Styringsgrupper er et verktøy som kan benyttes når prosjekteier har behov for støtte i prosjektoppfølgingen. Blir prosjektene tilstrekkelig komplekse, vil ofte ikke prosjekteier alene være tilstrekkelig til å følge opp prosjektene. Prosjekteier har kanskje heller ikke tilstrekkelig kompetanse for å ivareta hele bredden av ansvaret som tillegges rollen.
Trenger jeg virkelig en styringsgruppe?
En prosjekteier har det overordnede ansvaret for et prosjekt. De tre perspektivene en prosjekteier skal ivareta er forretningsperspektivet (ofte også kalt virksomhetsperspektivet), prosjektperspektivet (ofte også kalt leverandørperspektivet) og brukerperspektivet. Det kan være svært krevende for en prosjekteier alene å fylle alle disse rollene på en god måte. Det kan da være lurt å trekke med seg personer som kan fylle disse perspektivene på en god måte. Spesielt større, komplekse prosjekter har nytte av styringsgrupper, men det kan også være viktig i mindre prosjekter med lavere kompleksitet.
Forretningsperspektivet handler om at business case eller prosjektbegrunnelse oppfylles. Dette ansvaret vil prosjekteier alltid ha uavhengig av om andre personer bistår i en styringsgruppe. Ansvaret for forretningsperspektivansvaret kan altså ikke delegeres. Prosjekteier skal sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter god praksis. Gjennom forretningsperspektivet må prosjekteier også sørge for at de to andre perspektivene, leverandør og bruker, er i balanse.
Kan jeg som prosjekteier nok om prosjektgjennomføring?
Prosjektperspektivet handler som regel om det å forstå produktet og kjenne godt til hvordan prosjekter gjennomføres. Denne representanten har et spesielt ansvar for at prosjektet gjennomføres på en god måte, og har tidligere jobbet i og kjenner prosjektverdenen godt. Med denne kunnskapen om bord vil styringsgruppen stille seg i bedre stand til å oppdage muligheter og farer lenge før de oppstår, og får muligheten til å håndtere dem før de blir uhåndterlige.
Hvorfor er det ingen som vil bruke det nye ERP systemet?
Brukerperspektivet er prosjektet sett fra den som mottar det endelige produktet. Brukerperspektivet varier avhengig av hva prosjektet ditt leverer. En bruker av et IKT-system kan eksempelvis være sluttbrukeren eller de som skal drifte løsningen etterpå. I et fysisk byggeprosjekt kan det eksempelvis være kjøperen av et bygg, brukerne av det eller en driftsorganisasjon. Det varierer hvor flinke bedriftene er til å ivareta brukerperspektivet. En observasjon er at organisasjoner som er vant til fysiske/leveranseprosjekter er vesentlig svakere på dette perspektivet enn andre, og da kan de ofte streve med implementering av eksempelvis et nytt IKT system.
Styringsgruppemøtene er kjedelige, bare mange informasjonspunkter
Og så noen enkle tips til slutt:
- En styringsgruppe skal nettopp styre og treffe beslutninger. Er du med i en styringsgruppe for å bli informert, er du i feil møte.
- Når vi først er inne på at styringsgruppemøter ikke er informasjonsmøter; Du må ha lest prosjektrapporter og annen informasjon på forhånd, ikke forvent en gjennomgang. Fokuser heller på avklarende spørsmål til dokumentasjonen.
- Medlemmer av en styringsgruppe stiller ikke som enkeltindivider, men representerer viktige interesser i virksomheten
- Styringsgrupper må ikke bli for store, da mister de sin evne til å styre og beslutte og ender opp som komitéer.
- Prosjekteier er leder av styringsgruppen. Det er prosjekteier som treffer den endelige beslutningen, selv om det kanskje er et flertall som mener noe annet. Men det er som oftest lurt å sørge for at styringsgruppen finner en felles løsning.
- Vær gjerne uenige i selve styringsgruppemøtet, men når vi går ut av møtet står vi alle samlet bak beslutningen som er fattet
