Det er ikke alltid lett å holde oversikt over de ulike rollene i et prosjekt. Samtidig er det viktig å forstå og respektere de forskjellige mandatene og ansvarsområdene for å sikre god og effektiv prosjekteierstyring. To grupper som det er enkelt å forveksle, men som har vidt forskjellige ansvarsområder er styringsgruppe og referansegruppe. I dette innlegget går vi gjennom forskjellen på de to.
Hva er en styringsgruppe?
I større prosjekter oppnevnes ofte en styringsgruppe (også kalt prosjektstyre) som i praksis er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i tråd med prosjekteiers behov, og slik at prosjektleder har kontroll over fremdriften. Man kan se på styringsgruppen som prosjekteiers verktøy og som oftest er prosjekteier leder for styringsgruppen. En styringsgruppe skal da utøve prosjekteierskap og dermed være beslutningsorientert. Styringsgruppen vedtar et prosjektmandat som prosjekteier har fastsatt og følger opp at prosjektet styres i henhold til dette. Styringsgruppen vil også ha ansvar for å sørge for at prosjektet blir prioritert i organisasjonen, og det er viktig at medlemmene har de fullmakter som er nødvendig for å kunne gjennomføre prosjektet.
LES OGSÅ: Sammensetning av profesjonelle styringsgrupper og Styringsgruppe, bare nok et infomøte?
Kort fortalt:
- Ansvar: Styringsgruppen har ansvar for prosjektets overordnede retning og suksess. De tar viktige beslutninger om omfang, budsjett, tidsplan og ressursbruk
- Medlemmer: Ofte nøkkelpersoner i organisasjonen som kan allokere ressurser og gjøre strategiske valg
- Formål: Sikre at prosjektet møter sine forretningsmål og leverer verdi til organisasjonen.
Hva er en referansegruppe?
Referansegruppen skal rådgi og hjelpe prosjekteier å ta beslutninger. Gruppen har ikke noe ansvar for prosjektets suksess eller måloppnåelse, men gir verdifull støtte og veiledning for utførelse av prosjekteierskapet ved å bidra til å definere tilnærminger foretrukket av interessegrupper.
Les også: Slik gir referansegruppen din god verdi uten at det blir trøbbel
Medlemmene i en referansegruppe har verdifull ekspertise for prosjektet og gruppen kan ha jevnlige møter eller komme sammen ved behov. En referansegruppe er rådgivende, men har ingen direkte makt i prosjektet. Behovet for referansegruppe avhenger av størrelsen og kompleksiteten på prosjektet. Om ikke prosjektet er særlig komplekst, er det heller ikke sikkert at du trenger å opprette en referansegruppe.
Kort fortalt:
- Ansvar: Gruppen gir innsikt, feedback og ekspertise relatert til prosjektets innhold og utførelse. De er ikke ansvarlige for prosjektledelsen, men kommer med verdifull input for å sikre relevans og kvalitet.
- Medlemmer: Ofte eksperter, fremtidige brukere eller andre interessenter berørt av prosjektet
- Formål: Bidra med spesialkunnskap, brukerperspektiver og praktisk veiledning til prosjektteamet.
Figuren under viser hvor referansegruppen befinner seg i prosjektorganisasjonen. Det kan etableres referansegruppe til både prosjekteier (styringsgruppen) og prosjektleder.
Hvordan holder vi på skillet mellom gruppene?
Prosjekteier, styringsgruppe og referansegruppe har hver sin rolle og hvert sitt ansvar i et prosjekt.
I enkelte tilfeller blir skillet mellom gruppene utydelig. Et typisk tegn er at styringsgruppen blir operativt og koordinerende orientert, samtidig som at viktige beslutninger fattes utenfor styringsgruppen. I slike tilfeller kan det være fornuftig å splitte styringsgruppen i to:
- En styringsgruppe som fatter beslutninger og støtter prosjektleder
- En referansegruppe som benyttes til høringer, faglig koordinering og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag til styringsgruppen.
