God praksis i prosjektledelse

Prosjektgjennomføring Kompetanseutvikling

6 min. lesning

For at det skal være hensiktsmessig å bruke prosjekt som arbeidsform er det avgjørende at de som jobber i det forstår prosjektarbeidsformens virkemåter. For mange er «prosjekt» kanskje et litt vagt begrep, noe man kaller ting eller titler man får (prosjektleder), uten at man har et klart bilde av hva det innebærer.

Det å ha grunnleggende kjennskap til beste praksis i prosjektledelse vil fungere som en grunnmur å bygge på for alle aspirerende prosjektledere. Det er også en forutsetning for å lykkes med gevinstrealiseringen i prosjektet. Her tar vi deg gjennom det grunnleggende som må på plass for at et prosjekt skal kunne lykkes – i henhold til god praksis.

Hva er et prosjekt og når er det hensiktsmessig å organisere noe som et prosjekt?

Et prosjekt er en arbeidsoppgave som best utføres av en temporær, tverrfaglig organisasjon innenfor et mandat som beskriver mål, arbeidsomfang samt tids- og kostnadsrammer, med den hensikt å oppnå definerte gevinster.

Les også: Hva kjennetegner et prosjekt? og Hva er egentlig prosjektledelse?

Prosjekt som arbeidsform skiller seg fra linjearbeid som normalt er forbundet med fokus på kontinuerlig drift, rutinepregete oppgaver og arbeid som typisk kan løses av fagpersonene innenfor en avdeling. 

Hvem skal jobbe med prosjektet, og hvordan?

Som prosjektleder er det viktig å avklare hva slags kompetanse du trenger i et team for å kunne gjennomføre prosjektet. I tillegg må du velge hvilken type prosjektorganisasjon du tenker å bruke i forhold til resten av linjeorganisasjonen. Når teamet er på plass må du sørge for at alle kjenner til prosjektets mål og rammer.


Gratis mini-kurs: Introduksjon til prosjektledelse


I gjennomføringen av de fleste prosjekter brukes det en prosjektmodell som et rammeverk for organisering, planlegging og gjennomføring. I starten må det også lages en prosjektplan som skal beskrive hvilket arbeid som skal utføres.

Hva må prosjektplanen inneholde?

Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Denne planen skal inneholde prosjektomfanget (hva er det som skal leveres eller bygges), kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. Denne planen kan også beskrive hvordan endringer, usikkerheter eller f.eks. kommunikasjon med interessenter skal håndteres. 

Det å gjennomføre et prosjekt uten tilstrekkelig planlegging vil i de aller fleste tilfeller medføre et langt dyrere, dårligere og lengre prosjekt. Prosjekter som ikke er godt planlagt er som oftest fylt av konflikter og problemer. Prosjektleder skal søke å unngå problemer ved å være proaktiv. Prosjektplanlegging er en viktig del av dette..

LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan og Prosjektplanlegging steg for steg.

Gjennomføring av prosjektet

Under gjennomføring av prosjektet innebærer prosjektstyring systematisk detaljplanlegging og å følge opp aktiviteter og resultater. Fokus skal være å levere i henhold til hva som er avtalt, og for å klare dette er det avgjørende å ha oversikt over hvor effektivt man jobber, hvor langt man er kommet og hva som gjenstår. Det er prosjektleders ansvar å følge opp faktisk fremdrift, håndtere usikkerheter og endringer eller avvik som identifiseres i løpet av gjennomføringen.

Les også: Hva er forskjellen på endring og avvik i prosjekter?

Avslutning og gevinster

Alle prosjekter er per definisjon avgrenset i tid. Avslutning av et prosjekt innebærer innebærer både å sørge for en ordentlig overlevering av prosjektets produkter til linjeorganisasjonen og bruker, samt å evaluere prosjektet slik at vi senere kan dra nytte av erfaringene.

Det er viktig å ikke glemme gevinstrealiseringen som skjer etter at prosjektet er avsluttet. Prosjekter gir ikke verdi uten at gevinster blir realisert.

Les også: Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning.

Oppsummering

Følgende er grunnpilarer for å skape vellykkede prosjekter:

  1. Klart definerte gevinster – hvorfor skal prosjektet gjennomføres?
  2. Aktiv eierstyring – ledelsen må følge opp prosjektet og sikre at gevinster hentes ut
  3. Valg av riktig prosjektleder – har vedkommende kompetanse og vilje?
  4. Prosjektleders mandat – en avtale med prosjekteier om ansvar og myndighet
  5. Riktig organisering av prosjektet – kompetanse og kapasitet, klarhet i roller og ansvar
  6. God prosjektplan – hva, når og hvor mye?
  7. Styring av kundens forventninger – vil det ferdige produkt medføre at kunden blir fornøyd?
  8. Aktiv oppfølging av fremdrift og håndtering av endringer
  9. Styring av usikkerhet – reduksjon av risiko og utnyttelse av muligheter
  10. Prosjektavslutning – sikre at alle oppgaver er utført, at erfaringene er dokumentert og at prosjektet formelt avsluttes.

LES OGSÅ: 10 tips for å lykkes med prosjekter

Alle punktene over bør tas stilling til for å sikre et vellykket prosjekt. Evalueringen etter at prosjektet er avsluttet er veldig viktig ikke minst med tanke på neste prosjekt i rekken. Det er ikke alle prosjekter som når sine mål. Årsakene kan være mange, men en vanlig årsak er mangelfullt fokus på god praksis i prosjektledelse.

Få tilgang til gratis mini-kurs: Introduksjon til prosjektledelse


Kristine er Content and Educational Manager i Metier. Hun er ansvarlig for det pedagogiske fokuset i vår kursportefølje og har lang erfaring innen utvikling av nettbasert læring. Hun har tidligere jobbet som prosjektleder for Mohive og Involve Learning. Kristine er en gladjente fra sørlandet som elsker friluftsliv og trening – noe hennes hund har stor glede av.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Et vellykket prosjekt - først når det er en vellykket ibruktakelse

Hva er et vellykket prosjekt? Som prosjektledere og -eiere er det naturlig å trekke frem prosjekttrekanten for å vurdere om vi har levert på tid, innenfor kost og med den kvalitet som er beskrevet. Er svaret ja på alle disse tre, kan det være fristene til å si at prosjektet er vellykket. Men da glemmer vi noe. For kvalitet er også knyttet til de funksjonelle forutsetningene for å kunne levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg. Et vellykket prosjekt må kort og godt resultere i et produkt – et bygg eller annet – som blir brukt, som gir en god nytteverdi for brukerne, og som ikke minst svarer ut behovet det var ment å svare ut. Et vellykket prosjekt betyr derfor også en vellykket ibruktakelse.

Hvorfor bruke klarspråk i prosjekter?

Har du opplevd misforståelser i prosjekter knyttet til uklar kommunikasjon? I prosjektfaget er nettopp god kommunikasjon en viktig suksessfaktor. Det å skrive (og snakke) på en måte som alle involverte i prosjektet forstår, er viktig. Da unngår vi misforståelser, ekstra runder med oppklaring, og i verste fall feil i prosjektene. I dette innlegget viser vi deg hvordan du kan oppnå god og effektiv kommunikasjon i dine prosjekter ved hjelp av prinsipper for klarspråk.

Balansering av prosjekttrekanten i prosjektets gjennomføringsfase

Planer forandrer seg, og underveis i et prosjekt vil det oppstå avvik og endringer. En av de mest sentrale utfordringene for prosjektlederen i gjennomføringsfasen er å beholde balansepunktet mellom tid, kostnader og kvalitet. Som prosjektleder er det ditt ansvar å iverksette tiltak for å minimere negative konsekvenser av avvik, ved å foreta justeringer i prosjektet. Ved endringer i arbeidsomfang er det viktig at konsekvenser knyttet til tids- og ressursforbruk blir inkludert i reviderte tids- og kostnadsestimater. Da er prosjektet i balanse og prosjektlederen har full kontroll. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan prosjekttrekanten balanseres i gjennomføringsfasen av et prosjekt.