Mange av oss får tittelen "prosjektleder" i en eller annen sammenheng gjennom arbeidslivet. Ofte er det uten at vi har noen form for formell utdannelse i faget, og det finnes nok tusenvis av "ufaglærte" prosjektledere i Norge som har ansvar for å nå krevende mål til estimert tid og kostnad. Er du prosjektleder har du et stort ansvar, og du må hele tiden ta viktige beslutninger. Her gir vi deg 6 tips som kan være nyttige å huske på for at prosjektet skal bli så vellykket som mulig.
Hva er en dyktig prosjekleder?
Prosjektlederen er den personen i prosjektet som i kraft av sin personlighet, kompetanse og erfaring har størst innvirkning på prosjektmålene. En dyktig prosjektleder er en pådriver som motiverer prosjektteamet til å yte den innsats som er nødvendig samt prioriterer dette prosjektet foran andre prosjekter og linjeoppgaver.
Det er viktig å oppnå tillit og respekt hos teamet ved å gå foran som et godt eksempel og drive prosjektet fremover gjennom positive holdninger og hardt arbeid. Dersom du som prosjektleder i tillegg også følger god praksis i prosjektledelse er sannsynligheten meget høy for å lykkes!
Les også: Dette kjennetegner en god prosjektleder.
1. Lag en god plan og definer tydelige målsetninger
Etabler en plan som har med alle viktige detaljer, planlegg fremdrift med delmål underveis og sørg for at målene er tydelige for alle i teamet. Om du ikke har så mye erfaring med å planlegge prosjekter, er det ikke alltid enkelt å vite hva som skal til for at planen blir god og gjennomførbar. Vi har skrevet blogginnlegg om hvordan du kan lage en enkel og god prosjektplan. Det finner du her.
2. Sørg for å ha rett kompetanse i teamet og deleger deretter
Det gjelder å ha de riktige menneskene i temaet og gi dem roller som passer dem og prosjektet. Sørg for å bli godt kjent med hele teamet, få en oversikt over kompetansen de besitter og hva som motiverer dem. Å starte med en kartlegging av teamets arbeidspreferanser kan være en god plass å starte - både for å bli bedre kjent med egne preferanser og for å få en idé om hva den enkelte trenger for å jobbe godt og effektivt.
Les også: 8 tips for effektive prosjektteam
3. Ha et godt system på plass og en god struktur
I prosjekter er det ofte mange baller i luften og det kan være en utfordring å ha kontroll på alt. Det er derfor viktig å arbeide strukturert og sikre god kommunikasjon i teamet til enhver tid.
Les også: Prosjektplanlegging steg for steg og Fem grunner til at Excel ikke er tilstrekkelig når du skal ha oversikt over prosjektporteføljen.
4. Ha kontroll og en plan for risikohåndtering
En god prosjektleder har full kontroll på risiko og muligheter. Du må være forberedt på å håndtere uforutsette hendelser, være klar over hvilke som sannynligvis kommer til å inntreffe og ha en plan for hvordan de skal håndteres. Du kan lese mer om risiko og usikkerheter her:
- Derfor bør du utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen
- Usikkerhetsstyring - muligheter og trusler
- Kunsten å ta beslutninger i en VUCA-verden
5. Pass på budsjettet og tidsbruk
En prosjektleders utfordring er å finne balansen mellom kvalitet (arbeidsomfang), kostnad og tid. Det er altså ditt ansvar å passe på at prosjektet overholder budsjett og tidsbruk. Sørg for å ha kontroll på kostnadene og ha definert klare rammer for tidsbruk.
Les også: Hva er prosjekttrekanten?
6. Evaluer prosjektet i etterkant
Alle prosjekter har et forbedringspotensiale selv om de har vært vellykkede. Som prosjektleder må du ta initiativ til evaluering og rapportering. Ved å utføre en evaluering vil du kunne forberede deg bedre til ditt neste prosjekt. Ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning hvor prosjektorganisasjonen tar for seg hva som har gått bra eller mindre bra i prosjektet. Det er alltid forbedringspotensiale.
Les også: 9 gode spørsmål du bør stille i en prosjektevaluering
Lykke til som prosjektleder!
