Prosjekteier har ansvaret for at virksomheten får et vellykket prosjekt, og er bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen. Prosjekteiers rolle er å sikre at prosjektet gjennom hele prosjektperioden er fokusert på å nå målene og levere et resultat som vil gi de ønskede gevinstene. Prosjekteier har autoritet til å styre prosjektet innenfor mandatet som er gitt av virksomheten.
Utøvelse av prosjekteierskapet kan delegeres i organisasjonen, og prosjekteierskapet kan utøves av en person eller av en styringsgruppe sammensatt av personer med relevant kompetanse.
I prinsippet bør prosjekteier ha ansvaret for å:
- sørge for effektiv beslutningstaking
- sørge for koordinering på tvers av funksjonelle/organisatoriske områder
- godkjenne alle viktige planer og ressurser
- autorisere alle avvik fra godkjente rammer
- godkjenne fullføringen av hver prosjektfase og autorisere oppstart av neste fase
- etterse at prosjektet har god kommunikasjon med interessentene (eksternt og internt)
- skaffe og forplikte ressurser samt autorisere nødvendige midler slik at prosjektet kan fullføres på en vellykket måte. Bruke innflytelse for å sikre at de ressursene som forpliktes i planene faktisk leveres
Perspektiver og kompetansebehov
Prosjekteierskapet skal ivareta tre ulike perspektiv:
- Forretning (ledelsens og eiernes perspektiv): Sikre at prosjektet er strategisk riktig og lønnsomt. Videre sikre at prosjektet holder forretningsfokus, at det er tydelige autoritetslinjer, og at arbeidet, herunder risiko, forvaltes aktivt.
- Bruker (mottakers, drifts, kundens perspektiv): Sikre at behovet til brukerne ivaretas.
- Leverandør (gjennomføringsperspektivet): Sikre at prosjektet gjennomføres på en optimalisert måte og at prosjektet har nok ressurser til gjennomføring.
Kompetansen og bevisstheten til utøvende prosjekteier må gjenspeile dette. I tilfellet man benytter en styringsgruppe bør den som representerer forretningsperspektivet være leder for styringsgruppen.
Brukerperspektivet i et leverandørprosjekt
I et typisk leverandørprosjekt vil det som oftest være kunden som sitter med det formelle ansvaret overfor brukerne. I mange tilfeller vil det av kommersielle hensyn ikke være aktuelt å ha med verken kunden eller brukerne i leverandørens styringsgruppe. Brukerperspektivet vil i slike prosjekter ofte kunne ivaretas av leverandørens kundeansvarlige eller salgsansvarlige. Denne typen posisjoner vil ha fokus på kundens, og dermed også brukernes behov.
Leverandørperspektivet i et leverandørprosjekt
Prosjektgjennomføring og tekniske forhold er kjernekunnskapen til en leverandør og det er dermed rekke personer i virksomheten som innehar denne kompetansen. Det er allikevel ofte noen spesielle forhold ved et prosjekt som virksomheten har mindre erfaring med, og det må dermed alltid vurderes om det er behov for spesialkompetanse når styringsgruppen settes sammen.
Øvrige sentrale roller i prosjektet relatert til prosjekteierskapet
Figuren under er ikke et organisasjonskart, men illustrerer hvilke roller som finnes i en typisk prosjektledelsesstruktur.
Prosjektsikringsansvaret
Prosjekteier er ansvarlig for at virksomhetens prosjektsikringstiltak gjennomføres, og eventuelt iverksette andre prosjektsikringstiltak ved behov. Utførelsen kan imidlertid delegeres til enkeltpersoner, som ivaretar kravene til uavhengighet.
Endringsansvaret
Det vil alltid komme endringer i et prosjekt. Prosjekteier bør formelt være ansvarlig for endringshåndteringen i prosjektet. Det er likevel normalt og anbefalt, at endringshåndteringen delegeres til prosjektleder med bruk av fullmakter og toleransegrenser. Det vil si at prosjektleder har fullmakt til å godkjenne mindre endringer innenfor gitte rammer, mens større endringer godkjennes av prosjekteier.
Prosjektleder
Prosjektleder er den som er gitt myndighet og ansvar til å lede prosjektet på en dag-til-dag basis. Prosjektlederens hovedansvar er å sikre at prosjektets resultatmål nås. Prosjekteier bør lede prosjektleder i henhold til prinsippet om avviksledelse. Dette innebærer å la prosjektleder selv styre innenfor definerte toleransegrenser, fullmakter og planer.
Prosjektstøtte
Prosjektstøtte er en administrativ rolle i prosjektet underlagt prosjektleder. Prosjektstøtte kan omfatte fremdriftsstyring, kostnadsstyring, usikkerhetsstyring, dokumentkontroll og lignende. Prosjektstøtte er ofte den som utarbeider rapporteringsunderlaget fra prosjektet, men det er prosjektleder som formelt rapporterer til prosjekteier. Prosjektstøtterollen kan ivaretas av flere personer.
Teamledere
Begrepet for teamleder varier stort fra bransje til bransje. I bygg og anleggsprosjekter er prosjekteringsledere og anleggsledere/produksjonsledere, teamledere med ansvar for delleveranser med tilhørende organisering. I IT-prosjekter vil dette kunne være delprosjektledere, tekniske prosjektledere eller - i smidige prosjekter – scrum-master.
