Slik bør prosjekter organiseres

En tydelig organisering av prosjektet er avgjørende for at de involverte skal ha en god forståelse av hvilken rolle de har, hvor beslutningsmyndigheten ligger, og hvordan eventuelle utfordringer skal håndteres.

Her gir vi deg innføringen du trenger i prosjekters organisasjonsstruktur og de viktigste prosjektrollene.

Hva er formålet med strukturen?

Prosjektets organisasjonsstruktur viser hvordan ansvar og myndighet er fordelt mellom styringsgruppen, prosjektleder og øvrige roller. Den tydeliggjør hvem som tar beslutninger på vegne av ledelsen, og hvilke oppgaver som ligger til hver rolle. En god struktur med klare ansvarsforhold bidrar til effektiv og forutsigbar prosjektgjennomføring.

Figuren under viser et eksempel på en typisk organisasjonsstruktur:

Alle roller har en begrenset myndighet. Dersom rollen er i ferd med å gå utover sitt mandat, skal problemstillingen eskaleres til det nivå som er nødvendig for å finne en løsning.

La oss ta et eksempel: En delprosjektleder foreslår en endring som vil styrke prosjektet. Forslaget løftes da til prosjektleder, som, avhengig av mandat, enten kan beslutte endringen eller sende den videre. Beslutningen tas på riktig nivå og kommuniseres nedover linjen for utførelse og oppdatering av rammer.

Roller og ansvar i et prosjekt

Tabellen under viser en oversikt over typiske roller og ansvar i et prosjekt.

Hvem gjør hva i prosjektorganisasjonen?

Prosjekteier

Prosjekteier er som regel en linjeleder med ansvar for å ta i bruk og drifte prosjektets leveranser. I større prosjekter oppnevnes ofte en styringsgruppe som skal sikre at prosjektet gjennomføres i tråd med prosjekteiers behov, og at prosjektleder har nødvendig kontroll på fremdriften. Styringsgruppen består vanligvis av sentrale linjeledere, representanter for brukerne og eventuelt eksterne bidragsytere.

LES OGSÅ: Sammensetning av profesjonelle styringsgrupper

Prosjektleder

Prosjektleder rapporterer jevnlig fremdrift og status til prosjekteier, som ofte leder styringsgruppen. Innenfor sitt mandat har styringsgruppen myndighet til å beslutte endringer i prosjektets innhold, organisering og budsjett i samråd med prosjekteier.

LES OGSÅ: Forskjellen på en prosjektleder og prosjekteier

Hvordan velger man prosjektleder?

En dyktig prosjektleder er viktig for alle prosjekter. En prosjektleders rolle endres vesentlig med størrelsen på prosjektet. I mindre prosjekter må gjerne prosjektleder gjøre faglig arbeid i tillegg til prosjektlederoppgaver, mens i store prosjekt delegeres alt faglig arbeid.

Prosjektleders viktigste oppgave er da å lede teamet innenfor rammene av god praksis i prosjektledelse. Prosjektets størrelse og kompleksitet er dermed det som setter krav til prosjektleder.

Prosjektleder må besitte ulike doser av det følgende:

• Lederegenskaper
• Faglig kunnskap
• Kunnskap om prosjektledelse og erfaring fra prosjekter

Hvem velger prosjektleder?

Det er prosjekteier som velger ut prosjektleder. Det kan også hende at man av ulike årsaker skifter prosjektleder underveis i prosjektet. Noen prosjektledere er kreative i tidligfase og passer best til å finne gode konsepter, mens andre er flinke til å gjennomføre i henhold til plan. 

Referansegruppe

I faglig utfordrende prosjekter oppnevnes ofte en referansegruppe. Medlemmer her er gjerne ulike fageksperter som kan gi råd til prosjektleder og eventuelt styringsgruppen om valg av faglige løsninger. Referansegruppen har ikke besluttende myndighet.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på en styringsgruppe og en referansegruppe?

Delprosjektleder

Under prosjektleder finnes det mange ulike roller, avhengig av prosjektets størrelse. Det kan være at utøvende funksjon ligger hos prosjektmedarbeiderne, hos en leverandør eller at prosjektet har flere nivåer som gjør at delprosjektledere er nødvendige.

En delprosjektleder får da delegert ansvar og myndighet fra prosjektleder til å lede en definert del av prosjektet. I større prosjekter er det vanlig at prosjektleder har roller under seg med ansvar for å støtte (prosjektstøtte) med oppgaver som rapportering, fremdriftsoppfølging, usikkerhetsstyring, økonomi etc.

Prosjekter skal organiseres etter behov og i mindre prosjekter har man kanskje kun en prosjekteier som både ivaretar grensesnitt med ledelsen og har styringsgruppens ansvar. Det er også vanlig at prosjektleder ivaretar de fleste oppgavene innenfor prosjektstøtte.

Alle prosjekter må minimum bestå av prosjekteier, prosjektleder og prosjektmedarbeider(e).