For at det skal være hensiktsmessig å bruke prosjekt som arbeidsform er det avgjørende at de som jobber i det forstår prosjektarbeidsformens virkemåter. For mange er «prosjekt» kanskje et litt vagt begrep, noe man kaller ting eller titler man får (prosjektleder), uten at man har et klart bilde av hva det innebærer.
Det å ha grunnleggende kjennskap til beste praksis i prosjektledelse vil fungere som en grunnmur å bygge på for alle aspirerende prosjektledere. Det er også en forutsetning for å lykkes med gevinstrealiseringen i prosjektet. Her tar vi deg gjennom det grunnleggende som må på plass for at et prosjekt skal kunne lykkes – i henhold til god praksis.
Hva er et prosjekt og når er det hensiktsmessig å organisere noe som et prosjekt?
Et prosjekt er en arbeidsoppgave som best utføres av en temporær, tverrfaglig organisasjon innenfor et mandat som beskriver mål, arbeidsomfang samt tids- og kostnadsrammer, med den hensikt å oppnå definerte gevinster.
Les også: Hva kjennetegner et prosjekt? og Hva er egentlig prosjektledelse?
Prosjekt som arbeidsform skiller seg fra linjearbeid som normalt er forbundet med fokus på kontinuerlig drift, rutinepregete oppgaver og arbeid som typisk kan løses av fagpersonene innenfor en avdeling.
Hvem skal jobbe med prosjektet, og hvordan?
Som prosjektleder er det viktig å avklare hva slags kompetanse du trenger i et team for å kunne gjennomføre prosjektet. I tillegg må du velge hvilken type prosjektorganisasjon du tenker å bruke i forhold til resten av linjeorganisasjonen. Når teamet er på plass må du sørge for at alle kjenner til prosjektets mål og rammer.
I gjennomføringen av de fleste prosjekter brukes det en prosjektmodell som et rammeverk for organisering, planlegging og gjennomføring. I starten må det også lages en prosjektplan som skal beskrive hvilket arbeid som skal utføres.
Hva må prosjektplanen inneholde?
Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Denne planen skal inneholde prosjektomfanget (hva er det som skal leveres eller bygges), kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. Denne planen kan også beskrive hvordan endringer, usikkerheter eller f.eks. kommunikasjon med interessenter skal håndteres.
Det å gjennomføre et prosjekt uten tilstrekkelig planlegging vil i de aller fleste tilfeller medføre et langt dyrere, dårligere og lengre prosjekt. Prosjekter som ikke er godt planlagt er som oftest fylt av konflikter og problemer. Prosjektleder skal søke å unngå problemer ved å være proaktiv. Prosjektplanlegging er en viktig del av dette..
LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan og Prosjektplanlegging steg for steg.
Gjennomføring av prosjektet
Under gjennomføring av prosjektet innebærer prosjektstyring systematisk detaljplanlegging og å følge opp aktiviteter og resultater. Fokus skal være å levere i henhold til hva som er avtalt, og for å klare dette er det avgjørende å ha oversikt over hvor effektivt man jobber, hvor langt man er kommet og hva som gjenstår. Det er prosjektleders ansvar å følge opp faktisk fremdrift, håndtere usikkerheter og endringer eller avvik som identifiseres i løpet av gjennomføringen.
Les også: Hva er forskjellen på endring og avvik i prosjekter?
Avslutning og gevinster
Alle prosjekter er per definisjon avgrenset i tid. Avslutning av et prosjekt innebærer innebærer både å sørge for en ordentlig overlevering av prosjektets produkter til linjeorganisasjonen og bruker, samt å evaluere prosjektet slik at vi senere kan dra nytte av erfaringene.
Det er viktig å ikke glemme gevinstrealiseringen som skjer etter at prosjektet er avsluttet. Prosjekter gir ikke verdi uten at gevinster blir realisert.
Les også: Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning.
Oppsummering
Følgende er grunnpilarer for å skape vellykkede prosjekter:
- Klart definerte gevinster – hvorfor skal prosjektet gjennomføres?
- Aktiv eierstyring – ledelsen må følge opp prosjektet og sikre at gevinster hentes ut
- Valg av riktig prosjektleder – har vedkommende kompetanse og vilje?
- Prosjektleders mandat – en avtale med prosjekteier om ansvar og myndighet
- Riktig organisering av prosjektet – kompetanse og kapasitet, klarhet i roller og ansvar
- God prosjektplan – hva, når og hvor mye?
- Styring av kundens forventninger – vil det ferdige produkt medføre at kunden blir fornøyd?
- Aktiv oppfølging av fremdrift og håndtering av endringer
- Styring av usikkerhet – reduksjon av risiko og utnyttelse av muligheter
- Prosjektavslutning – sikre at alle oppgaver er utført, at erfaringene er dokumentert og at prosjektet formelt avsluttes.
LES OGSÅ: 10 tips for å lykkes med prosjekter
Alle punktene over bør tas stilling til for å sikre et vellykket prosjekt. Evalueringen etter at prosjektet er avsluttet er veldig viktig ikke minst med tanke på neste prosjekt i rekken. Det er ikke alle prosjekter som når sine mål. Årsakene kan være mange, men en vanlig årsak er mangelfullt fokus på god praksis i prosjektledelse.
