Hvordan skal du måle nytteverdien i prosjektet?
Det finnes flere typer mål du kan jobbe mot i et prosjekt, men effektmål er en type som bør være viktige for alle prosjektledere - nettopp fordi de er knyttet til prosjektets langsiktige virkninger for en virksomhet. Effektmål definerer rett og slett hvorfor et prosjekt har livets rett. Her gir vi deg en grundig innføring i hva effektmål er, og hvorfor det er viktig at du definerer disse tydelig i ditt prosjekt.
Hvorfor skal du definere effektmål?
Som oftest gjelder målene en ønsket endring fra dagens situasjon. Man ønsker å oppnå en gevinst når prosjektet er ferdig. Ved å starte med å definere effektmålene for prosjektet tvinger du deg til å fokusere på det vesentlige; å definere hva nytteverdien skal bestå i, og videre hvem som skal nyte godt av de forbedringene prosjektet legger til rette for.
Hva kjennetegner effektmål?
- Målene eies av prosjekteieren som dermed er ansvarlig for at de nås
- De er en beskrivelse av de langsiktige effektene eller gevinstene virksomheten har som mål å oppnå ved å nyttiggjøre seg av resultatet fra prosjektet
- Målene skal være knyttet til virksomhetens strategiske målsettinger og kan dekke flere prosjekter
- De nås normalt etter at prosjektet er avsluttet
- Målene skal være konkrete og målbare
LES OGSÅ: Dette bør prosjektplanen din inneholde
Effektmål eller resultatmål?
Når vi snakker om effektmål, kommer vi ikke utenom prosjektets resultatmål. Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser. Effektmålene (også kalt formål) beskriver på den annen side hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet (målsetting). Effektmålene peker kort sagt tilbake på de behov eller problemer som er grunnlaget for prosjektet.
LES OGSÅ: Alt om resultatmål i prosjekter: Definisjon og eksempler
Kort oppsummert:
- Resultatmål (prosjektets mål) - Konkret oppnåelige i prosjektperioden
- Effektmål (prosjekteiers mål) - Skal oppnås i, eller i etterkant av, prosjektperioden
Les mer om forskjellen på effektmål og resultatmål her.
Hva, når og hvor mye?
- Hva: "Hva" reflekterer arbeidsomfanget i prosjektet; hvilke produkter og tjenester skal utvikles for å realisere de planlagte gevinster?
- Når: Arbeidsomfanget omsettes til en tidsplan med aktiviteter som reflekterer når arbeidet skal utføres og når det er ferdig.
- Hvor mye: Kostnadsestimatet beregnes ut fra de ressursene, med tilhørende rater og priser, som skal anvendes til å utføre arbeidet.
Resultatmålene fastsettes med utgangspunkt i effektmålet og de tids- og kostnadsrammene som etableres tidlig i prosjektet. Det er viktig at målene har et realistisk ambisjonsnivå og at effektmål og resultatmål henger sammen.
Eksempler på effektmål
Et godt spørsmål for å finne effektmålet er: Hva vil oppdragsgiver oppnå med prosjektet? Effektmål skal fortrinnsvis tallfestes. Her er et par eksempler på effektmål:
- Redusere bedriftens rentetap pga. sen betaling av fakturaer med 50% sammenliknet med dagens situasjon
- Redusere ressursbehovet ved fakturabehandling med 80% sammenliknet med dagens situasjon
Effektmål omfatter gjerne tema som:
- Økt produktivitet
- Bedre arbeidsmiljø
- Økt inntjening
- Lavere kostnader
- % effektivitetsøkning
- % bedret ytelse
- Brukervennlighet
- Inntekter
- Inntektsøkning
- Kostnadsbesparelser spesifisert og avgrenset
LES OGSÅ: Eksempler på gode prosjektmål
