Dette bør prosjektplanen din inneholde

Prosjektoppstart og planlegging

4 min. lesning

Å være for ivrig med å komme i gang med et prosjekt kan vise seg å bli en kostbar affære. Mange prosjekter feiler fordi man bruker for liten tid eller tar lett på planlegging. En godt gjennomtenkt prosjektplan er en viktig suksessfaktor i et prosjekt. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva en prosjektplan bør inneholde.

1. Prosjektets mål og rammer

Definer prosjektets mål og gi en beskrivelse av bakgrunnen for prosjektet og hensikten. Prosjektplanen må også inneholde effektmål og resultatmål.

  • Hvorfor? Beskriv de effekter eller gevinster prosjekteierne forventer å oppnå ved å gjennomføre hovedprosjektet. Effektmål vil ofte være knyttet til virksomhetens strategiske mål.
  • Hvordan? Her beskrives resultatmål både for hovedprosjektet og for de ulike fasene. Prosjektplanen bør inneholde en beskrivelse av forventet leveranse fra den prosjektfasen som nå skal settes i gang. Hvis den aktuelle fasen er et forprosjekt må resultatmålet for hovedprosjektet også beskrives.

Definer en anskaffelsesstrategi, utfør en lønnsomhetsstudie og risikoanalyse, og gjør nødvendige justeringer for å forsikre deg om at målene er realistiske.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?

2. Omfang, tid og kostnad

Forbered en prosjektstruktur med tilhørende milepælsplan, et grovt kostnadsestimat og en vurdering av de viktigste risikofaktorene.

  • Vurder om arbeidsomfanget er klart definert og at forutsetninger er realistiske.
  • Etabler en tidsplan og et kostnadsestimat ved å anvende informasjon fra prosjektnedbrytningsstrukturen.

Under utarbeidelsen av prosjektstruktur, tidsplan og kostnadsestimat er det viktig å fastsette detaljer basert på kontraktstrategi og tilgang til nødvendig informasjon.

3. Organisasjon

Det må defineres hvem som er prosjekteier(e) og hvem som er oppdragsgiver.
Hvilke krav har de til prosjektorganisasjonen og hvem skal være prosjektansvarlig?


Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


4. Fremdrift og rapportering

Viktige spørsmål kan være om det er behov for eller krav til faste statusmøter i prosjektet. Hvilke krav stilles til rapportering i statusmøtet?

List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver eller resultater som skal være utført og oppnådd.

Avklar hvilke krav prosjekteier eller oppdragsgiver har til rapportering, og når prosjektet skal være ferdig.

5. Ressursbruk

Det bør lages en ressurs- og kompetanseplan. Det kan også være en god idé å sette hovedaktivitetene inn i et ganttskjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet (gjerne min/maks).

Hvilke ressurser har du tilgjengelig i prosjektet og hvor kommer de fra? Etabler forutsetninger for varigheter og ressursinnsats i de enkelte aktiviteter. Før oppstart av prosjektet må endelig ramme være avklart gjennom prosjektplanen.

Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp et budsjett og en finansieringsplan.

Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes arbeidsgivere, både for de som er interne og eksterne, med hensyn til hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med leverandører av produkter og tjenester.

LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan

6. Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi

Du bør etablere en enkel interessentanalyse med eventuell kommunikasjonsplan. Prosjektansvarlig er ansvarlig for ekstern kommunikasjon (dette kan delegeres i konkrete tilfeller) mens prosjektleder er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen.

Til slutt

En siste viktig å huske på er at prosjektplanen vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosjektet for at den skal fungere som en gjennomføringsplan. Gå gjennom beskrivelsen og estimatene på nytt når ny informasjon kommer til og eksisterende informasjon modnes hos deltakerne i prosjektet.

Sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.

 


Kristine er Content and Educational Manager i Metier OEC. Hun er ansvarlig for det pedagogiske fokuset i vår kursportefølje og har lang erfaring innen utvikling av nettbasert læring. Hun har tidligere jobbet som prosjektleder for Mohive og Involve Learning. Kristine er en gladjente fra sørlandet som elsker friluftsliv og trening – noe hennes hund har stor glede av.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Prosjektplanlegging steg for steg

Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Planen bør inneholde hva det er som skal leveres, kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. I dette blogginnlegget gir vi deg en steg-for-steg guide til hvordan du kan etablere en prosjektplan og hva som er viktig å tenke på.

Onboarding – ikke bare for nyansatte

Onboarding er ofte noe man forbinder med HR og nyansettelser, men det er vel så viktig å tenke på dette i forbindelse med oppstarten av et prosjekt. Prosjekter utføres ofte på tvers av virksomhetens funksjonelle struktur, og gjerne også med spesialistkompetanse fra andre virksomheter. Da er det viktig med en god onboarding for å sikre at alle involverte kommer raskt inn i prosjektet. I dette blogginnlegget gir vi deg 6 grunner til at du bør sørge for at alle i prosjektet er ombord og at ingen står igjen på land ved oppstart.

Alt om effektmål i prosjekt: Definisjon og eksempler

Hvordan skal du måle nytteverdien i prosjektet? Det finnes flere typer mål du kan jobbe mot i et prosjekt, men effektmål er en type som bør være viktige for alle prosjektledere - nettopp fordi de er knyttet til prosjektets langsiktige virkninger for en virksomhet. Effektmål definerer rett og slett hvorfor et prosjekt har livets rett. Her gir vi deg en grundig innføring i hva effektmål er, og hvorfor det er viktig at du definerer disse tydelig i ditt prosjekt.