Mange prosjekter fokuserer mer på å oppnå en vellykket leveranse, enn på hvilken nytte leveransen skal gi for brukeren etter at prosjektet er avsluttet. Gevinststyring er prosessen med å identifisere, analysere, planlegge, realisere og dokumentere det som prosjektet faktisk skal levere etter at det er avsluttet - gevinstoppnåelse.
Fokus på gevinster fra ledelsen
Fokus på gevinster må inngå som en naturlig del av virksomhetens ledelse. Det betyr at man bør identifisere og definere gevinster på virksomhetsnivå i en tidlig fase. De identifiserte gevinstene skal innarbeides i prosjektets business case.
Når man begynner å styre prosjekter med tanke på gevinster, og ikke bare etter resultatmålene tid, kostnad og kvalitet, får virksomheten et sterkt styringsverktøy som setter verdi på det man ønsker å oppnå. Gevinststyring gir virksomheten bedre mulighet til å prioritere mellom prosjekter, og prosjektstyret i det enkelte prosjekt bedre mulighet til å prioritere mellom endringer basert på hvordan de bidrar til gevinstene.
Et vanlig problem er svak prosjektetablering. Det kan blant annet gi seg utslag i at prosjektorganisasjonen jobber med et produkt eller en tjeneste uten at linjeorganisasjonen tenker over og gir innspill til hvordan produktet eller tjenesten skal tas i bruk. Dermed får ikke linjeorganisasjonen gjort de nødvendige tilpasningene slik at produktet eller tjenesten som prosjektorganisasjonen har utviklet, kan tas i bruk som forutsatt. Som regel vil dette i neste omgang føre til at forventede gevinster ikke blir realisert.
Aktiv oppfølging og godt samspill mellom interessentene
Å ivareta gevinststyring innebærer aktiv oppfølging av mål og gevinstoppnåelse, samt endringsledelse med vekt på motivasjon, kommunikasjon og involvering av alle berørte parter.
Det er tre viktige interessenter som må være involvert for å få til vellykket gevinstrealisering. Det må være et godt samspill mellom interessentene som er; ledelsen, prosjektet og linjeorganisasjonen.
Fokus på å realisere gevinstene underveis og etter prosjektet
For å øke sannsynligheten for at gevinstene blir realisert må virksomheten ha tre fokusområder. Det er ledelsesforankring gjennom at ledelsen synlig støtter prosjektet og fokusere på de gevinstene som er forventet. Videre må det god prosjektledelse til som er basert på beste praksis for å forsikre at prosjektene leverer produkter som er riktige for brukerne, slik at forventede gevinster kan realiseres. Sist men ikke minst må det være fokus fra både prosjektet og linjeorganisasjonen på å realisere gevinstene underveis og etter prosjektet.
Manglende fokus på gevinstrealisering kan føre til:
- dårlig beslutningsunderlag og at det investeres i feil prosjekter
- feil fokus og prioriteringer underveis i prosjekter som kan lede til målforskyvning
- prosjektet leveres innenfor kost, tid og kvalitet, men gir liten nytteverdi for virksomheten
