For mange prosjekter leverer ikke på tid, omfang og kvalitet, eller de klarer ikke å realisere de gevinstene prosjektet ble startet for. Selv svært erfarne og dyktige prosjektressurser kan oppleve at prosjekter feiler. Ja, prosjektledelse er vanskelig og det er ikke minst frustrerende når resultatene uteblir til tross for hardt arbeid.
Mye av grunnen til at prosjektet feiler kan ha med at hele grunnlaget for hvorfor det er påbegynt ikke er utarbeidet godt nok. Et godt business case kan bety forskjellen på fiasko og suksess. Her går vi inn på hva det et godt business case egentlig er, og gir deg våre beste tips til utarbeidelsen.
Hva er egentlig et business case?
Et business case, eller en prosjektbegrunnelse som det heter på norsk, skal utarbeides tidlig i et prosjekt. Formålet er å vite om det faktisk er grunnlag for prosjektet man skal i gang med. Det svaret kommer man frem til gjennom å veie fordelene prosjektet vil gi mot kostnader og eventuelle ulemper.
Et godt business case er viktig for å sikre at prosjektet du skal starte er i tråd med virksomhetens strategi og behov. Når det er etablert fungerer det som et styringsredskap for å vurdere om kost/nytte-regnskapet er positivt og prosjektet har livets rett.
Det er også et virkemiddel når man skal kommunisere prosjektet til virksomheten det utføres for. At alle nøkkelinteressentene er om bord helt fra start og er enige om hva prosjektet skal oppnå er avgjørende for prosjektsuksess.
Hva bør business caset ditt inneholde?
Business caset utarbeides som en del av oppstarten av prosjektet, og vedlikeholdes gjennom hele prosjektets levetid. Det bør inneholde følgende:
- Hensikt/behov - behovene for å iverksette prosjektet og en forklaring på hvordan prosjektet vil bidra til å oppnå strategiene og målene til virksomheten, programmet eller kunden.
- Forretningsalternativer - analyse og begrunnet anbefaling for følgende grunnleggende forretningsalternativer: ikke gjøre noe, gjøre minimalt eller gjøre noe.
- Forventede gevinster - kvantitative og kvalitative målbare gevinster som prosjektet vil gi sammenliknet med slik situasjonen er før prosjektet iverksettes.
- Forventede negative effekter - påvirkningen av én eller flere effekter som kan oppfattes som negative av én eller flere interessenter.
- Tidsplan - hvordan prosjektet vil forløpe (oppsummering av prosjektplan), og tidsperioden gevinstene vil bli realisert over.
- Kostnader - en oppsummering av prosjektkostnadene (tatt fra prosjektplanen), løpende drifts- og vedlikeholdskostnader og hvordan de skal finansieres.
- Investeringsvurdering - sammenligning av samlede gevinster og negative effekter mot prosjektkostnader og pågående drifts- og vedlikeholdskostnader.
- Store usikkerheter - En oppsummering av de viktigste usikkerhetene forbundet med prosjektet, samt sannsynlige virkninger og planlegging for hvis de oppstår
Et tips er å finne balansen på detaljering hvor du ikke bruker for mye ressurser på å grave deg for langt ned i materien ved oppstart, men samtidig sørger for at du kan besvare om prosjektet har livets rett.
Hvem skal ta ansvaret for hva?
Det er prosjekteiers oppgave å enten utarbeide business caset selv, eller ta eierskap til at noen andre lager et case som faktisk beskriver det prosjekteier ønsker å oppfylle. Hva er da prosjektleders oppgave?
Prosjektleder har ansvar å få oversikt over prosjektets effektmål og forventede gevinster, forventninger til hva som skal leveres og hvilke rammer for tid og kostnader som gjelder basert på business caset eller prosjektmandatet – for så å avstemme dette med prosjekteier. Det er typisk også prosjektleders oppgave å bistå prosjekteier med å utarbeide business caset, fordi prosjektleder har erfaring og innsikt som prosjekteier avhenger av.
Også andre, som finansavdelingen, brukere, leverandører, HR eller tekniske eksperter kan bidra til utarbeidelsen der det behøves.
Uansett hvem som utarbeider caset er det opp til prosjekteier, den som finansierer og eventuelle andre sentrale interessenter å akseptere, avvise eller endre det - eller rett og slett legge ned hele prosjektet om det ikke har livets rett.
LES OGSÅ: Hva mener vi med å velge riktig prosjekt? Og hvorfor er det så viktig?
Hvordan skriver jeg et business case?
En viktig oppgave business caset har er å kommunisere med interessentene i prosjektet. Derfor må du tenke på målgruppen når du skriver det. Da er du sikker på at mottakeren forstår hva du vil kommunisere og at det svarer ut det de er opptatte av.
Et business case skal kun inneholde beslutningsrelevant informasjon. Fall ikke for fristelsen med å inkludere for mye informasjon av typen «nice to have».
Her er noen tips:
- Formidle det som er relevant
- Gjør det interessant, lettlest og konsist
- Minimer bruk av stammespråk og tekniske termer som kanskje ikke vil forstås av mottakeren
- Beskriv hvordan fremtiden ser ut gjennom å skissere et eller flere plausible scenarier
- Demonstrer tydelig verdien prosjektet vil skape for virksomheten
- Sikre at stilen er konsistent
LES OGSÅ: Hva skal du vurderer når du gjennomgår et business case
Ikke legg business caset i en skuff
Som nevnt begynner man med et grovere business case som man utvikler i takt med at prosjektet detaljeres.
En god prosjektmodell vil sikre at man gjør de nødvendige avsjekkene og tar beslutninger basert på business caset. Ved hver faseovergang («kontrollere en fase» i PRINCE2-rammeverket) vurderer man konsekvensen av endringer og usikkerheter, noe som henger tett sammen med business caset.
Mens prosessen «lede en faseovergang» sikrer at man på slutten av hver ledelsesfase går gjennom og oppdaterer business caset.
I tillegg er business caset en sentral del av eierstyringen av prosjektet. Det godkjennes i starten av prosjektet og blir deretter bekreftet ved de ulike faseovergangene.
Kort oppsummert må man ikke lage et business case og så legge det i skuffen. Det skal være et levende dokument gjennom prosjektet og skal sikre at man hele tiden har grunnlag for å holde liv i prosjektet og at 