Prosjektplanlegging steg for steg

Prosjektoppstart og planlegging

5 min. lesning

Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Planen bør inneholde hva det er som skal leveres, kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. I dette blogginnlegget gir vi deg en steg for steg guide til hvordan du kan etablere en prosjektplan og hva som er viktig å tenke på.

Når vi skal planlegge prosjektet tar vi utgangspunktet i prosjektmålene, deretter begynner vi med å identifisere hva som skal leveres og hvordan vi skal levere. Vi må i tillegg vite når og hvem som kan bidra i leveransen, og hvor mye det vil koste. Det er viktig å ta hensyn til at man planlegger for noe fremover i tid og fremtiden er som vi vet usikker. Vi må derfor også ta med i planleggingen hvilke usikkerheter (muligheter og risiko) som kan påvirke prosjektet vårt.

PM0103N0-0501_1

 

Hva

”Hva” er prosessen med å definere hva prosjektet skal levere. Vi tar utgangspunkt i prosjektets effektmål og resultatmål som detaljeres ned i delmål og leveransekrav. Prosjekteier og sentrale interessenter er med i denne prosessen slik at alle er enige om hva som skal leveres før man begynner med arbeidet.


Last ned gratis planleggingskit for prosjektplan


Hvordan

”Hvordan” innebærer å lage en oversikt og rekkefølge som viser hvordan vi skal jobbe for å nå prosjektets resultatmål og levere i henhold til krav. En slik oversikt kalles en prosjektstruktur (kjent på engelsk som Work Breakdown Structure (WBS)). Prosjektstrukturene er leveranseorientert nedbrytning av prosjektet med fokus på hva og hvordan prosjektteamet skal levere. Prosjektstrukturen er grunnlaget for all videre planlegging i prosjektet og det er derfor viktig å sette av tid i planleggingen til dette. I figuren under ser du en skisse for hvordan en prosjektstruktur kan se ut. I øverste boks står navnet på prosjektet og under fyller du ut hovedleveranser, delleveranser og nederst arbeidspakkene prosjektet består av.

5-2_4_0

Hvem

”Hvem” innebærer å allokere ressurser til prosjektet og må sees på i sammenheng med tidsplanleggingen. Dette er viktig fordi ressurstilgang er avgjørende for fremdriften i prosjektet. Det er viktig å sikre riktige ressurser til det arbeide som skal utføres. Det vil si at de har den kompetanse, tilgjengelighet og motivasjon som trengs for å løse de oppgavene de er allokert til.

Når

”Når” innebærer å estimere hvor lang tid arbeidet vil ta og utarbeidelse av en god og oversiktlig tidsplan. Planen skal vise hvem som skal utføre aktivitetene og når de skal utføres. Det er normalt at man må gå flere runder under tidsplanleggingen og det er viktig å forholde seg til den gjennom hele prosjektet, ikke bare under planleggingen. Tidsplanen vil bli oppdatert og detaljert underveis i gjennomføring. Under ser du hvordan de forskjellige oppgavene i prosjektstrukturen knyttes sammen med tidsplanene enten det er på et overordnet (grå) eller på et mer detaljert nivå (grønn).

5-3_2_0

Hvor mye

”Hvor mye” innebærer å estimere prosjektets kostnader. Kostnadsestimatet skal representere prosjektets sannsynlige kostnad og bør baseres på erfaringsinformasjon og hvordan vi planlegger å gjennomføre prosjektet. Estimatet tar utgangspunktet i prosjektstrukturen og tidsplanen som man har laget. I tillegg til å estimere må prosjektets kostnader budsjetteres. Dette innebærer å periodisere (fordele) kostnadene ut i tid i henhold til tidsplan. I tabellen under ser du hvordan man på en enkel måte kan få opp et godt budsjett ved å estimere de forskjellige arbeidspakken som skal gjennomføres i et prosjekt. Her estimeres antall enheter og pris per enhet. I tillegg kan man også fordelen kostandene utover tidsperioder slik at det er lettere å se kostnadspådraget i prosjektet.

PM0103N0-0503_0


Usikkerhet

I planleggingen må vi ta hensyn til at vi ikke med sikkerhet kan vite hva fremtiden bringer. Det vi kan gjøre er å vurdere hva som er usikkert og ta hensyn til dette i beslutninger og styre usikkerhetene aktivt ved hjelp av tiltak som planlegges og gjennomføres.

En usikkerhetsanalyse kan gjøres både kvantitativ og kvalitativ. Den kvantitative analyse gjennomføres ved å se på de estimatene som er blitt lagt til grunn for budsjettet til prosjektet. Har man vurdert riktig mengde (timer, meter, kg, kubikk, etc) og har man satt riktig pris på dette? Ettersom det er umulig å treffe 100 % på estimatet, er det alltid lurt å ha en «reserve» i budsjettet som man styrer etter.

Den kvalitative delen av en usikkerhetsanalyse ser på de hendelsene som kan inntreffe som kan være med på å øke/minske kostnadene til prosjektet. Dette kan være sykdom i prosjektorganisasjonen, dårlig vær, utfordringer med leverandører, usikkerhet hos kunder, etc. For å sikre at man redusere sjansen for at disse usikkerhetene inntreffer eller konsekvensen hvis de inntreffer, er det viktig å jobbe aktivt med usikkerhetsbilde både i planleggingsfasen og under gjennomføringsfasen.

LES OGSÅ: "10 regler for usikkerhetsstyring", "Slik lager du en enkel prosjektplan" og Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig?"

Husk at før man skal gjøre noe som helst, så lønner det seg alltid å planlegge. Enten det tar 1 dag eller som i noen prosjekter - flere år! Det er mye billigere å gjøre feilen på planleggingsstadiet enn når man har begynt å gjennomføre prosjektet.

Last ned gratis mal for prosjektplan

 

Christine jobber som Inbound Marketing Manager i Metier OEC og har tidligere jobbet som journalist i USA. Hun er ansvarlig for at vi produserer nyttig informasjon og fagstoff relatert til prosjektledelse for å bistå alle som jobber i og med prosjekter. Christine har studert media og kommunikasjon på University of South Florida og er en ekte fotballjente fra Røa.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

En enkel oppskrift på en arbeidsnedbrytningsstruktur

Prosjekter kan ofte være komplekse og tunge å forholde seg til. Det kan også være krevende å holde oversikten over totalen av omfanget. Før prosjektplanen er på plass og arbeidet kan starte, er det lurt å bryte ned arbeidet i mindre deler. Slik får du enklere oversikt over prosjektet på en strukturert måte. Dette kan gjøres ved å lage en arbeidsnedbrytningsstruktur (Work Breakdown Structure / WBS) eller en prosjektnedbrytningsstuktur (Project Breakdown Structure / PBS – eller PNS på norsk). Her viser vi deg hvordan dette kan gjøres på en enkel måte.

Slik sikrer du en effektiv oppstart av prosjektet

Begynnelsen er den viktigste delen av arbeidet, ifølge den greske filosofen Platon. Felles for alle prosjekter er at de er avhengige av en god oppstart. Så hvordan sikrer du en god prosjektoppstart? Her ser vi nærmere på hvordan du starter et prosjekt – fra scratch.

Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?

Gode mål er viktig for alle involverte i prosjektet, og gir en forståelse for hva prosjektet skal gi og levere. Mål skal sørge for at alle parter har den samme forståelsen av prosjektet, og benyttes blant annet til å fordele ansvar og brukes som grunnlag for videre planlegging. De har også en viktig funksjon som et motiverende samlingsmerke for de som jobber i og rundt prosjektet. Når det kommer til målsetting i prosjektet, skiller vi mellom effekt- og resultatmål. Disse tjener forskjellige formål og eies av forskjellige aktører i prosjektet.