Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Planen bør inneholde hva det er som skal leveres, kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. I dette blogginnlegget gir vi deg en steg-for-steg guide til hvordan du kan etablere en prosjektplan og hva som er viktig å tenke på.
Når vi skal planlegge prosjektet tar vi utgangspunktet i prosjektmålene. Deretter begynner vi med å identifisere hva som skal leveres og hvordan vi skal levere. Vi må i tillegg vite når og hvem som kan bidra i leveransen, og hvor mye det vil koste. Det er viktig å ta hensyn til at man planlegger for noe fremover i tid. fremtiden er som vi vet usikker. Vi må derfor også ta med i planleggingen hvilke usikkerheter (muligheter og risiko) som kan påvirke prosjektet vårt.
Altså skal vi finne svar på spørsmålene hva, hvordan, når, hvem og hvor mye, i tillegg til å kartlegge og planlegge for usikkerheter i prosjektet.
LES OGSÅ: Kunsten å ta beslutninger i en VUCA-verden
Hva: Mål og krav
Hva er prosessen med å definere hva prosjektet skal levere. Vi tar utgangspunkt i prosjektets effektmål og resultatmål som detaljeres ned i delmål og leveransekrav. Prosjekteier og sentrale interessenter er med i denne prosessen slik at alle er enige om hva som skal leveres før man begynner med arbeidet.
Hvordan: Prosjektnedbrytningsstruktur
Hvordan innebærer å lage en oversikt og rekkefølge som viser hvordan vi skal jobbe for å nå prosjektets resultatmål og levere i henhold til krav. En slik oversikt kalles en prosjektnedbrytningsstruktur (kjent på engelsk som Work Breakdown Structure (WBS)). Disse er leveranseorientert nedbrytning av prosjektet med fokus på hva og hvordan prosjektteamet skal levere. Den er grunnlaget for all videre planlegging i prosjektet, og det er derfor viktig å sette av tid i planleggingen til dette.
LES OGSÅ: En enkel oppskrift på en arbeidsnedbrytningsstruktur
I figuren under ser du en skisse for hvordan en prosjektnedbrytingsstruktur kan se ut. I øverste boks står navnet på prosjektet og under fyller du ut hovedleveranser, delleveranser og nederst arbeidspakkene prosjektet består av.
Hvem: Allokere ressurser
Hvem innebærer å allokere ressurser til prosjektet og må sees på i sammenheng med tidsplanleggingen. Dette er viktig fordi ressurstilgang er avgjørende for fremdriften i prosjektet. Det er viktig å sikre riktige ressurser til det arbeide som skal utføres. Det vil si at de har den kompetanse, tilgjengelighet og motivasjon som trengs for å løse de oppgavene de er allokert til.
Når: Tidsestimat og tidsplan
Når innebærer å estimere hvor lang tid arbeidet vil ta, og utarbeidelse av en god og oversiktlig tidsplan. Planen skal vise hvem som skal utføre aktivitetene og når de skal utføres. Det er normalt at man må gå flere runder under tidsplanleggingen og det er viktig å forholde seg til den gjennom hele prosjektet, ikke bare under planleggingen. Tidsplanen vil bli oppdatert og detaljert underveis i gjennomføring.
Under ser du hvordan de forskjellige oppgavene i prosjektstrukturen knyttes sammen med tidsplanene enten det er på et overordnet (grå) eller på et mer detaljert nivå (grønn).
- Planleggingen tar utgangspunkt i prosjektnedbrytningsstrukturen
- I tidsplanen vår skal vi legge prosjektarbeidet i en logisk rekkefølge
- Vi planlegger først på overordnet nivå (f.eks hovedleveransenivå). Detaljene for en enkelt del planlegges nærmere det tidspunktet hvor arbeidspakken skal realiseres.
- Varigheten på hvert element i prosjektnedbrytningsstrukuren beregnes ut fra den ressursinnsatsen som kreves for å gjennomføre arbeidet i aktivitetene, og mengde/type ressurser vi forventer skal utføre arbeidet
- Tidsplanen knyttes opp mot en kalender. Start med å definere startdato for det første som skal gjøres. Sluttdato finner vi ved å se på varighet og sammenheng mellom de underliggende leveransene.
- Varigheter og logiske forbindelser i tidsplanen må baseres på kunnskap og erfaring fra liknende prosjekter, slik at de er realistiske. Det vil være usikkerhet knyttet til gjennomføringen. Tidsplanen bør derfor inneholde en buffer, eller slakk, slik at du har rom for å håndtere forsinkelser, uten at det påvirker prosjektets ferdigstillelsesdato
Hvor mye: Kostnadsestimat og budsjett
Hvor mye innebærer å estimere prosjektets kostnader. Kostnadsestimatet skal representere prosjektets sannsynlige kostnad og bør baseres på erfaringsinformasjon og hvordan vi planlegger å gjennomføre prosjektet. Estimatet tar utgangspunktet i prosjektstrukturen og tidsplanen som man har laget. I tillegg til å estimere må prosjektets kostnader budsjetteres. Dette innebærer å periodisere (fordele) kostnadene ut i tid i henhold til tidsplan. I tabellen under ser du hvordan man på en enkel måte kan få opp et godt budsjett ved å estimere de forskjellige arbeidspakken som skal gjennomføres i et prosjekt. Her estimeres antall enheter og pris per enhet. I tillegg kan man også fordelen kostandene utover tidsperioder slik at det er lettere å se kostnadspådraget i prosjektet.
Usikkerhetsvurdering og tiltak
I planleggingen må vi ta hensyn til at vi ikke med sikkerhet kan vite hva fremtiden bringer. Det vi kan gjøre er å vurdere hva som er usikkert og ta hensyn til dette i beslutninger og styre usikkerhetene aktivt ved hjelp av tiltak som planlegges og gjennomføres.
En usikkerhetsanalyse kan gjøres både kvantitativ og kvalitativ. Den kvantitative analysen gjennomføres ved å se på de estimatene som er blitt lagt til grunn for budsjettet. Har man vurdert riktig mengde (timer, meter, kg, kubikk, etc) og er det satt riktig pris på dette? Ettersom det er umulig å treffe 100 % på estimatet, er det alltid lurt å ha en «reserve» i budsjettet som man styrer etter.
Den kvalitative delen av en usikkerhetsanalyse ser på de hendelsene som kan inntreffe som kan være med på å øke/minske kostnadene til prosjektet. Dette kan være sykdom i prosjektorganisasjonen, dårlig vær, utfordringer med leverandører, usikkerhet hos kunder, etc. For å sikre at man redusere sjansen for at disse usikkerhetene inntreffer eller konsekvensen hvis de inntreffer, er det viktig å jobbe aktivt med usikkerhetsbilde både i planleggingsfasen og under gjennomføringsfasen.
LES OGSÅ: Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig?
Husk at før man skal gjøre noe som helst, så lønner det seg alltid å planlegge. Enten det tar 1 dag eller som i noen prosjekter - flere år! Det er mye billigere å gjøre feilen på planleggingsstadiet enn når man har begynt å gjennomføre prosjektet.
