Hva er prosjekteiers ansvar i prosjekter?

Organisering og roller Prosjekteierstyring Virksomhetsstyring

3 min. lesning

Prosjekteier har ansvaret for at virksomheten får et vellykket prosjekt, og er bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen. Prosjekteiers rolle er å sikre at prosjektet gjennom hele prosjektperioden er fokusert på å nå målene og levere et resultat som vil gi de ønskede gevinstene. Prosjekteier har autoritet til å styre prosjektet innenfor mandatet som er gitt av virksomheten.

Utøvelse av prosjekteierskapet kan delegeres i organisasjonen, og prosjekteierskapet kan utøves av en person eller av en styringsgruppe sammensatt av personer med relevant kompetanse.

I prinsippet bør prosjekteier ha ansvaret for å:

  • sørge for effektiv beslutningstaking
  • sørge for koordinering på tvers av funksjonelle/organisatoriske områder
  • godkjenne alle viktige planer og ressurser
  • autorisere alle avvik fra godkjente rammer
  • godkjenne fullføringen av hver prosjektfase og autorisere oppstart av neste fase
  • etterse at prosjektet har god kommunikasjon med interessentene (eksternt og internt)
  • skaffe og forplikte ressurser samt autorisere nødvendige midler slik at prosjektet kan fullføres på en vellykket måte. Bruke innflytelse for å sikre at de ressursene som forpliktes i planene faktisk leveres

Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


Perspektiver og kompetansebehov

Prosjekteierskapet skal ivareta tre ulike perspektiv:

  • Forretning (ledelsens og eiernes perspektiv): Sikre at prosjektet er strategisk riktig og lønnsomt. Videre sikre at prosjektet holder forretningsfokus, at det er tydelige autoritetslinjer, og at arbeidet, herunder risiko, forvaltes aktivt.
  • Bruker (mottakers, drifts, kundens perspektiv): Sikre at behovet til brukerne ivaretas.
  • Leverandør (gjennomføringsperspektivet): Sikre at prosjektet gjennomføres på en optimalisert måte og at prosjektet har nok ressurser til gjennomføring.

Kompetansen og bevisstheten til utøvende prosjekteier må gjenspeile dette. I tilfellet man benytter en styringsgruppe bør den som representerer forretningsperspektivet være leder for styringsgruppen.

null

Brukerperspektivet i et leverandørprosjekt

I et typisk leverandørprosjekt vil det som oftest være kunden som sitter med det formelle ansvaret overfor brukerne. I mange tilfeller vil det av kommersielle hensyn ikke være aktuelt å ha med verken kunden eller brukerne i leverandørens styringsgruppe. Brukerperspektivet vil i slike prosjekter ofte kunne ivaretas av leverandørens kundeansvarlige eller salgsansvarlige. Denne typen posisjoner vil ha fokus på kundens, og dermed også brukernes behov.

Leverandørperspektivet i et leverandørprosjekt

Prosjektgjennomføring og tekniske forhold er kjernekunnskapen til en leverandør og det er dermed rekke personer i virksomheten som innehar denne kompetansen. Det er allikevel ofte noen spesielle forhold ved et prosjekt som virksomheten har mindre erfaring med, og det må dermed alltid vurderes om det er behov for spesialkompetanse når styringsgruppen settes sammen.

Øvrige sentrale roller i prosjektet relatert til prosjekteierskapet

Figuren under er ikke et organisasjonskart, men illustrerer hvilke roller som finnes i en typisk prosjektledelsesstruktur.

null

Prosjektsikringsansvaret

Prosjekteier er ansvarlig for at virksomhetens prosjektsikringstiltak gjennomføres, og eventuelt iverksette andre prosjektsikringstiltak ved behov. Utførelsen kan imidlertid delegeres til enkeltpersoner, som ivaretar kravene til uavhengighet.

Endringsansvaret

Det vil alltid komme endringer i et prosjekt. Prosjekteier bør formelt være ansvarlig for endringshåndteringen i prosjektet. Det er likevel normalt og anbefalt, at endringshåndteringen delegeres til prosjektleder med bruk av fullmakter og toleransegrenser. Det vil si at prosjektleder har fullmakt til å godkjenne mindre endringer innenfor gitte rammer, mens større endringer godkjennes av prosjekteier.

Prosjektleder

Prosjektleder er den som er gitt myndighet og ansvar til å lede prosjektet på en dag-til-dag basis. Prosjektlederens hovedansvar er å sikre at prosjektets resultatmål nås. Prosjekteier bør lede prosjektleder i henhold til prinsippet om avviksledelse. Dette innebærer å la prosjektleder selv styre innenfor definerte toleransegrenser, fullmakter og planer.

Prosjektstøtte

Prosjektstøtte er en administrativ rolle i prosjektet underlagt prosjektleder. Prosjektstøtte kan omfatte fremdriftsstyring, kostnadsstyring, usikkerhetsstyring, dokumentkontroll og lignende. Prosjektstøtte er ofte den som utarbeider rapporteringsunderlaget fra prosjektet, men det er prosjektleder som formelt rapporterer til prosjekteier. Prosjektstøtterollen kan ivaretas av flere personer.

Teamledere

Begrepet for teamleder varier stort fra bransje til bransje. I bygg og anleggsprosjekter er prosjekteringsledere og anleggsledere/produksjonsledere, teamledere med ansvar for delleveranser med tilhørende organisering. I IT-prosjekter vil dette kunne være delprosjektledere, tekniske prosjektledere eller - i smidige prosjekter – scrum-master.

Sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


Henning er direktør i Metier OEC og har i mange år arbeidet med forbedring og kompetanseutvikling hos virksomheter der prosjekt er viktig, med fokus på bl.a. kompetanseutvikling som suksessfaktor. Henning er utdannet ingeniør fra Universitetet i Sør-Trøndelag, er sertifisert innen PRINCE2®, MSP®, MoP® og MoV® og brenner for prosjekt som arbeids- og organisasjonsform. Utenfor jobb kan du møte han på sykkel langs landeveien eller med hund til skogs.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan organiserer du egentlig prosjektene i virksomheten?

I tidligere blogginnlegg har vi beskrevet noen prinsipielle forskjeller mellom funksjonell, selvstendig og matriseorganisering av en virksomhet.

5 ting du kan gjøre i sommer, som sikrer at høstens prosjekter går på skinner

Sommer er for de fleste av oss synonymt med avslapping og late dager. Om du klarer å kombinere dette med litt planlegging, kan du allerede nå sikre at høstens prosjekter får et så godt utgangspunkt som mulig.

9 LinkedIn-grupper enhver prosjektleder bør være medlem av

Man blir aldri helt utlært i prosjektledelse, men en måte å holde seg oppdatert på er å være aktiv på LinkedIn. Ettersom mange i dag jobber i prosjekter på et eller annet nivå, har det dukket opp mangfoldige grupper på LinkedIn som du kan delta i – enten bare for å observere og bli inspirert av det andre legger ut av artikler og innlegg, eller for å debattere selv, dele ditt innhold og hjelpe andre.