Prosjektplanlegging steg for steg

Prosjektoppstart og planlegging

7 min. lesning

Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Planen bør inneholde hva det er som skal leveres, kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. I dette blogginnlegget gir vi deg en steg-for-steg guide til hvordan du kan etablere en prosjektplan og hva som er viktig å tenke på.


Når vi skal planlegge prosjektet tar vi utgangspunktet i prosjektmålene. Deretter begynner vi med å identifisere hva som skal leveres og hvordan vi skal levere. Vi må i tillegg vite når og hvem som kan bidra i leveransen, og hvor mye det vil koste. Det er viktig å ta hensyn til at man planlegger for noe fremover i tid. fremtiden er som vi vet usikker. Vi må derfor også ta med i planleggingen hvilke usikkerheter (muligheter og risiko) som kan påvirke prosjektet vårt.

PM0103N0-0501_1Altså skal vi finne svar på spørsmålene hva, hvordan, når, hvem og hvor mye, i tillegg til å kartlegge og planlegge for usikkerheter i prosjektet. 

LES OGSÅ: Kunsten å ta beslutninger i en VUCA-verden

Hva: Mål og krav

Hva er prosessen med å definere hva prosjektet skal levere. Vi tar utgangspunkt i prosjektets effektmål og resultatmål som detaljeres ned i delmål og leveransekrav. Prosjekteier og sentrale interessenter er med i denne prosessen slik at alle er enige om hva som skal leveres før man begynner med arbeidet.


Last ned gratis planleggingskit for prosjektplan


Hvordan: Prosjektnedbrytningsstruktur

Hvordan innebærer å lage en oversikt og rekkefølge som viser hvordan vi skal jobbe for å nå prosjektets resultatmål og levere i henhold til krav. En slik oversikt kalles en prosjektnedbrytningsstruktur (kjent på engelsk som Work Breakdown Structure (WBS)). Disse er leveranseorientert nedbrytning av prosjektet med fokus på hva og hvordan prosjektteamet skal levere. Den er grunnlaget for all videre planlegging i prosjektet, og det er derfor viktig å sette av tid i planleggingen til dette.

LES OGSÅ: En enkel oppskrift på en arbeidsnedbrytningsstruktur

I figuren under ser du en skisse for hvordan en prosjektnedbrytingsstruktur kan se ut. I øverste boks står navnet på prosjektet og under fyller du ut hovedleveranser, delleveranser og nederst arbeidspakkene prosjektet består av.

5-2_4_0

Hvem: Allokere ressurser

Hvem innebærer å allokere ressurser til prosjektet og må sees på i sammenheng med tidsplanleggingen. Dette er viktig fordi ressurstilgang er avgjørende for fremdriften i prosjektet. Det er viktig å sikre riktige ressurser til det arbeide som skal utføres. Det vil si at de har den kompetanse, tilgjengelighet og motivasjon som trengs for å løse de oppgavene de er allokert til.

Når: Tidsestimat og tidsplan

Når innebærer å estimere hvor lang tid arbeidet vil ta, og utarbeidelse av en god og oversiktlig tidsplan. Planen skal vise hvem som skal utføre aktivitetene og når de skal utføres. Det er normalt at man må gå flere runder under tidsplanleggingen og det er viktig å forholde seg til den gjennom hele prosjektet, ikke bare under planleggingen. Tidsplanen vil bli oppdatert og detaljert underveis i gjennomføring.

Under ser du hvordan de forskjellige oppgavene i prosjektstrukturen knyttes sammen med tidsplanene enten det er på et overordnet (grå) eller på et mer detaljert nivå (grønn).

5-3_2_0
Det finnes noen hovedprinsipper for tidsplanlegging i prosjekter. De er som følger: 

  • Planleggingen tar utgangspunkt i prosjektnedbrytningsstrukturen
  • I tidsplanen vår skal vi legge prosjektarbeidet i en logisk rekkefølge
  • Vi planlegger først på overordnet nivå (f.eks hovedleveransenivå). Detaljene for en enkelt del planlegges nærmere det tidspunktet hvor arbeidspakken skal realiseres.
  • Varigheten på hvert element i prosjektnedbrytningsstrukuren beregnes ut fra den ressursinnsatsen som kreves for å gjennomføre arbeidet i aktivitetene, og mengde/type ressurser vi forventer skal utføre arbeidet
  • Tidsplanen knyttes opp mot en kalender. Start med å definere startdato for det første som skal gjøres. Sluttdato finner vi ved å se på varighet og sammenheng mellom de underliggende leveransene. 
  • Varigheter og logiske forbindelser i tidsplanen må baseres på kunnskap og erfaring fra liknende prosjekter, slik at de er realistiske. Det vil være usikkerhet knyttet til gjennomføringen. Tidsplanen bør derfor inneholde en buffer, eller slakk, slik at du har rom for å håndtere forsinkelser, uten at det påvirker prosjektets ferdigstillelsesdato
 

Hvor mye: Kostnadsestimat og budsjett

Hvor mye innebærer å estimere prosjektets kostnader. Kostnadsestimatet skal representere prosjektets sannsynlige kostnad og bør baseres på erfaringsinformasjon og hvordan vi planlegger å gjennomføre prosjektet. Estimatet tar utgangspunktet i prosjektstrukturen og tidsplanen som man har laget. I tillegg til å estimere må prosjektets kostnader budsjetteres. Dette innebærer å periodisere (fordele) kostnadene ut i tid i henhold til tidsplan. I tabellen under ser du hvordan man på en enkel måte kan få opp et godt budsjett ved å estimere de forskjellige arbeidspakken som skal gjennomføres i et prosjekt. Her estimeres antall enheter og pris per enhet. I tillegg kan man også fordelen kostandene utover tidsperioder slik at det er lettere å se kostnadspådraget i prosjektet.

PM0103N0-0503_0


Usikkerhetsvurdering og tiltak

I planleggingen må vi ta hensyn til at vi ikke med sikkerhet kan vite hva fremtiden bringer. Det vi kan gjøre er å vurdere hva som er usikkert og ta hensyn til dette i beslutninger og styre usikkerhetene aktivt ved hjelp av tiltak som planlegges og gjennomføres.

En usikkerhetsanalyse kan gjøres både kvantitativ og kvalitativ. Den kvantitative analysen gjennomføres ved å se på de estimatene som er blitt lagt til grunn for budsjettet. Har man vurdert riktig mengde (timer, meter, kg, kubikk, etc) og er det satt riktig pris på dette? Ettersom det er umulig å treffe 100 % på estimatet, er det alltid lurt å ha en «reserve» i budsjettet som man styrer etter.

Den kvalitative delen av en usikkerhetsanalyse ser på de hendelsene som kan inntreffe som kan være med på å øke/minske kostnadene til prosjektet. Dette kan være sykdom i prosjektorganisasjonen, dårlig vær, utfordringer med leverandører, usikkerhet hos kunder, etc. For å sikre at man redusere sjansen for at disse usikkerhetene inntreffer eller konsekvensen hvis de inntreffer, er det viktig å jobbe aktivt med usikkerhetsbilde både i planleggingsfasen og under gjennomføringsfasen.

LES OGSÅ:  Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig?

Husk at før man skal gjøre noe som helst, så lønner det seg alltid å planlegge. Enten det tar 1 dag eller som i noen prosjekter - flere år! Det er mye billigere å gjøre feilen på planleggingsstadiet enn når man har begynt å gjennomføre prosjektet.

Last ned gratis mal for prosjektplan

 

Christine jobber som Product Marketing og Growth Manager i Metier og har tidligere jobbet som journalist i USA. Hun er ansvarlig for at vi produserer nyttig informasjon og fagstoff relatert til prosjektledelse, smidig og digitalisering. Christine har studert media og kommunikasjon på University of South Florida, er sertifisert i PRINCE2 Foundation og ScrumMaster og har en diplomgrad i prosjektledelse fra SKEMA Business School.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Fra Start-up til Scale-up: kunsten å multitaske sammen

Når man befinner seg i en gründereise eller du som etablert aktør har startet en ny virksomhet som skal skaleres, er veien videre ofte kompleks og hektisk. Hverdagen fyller et stort spenn av utfordringer, fra grunnleggende spørsmål om selskapets visjon til konkrete problemstillinger på, for eksempel, sammensetningen av ledergruppen. Metier har bistått flere selskaper på denne reisen og vi har her samlet noen av våre erfaringer.

Skal du velge samspill som gjennomføringsmodell?

Samspill som gjennomføringsmodell er en tilnærming som legger vekt på samarbeid, kommunikasjon og samhandling mellom alle involverte parter i et prosjekt. Denne modellen går bort fra de tradisjonelle hierarkiske modellene og fokuserer i stedet på samarbeid mellom teamene for å oppnå best mulig resultater. Samspill som gjennomføringsmodell er imidlertid ikke en enkel tilnærming. Det kreves solid kompetanse i prosjektorganisasjonen for å lykkes. Så hva er det som må være på plass?

5 suksessfaktorer for bærekraftige byggeprosjekter

Det settes stadig høyere krav til bærekraftsarbeidet i bygg og anleggsbransjen – med god grunn. Sektoren er den tredje største forurenseren, og står for 40% av verdens Co2-utslipp. Om vi skal snu dette, må vi som jobber i bransjen se vårt ansvar og bidra til å redusere utslipp og energibruk, slik at vi sørger for å i fremtiden bygge på en måte som setter mindre spor.