får man et godt bilde av hva man kan lære av, og hvorfor man har fått det resultatet man sitter igjen med. På den måten etablerer man et system for systematisk læring.

Suksessfaktorer for et vellykket fora:

  • For at et fora for erfaringsutveksling skal fungere, er det viktig at man har en åpenhetskultur der det er lov å gjøre og innrømme feil. Hvis ingen tør det, vil det virke hemmende på læring og utvikling. Det er vanskelig å satse og å utvikle seg om man er redd for å feile.
  • Sørg for at alle som er til stede deltar aktivt ved å gå gjennom tema for tema og be de relevante partene dele sine erfaringer med resten av gruppen. Slik får ingen mulighet til å «sove i timen».

I Metier OEC har vi kultur for læring og deling. Vi har etablert «Prosjekt og Pizza», som foregår en gang i halvåret. Her velger vi ut et knippe interessante prosjekter vi har vært inne i og prosjektleder redegjør for læringspunktene fra prosjektgjennomføringen, det vil si hva som har gått bra, hva som ikke har gått bra og hvorfor. Fokus er på læringspunktene fra prosjektgjennomføringen. Dette gir verdifull innsikt for hele selskapet, og bidrar også til at vi bruker hverandre i større grad. Fokus på evaluering og deling bidrar til å styrke vår kultur som en lærende bedrift.

 

Søk stipend for Diploma in Project Management


Einar er avdelingsleder for Bygg og eiendom i Construction-divisjonen hos Metier OEC. Han er utdannet sivilingeniør innen maskin og kuldeteknikk fra NTNU. Einar har en genuin intreresse for å lede kunnskapsrike medarbeidere og setter kompetanseutvikling høyt på agendaen.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan kan vi skape forutsigbarhet i dagens marked?

Prisveksten i dagens marked har vi knapt sett maken til. Makroøkonomene kaller det en “perfekt storm” og noe vi ikke tidligere har erfaring med – i hvert fall ikke på flere tiår. Hvordan skal vi som bransje seile gjennom storm i så ukjent farvann? Den drastiske endringen av markedsforutsetninger på såpass kort tid som i dag, innebærer at vi i mindre grad kan bruke historiske data som utgangspunkt for hva som kommer til å skje de neste årene. Disse historiske dataene avviker nemlig så mye fra realiteten vi har nå, at en prognose utelukkende basert på dette vil bomme på målskiva. Dette skaper utfordringer for byggherrer som har store porteføljer med utbyggingsprosjekter i plan- og gjennomføringsfase. Det virker naturlig nok umulig å planlegge for noe så grunnleggende ukjent, med et usikkert referansepunkt. Det beste vi kan gjøre er å planlegge og prioritere riktig – og å ha best mulig oversikt over porteføljene våre. Men hva skal vi egentlig planlegge for?

Hvordan overbeviser du kunden om å prioritere bærekraft i prosjektene?

Klimamålet er vår tids største utfordring. Vi må tilpasse oss, og bygg- og anleggsbransjen er ikke noe unntak. Men for mange kan det oppleves som utfordrende å omfavne bærekraftige byggemetoder. Selv om prosjektmedarbeidere og leverandører både ønsker og kan levere bærekraftige løsninger, kan det være utfordrende å få med seg kunder og beslutningstakere. Det er naturlig og forståelig at man søker trygge og utprøvde løsninger når man skal gjøre store investeringer. I dette blogginnlegger gir vi deg tips til hvordan du kan hjelpe kundene dine å lykkes med bærekraft i prosjektene.

10 tips for å lykkes med miljø og bærekraft i prosjekter

Om vi skal minimere klimaendringene må vi være mer på ballen og iverksette initiativer som faktisk reduserer konsentrasjonen av CO2 i atmosfæren. Likevel er det mange som ikke klarer å implementere bærekraftaspektet i sine prosjekter. Ofte handler dette om at de ikke har kunnskapen om hvordan bærekraftige løsninger og fordeler kan innlemmes på en god måte. Her gir vi deg 10 tips for å lykkes med bærekraft i prosjekter.