Dette bør prosjektplanen din inneholde

Prosjektoppstart og planlegging

4 min. lesning

Å være for ivrig med å komme i gang med et prosjekt kan vise seg å bli en kostbar affære. Mange prosjekter feiler fordi man bruker for liten tid eller tar lett på planlegging. En godt gjennomtenkt prosjektplan er en viktig suksessfaktor i et prosjekt.

I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva en prosjektplan bør inneholde.

1. Prosjektets mål og rammer

Definer prosjektets mål og gi en beskrivelse av bakgrunnen for, og hensikten med prosjektet. Prosjektplanen må også inneholde effektmål og resultatmål.

  • Hvorfor? Beskriv de effekter eller gevinster prosjekteierne forventer å oppnå ved å gjennomføre hovedprosjektet. Effektmål vil ofte være knyttet til virksomhetens strategiske mål.

  • Hvordan? Her beskrives resultatmål både for hovedprosjektet og for de ulike fasene.
    Prosjektplanen bør inneholde en beskrivelse av forventet leveranse fra den prosjektfasen som nå skal settes i gang. Hvis den aktuelle fasen er et forprosjekt, må resultatmålet for hovedprosjektet også beskrives.

Definer en anskaffelsesstrategi, utfør en lønnsomhetsstudie og risikoanalyse, og gjør nødvendige justeringer for å forsikre deg om at målene er realistiske.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?


Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


2. Omfang, tid og kostnad

Forbered en arbeidsnedbrytningsstruktur med tilhørende milepælsplan, et grovt kostnadsestimat og en vurdering av de viktigste risikofaktorene.

  • Vurder om arbeidsomfanget er klart definert og at forutsetninger er realistiske.
  • Etabler en tidsplan og et kostnadsestimat ved å anvende informasjon fra arbeidsnedbrytningsstrukturen.

Under utarbeidelsen av arbeidsnedbrytningsstruktur, tidsplan og kostnadsestimat er det viktig å fastsette detaljer basert på kontraktstrategi og tilgang til nødvendig informasjon.

3. Organisasjon

Det må defineres hvem som er prosjekteier(e) og hvem som er oppdragsgiver. Hvilke krav har de til prosjektorganisasjonen og hvem skal være prosjektansvarlig?

4. Fremdrift og rapportering

Viktige spørsmål kan være om det er behov for eller krav til faste statusmøter i prosjektet. Hvilke krav stilles til rapportering i statusmøtet?

List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver eller resultater som skal være utført og oppnådd.

Avklar hvilke krav prosjekteier eller oppdragsgiver har til rapportering, og når prosjektet skal være ferdig.

5. Ressursbruk

Det bør lages en ressurs- og kompetanseplan. Det kan også være en god idé å sette hovedaktivitetene inn i et ganttskjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet (gjerne min/maks).

Hvilke ressurser har du tilgjengelig i prosjektet og hvor kommer de fra? Etabler forutsetninger for varigheter og ressursinnsats i de enkelte aktiviteter. Før oppstart av prosjektet må endelig ramme være avklart gjennom prosjektplanen.

Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp et budsjett og en finansieringsplan.

Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes arbeidsgivere, både for interne og eksterne, med hensyn til hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med leverandører av produkter og tjenester.

LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan

6. Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi

Du bør etablere en enkel interessentanalyse med eventuell kommunikasjonsplan. Prosjektansvarlig er ansvarlig for ekstern kommunikasjon (dette kan delegeres i konkrete tilfeller) mens prosjektleder er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen.

Til slutt

En siste viktig å huske på er at prosjektplanen vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosjektet for at den skal fungere som en gjennomføringsplan. Gå gjennom beskrivelsen og estimatene på nytt når ny informasjon kommer til og eksisterende informasjon modnes hos deltakerne i prosjektet.

New Call-to-action

 


Kristine er Content and Educational Manager i Metier. Hun er ansvarlig for det pedagogiske fokuset i vår kursportefølje og har lang erfaring innen utvikling av nettbasert læring. Hun har tidligere jobbet som prosjektleder for Mohive og Involve Learning. Kristine er en gladjente fra sørlandet som elsker friluftsliv og trening – noe hennes hund har stor glede av.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Slik påvirker Omnibus-pakken din bærekraftsrapportering

Siden EUs Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) landet i 2023 har de omfattende rapporteringskravene vært debattert. Særlig små og mellomstore selskaper (SMB) har opplevd rapporteringskravene som konkurransehemmende.

Prosjektledelse i landet som ble for rikt

Om lag 64 prosent av Norges BNP går til offentlig forbruk, mot rundt 50 i Sverige og Danmark. Det påpeker Martin Bech Holte i Landet som ble for rikt. Bildet han tegner i boken kan på flere områder nyanseres, men peker likevel på viktige utfordringer med dagens offentlige forbruk.

Hvordan tilpasse prosjekter til nye bærekraftskrav?

Bærekraft er ikke noe det bare snakkes om: Nå stilles det konkrete krav til tiltak. Et eksempel på dette er EUs bærekraftregelverk som viser handlekraft, og at de tar bærekraft på alvor. Slike krav og reguleringer påvirker også norske virksomheter, og kommer til å fortsette å gjøre det. Starter vi ikke tidlig og grundig med bærekraftarbeidet, kan vi fort havne bakpå. For å holde tritt med utviklingen er det avgjørende for virksomheter og prosjekter å få på plass klare mål, rammer og retningslinjer for bærekraft. Dette har Metier bistått Oslo universitetssykehus med, og du kan lese mer om det lenger ned i saken.