I dag gjennomføres de fleste av oppgavene i en bedrift som prosjekter. Dessverre er det langt ifra alle prosjektene som er suksessfulle og mange lykkes ikke med å hente ut de riktige gevinstene. Fokuset på prosjekt som arbeidsform vokser stadig, og det er derfor veldig viktig at du har et bevisst forhold til hvilken verdi hvert enkelt prosjekt skal gi din bedrift.
Ideelt sett skulle vi alle vært i en situasjon der vi har full oversikt over hvor mye prosjektene faktisk har kostet og hvilken verdi de har gitt virksomheten, men det skjer dessverre altfor sjeldent. I dette blogginnlegget gir vi deg noen tips om hva du bør tenke på for å lykkes med gevinstrealisering.
Men først, hva er gevinstrealisering?
Enten vi snakker om omorganisering eller en ny IT-løsning må det som leveres i prosjektet kunne brukes og ha en positiv effekt for å skape verdi. Når effekten er målbar og bidrar til bedriftens mål, kaller vi det en gevinst.
Et prosjekt er en investering hvor man bruker ressurser og hvor man forventer å oppnå en gevinst etter prosjektets avslutning. Ofte er gevinsten målt i penger, men det finnes også mange prosjekter hvor gevinsten kan måles i nytte for bruker, eller i nytte for samfunnet.
Gevinstrealisering innebærer å kartlegge, gjennomføre, måle og evaluere nødvendige aktiviteter i et prosjekt for å sikre ønsket effekt og gevinst. Mulige gevinster du kan oppnå for bruker er for eksempel brukeropplevelse, kvalitet og medarbeidertilfredshet.
Hvilke gevinster vi faktisk skal ta ut må være i fokus når det diskuteres og igangsettes nye prosjekter og dette må også bli en del av tankesettet i organisasjonen. Har du ikke noen gevinstplan bør prosjektet stanses inntil denne er på plass.
Disse stegene er sentrale for deg som er leder eller prosjekteier for å kunne utvikle en god gevinstrealiseringskultur:
Hvor er vi i dag og hvor skal vi i framtiden?
Når vi har landet en god bedriftsstrategi og er tydelig på hvor vi skal så har vi skapt en felles forståelse for hva vi sammen mener suksess er. Planleggingen for å hente ut gevinstene blir da lettere da de er i samsvar med den overordnede strategien. Vi snakker da om strategirealisering og ikke gjennomføring av frittstående prosjekt.
Kompetanse
Gjennom å involvere medarbeiderne og tydeliggjøre hvordan du ønsker å organisere arbeidet for å realisere gevinstene får du hele linjeorganisasjonen med. Du må ha et overordnet fokus på å definere roller og ansvar samt hvilke forventninger som kommer med disse rollene. Kan man tilrettelegge gevinstfokus gjennom en ansvarlig eller et team så hjelpes organisasjonen til å holde fokus på gevinst gjennom hele prosjektet.
Det finnes mange verktøy og teknikker som kan tas i bruk for å øke sjansen for å lykkes for både ledere og medarbeidere. Men det er nødvendig at alle har den samme kompetansen i alle ledd.
Vi har laget et eksempel på en gevinstrealiseringsplan som viser alle aktiviteter som er viktig å tenke på. Har du en slik plan på plass samt at du har kommunisert forventninger, roller og ansvar så har du kommet et godt stykke på vei.
Den menneskelige faktoren
Det meste av endringsjobben står menneskene i bedriften for. Ser vi ikke gode resultat så daler motivasjonen. Derfor er endringsledelse og gevinstrealisering noe som er viktig å se på under ett. Kan vi øke motivasjonen hos medarbeiderne gjennom å ta i bruk verktøyene som vi har til rådighet og som bygger verdi, skaper vi resultater.
