I dag gjennomføres mange av oppgavene i en bedrift som prosjekter. Dessverre er det langt fra alle prosjektene som er suksessfulle og mange lykkes ikke med å hente ut de forventede gevinstene. Fokuset på prosjekt som arbeidsform vokser stadig. Derfor er det veldig viktig at du har et bevisst forhold til hvilken verdi hvert enkelt prosjekt skal gi. Ideelt sett skulle vi alle vært i en situasjon der vi har full oversikt over hvor mye prosjektene faktisk har kostet og hvilken verdi de har gitt virksomheten, men det skjer dessverre altfor sjeldent. I dette blogginnlegget gir vi deg noen tips om hva du bør tenke på for å lykkes med gevinstrealisering.
Hva er gevinstrealisering?
Uansett hva slags prosjekt det er snakk om, må det som leveres i prosjektet kunne brukes og ha en positiv effekt for å skape verdi. Når effekten er målbar og bidrar til bedriftens mål, kaller vi det en gevinst.
Vi investerer ressurser i prosjekter, og det forventes da også å oppnå en gevinst etter prosjektets avslutning. Ofte er denne målt i penger, men det finnes også mange prosjekter hvor gevinsten kan måles i nytte (bedre service, bedre sikkerhet og så videre) for bruker eller for samfunnet.
Gevinstrealisering innebærer å identifisere, måle, følge opp og oppnå økonomiske, operasjonelle eller strategiske fordeler som et resultat av et prosjekt eller en investering. I dette ligger det å kartlegge, gjennomføre og evaluere nødvendige aktiviteter i et prosjekt for å sikre ønsket effekt eller gevinst. Mulige gevinster du kan oppnå for bruker er for eksempel bedre brukeropplevelse, kvalitet og medarbeidertilfredshet.
Hvilke gevinster vi faktisk skal ta ut må være i fokus når det diskuteres og igangsettes nye prosjekter Dette må også bli en del av tankesettet i organisasjonen. Har du ikke noen gevinstplan bør prosjektet stanses inntil denne er på plass.
Hvordan lykkes du med gevinstrealisering?
Disse stegene er sentrale for deg som er leder eller prosjekteier for å kunne utvikle en god gevinstrealiseringskultur:
Hvor er vi i dag og hvor skal vi i framtiden?
Når vi har landet en god bedriftsstrategi og er tydelig på hvor vi skal, har vi skapt en felles forståelse for hva vi sammen mener suksess er. Planleggingen for å hente ut gevinstene blir da lettere da de er i samsvar med den overordnede strategien. Vi snakker da om strategirealisering og ikke gjennomføring av frittstående prosjekt.
Definer roller og ansvar
Gjennom å involvere medarbeiderne og tydeliggjøre hvordan du ønsker å organisere arbeidet for å realisere gevinstene får du hele linjeorganisasjonen med. Ha et overordnet fokus på å definere roller og ansvar samt hvilke forventninger som kommer med disse rollene. Om man kan tilrettelegge gevinstfokus gjennom en ansvarlig eller et team, vil dette hjelpe organisasjonen med å holde fokus på gevinst gjennom hele prosjektet.
Les også: Slik bør prosjekter organiseres
Det finnes mange verktøy og teknikker som kan tas i bruk for å øke sjansen for å lykkes for både ledere og medarbeidere. Men det er nødvendig at alle har den samme kompetansen i alle ledd.
Den menneskelige faktoren
Det meste av endringsjobben står menneskene i bedriften for. Om vi ikke ser gode resultater daler motivasjonen. Derfor er endringsledelse og gevinstrealisering noe som er viktig å se på under ett. Om vi kan øke motivasjonen hos medarbeiderne gjennom å ta i bruk verktøyene som vi har til rådighet og som bygger verdi, skaper vi resultater.
7 trinn mot gevinstrealisering, oppsummert
- Klare og realistiske mål: Det er viktig å ha klare og realistiske mål fra begynnelsen av prosjektet slik at det er tydelig hva som skal oppnås og hvordan det skal måles.
- Målbarhet: Målene som er satt må være målbare, det vil si at det må være mulig å kvantifisere dem og måle framgangen mot dem.
- God planlegging: Det er viktig å ha en grundig plan for å oppnå målene, inkludert spesifikke tiltak og tidsplaner – en gevinstrealiseringsplan.
- Nøye overvåking og oppfølging: Det er viktig å overvåke framgangen regelmessig og følge opp på tiltakene som er satt for å sikre at prosjektet går som planlagt.
- Tilpasningsevne: Det er også viktig å være fleksibel og tilpasse seg endringer som kan påvirke prosjektet, og justere målene og planene etter behov.
- Kommunikasjon: God kommunikasjon med alle interessenter er nøkkelen til å sikre at alle er på samme side når det gjelder målene og framgangen i prosjektet.
- Læring: Det å lære av suksesser og feil for å forbedre prosessen og oppnå bedre resultater i fremtiden, er veldig viktig.
