Dette bør prosjektplanen din inneholde

Prosjektoppstart og planlegging

4 min. lesning

Å være for ivrig med å komme i gang med et prosjekt kan vise seg å bli en kostbar affære. Mange prosjekter feiler fordi man bruker for liten tid eller tar lett på planlegging. En godt gjennomtenkt prosjektplan er en viktig suksessfaktor i et prosjekt.

I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva en prosjektplan bør inneholde.

1. Prosjektets mål og rammer

Definer prosjektets mål og gi en beskrivelse av bakgrunnen for, og hensikten med prosjektet. Prosjektplanen må også inneholde effektmål og resultatmål.

  • Hvorfor? Beskriv de effekter eller gevinster prosjekteierne forventer å oppnå ved å gjennomføre hovedprosjektet. Effektmål vil ofte være knyttet til virksomhetens strategiske mål.

  • Hvordan? Her beskrives resultatmål både for hovedprosjektet og for de ulike fasene.
    Prosjektplanen bør inneholde en beskrivelse av forventet leveranse fra den prosjektfasen som nå skal settes i gang. Hvis den aktuelle fasen er et forprosjekt, må resultatmålet for hovedprosjektet også beskrives.

Definer en anskaffelsesstrategi, utfør en lønnsomhetsstudie og risikoanalyse, og gjør nødvendige justeringer for å forsikre deg om at målene er realistiske.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?


Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


2. Omfang, tid og kostnad

Forbered en arbeidsnedbrytningsstruktur med tilhørende milepælsplan, et grovt kostnadsestimat og en vurdering av de viktigste risikofaktorene.

  • Vurder om arbeidsomfanget er klart definert og at forutsetninger er realistiske.
  • Etabler en tidsplan og et kostnadsestimat ved å anvende informasjon fra arbeidsnedbrytningsstrukturen.

Under utarbeidelsen av arbeidsnedbrytningsstruktur, tidsplan og kostnadsestimat er det viktig å fastsette detaljer basert på kontraktstrategi og tilgang til nødvendig informasjon.

3. Organisasjon

Det må defineres hvem som er prosjekteier(e) og hvem som er oppdragsgiver. Hvilke krav har de til prosjektorganisasjonen og hvem skal være prosjektansvarlig?

4. Fremdrift og rapportering

Viktige spørsmål kan være om det er behov for eller krav til faste statusmøter i prosjektet. Hvilke krav stilles til rapportering i statusmøtet?

List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver eller resultater som skal være utført og oppnådd.

Avklar hvilke krav prosjekteier eller oppdragsgiver har til rapportering, og når prosjektet skal være ferdig.

5. Ressursbruk

Det bør lages en ressurs- og kompetanseplan. Det kan også være en god idé å sette hovedaktivitetene inn i et ganttskjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet (gjerne min/maks).

Hvilke ressurser har du tilgjengelig i prosjektet og hvor kommer de fra? Etabler forutsetninger for varigheter og ressursinnsats i de enkelte aktiviteter. Før oppstart av prosjektet må endelig ramme være avklart gjennom prosjektplanen.

Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp et budsjett og en finansieringsplan.

Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes arbeidsgivere, både for interne og eksterne, med hensyn til hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med leverandører av produkter og tjenester.

LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan

6. Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi

Du bør etablere en enkel interessentanalyse med eventuell kommunikasjonsplan. Prosjektansvarlig er ansvarlig for ekstern kommunikasjon (dette kan delegeres i konkrete tilfeller) mens prosjektleder er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen.

Til slutt

En siste viktig å huske på er at prosjektplanen vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosjektet for at den skal fungere som en gjennomføringsplan. Gå gjennom beskrivelsen og estimatene på nytt når ny informasjon kommer til og eksisterende informasjon modnes hos deltakerne i prosjektet.

New Call-to-action

 


Kristine er Content and Educational Manager i Metier. Hun er ansvarlig for det pedagogiske fokuset i vår kursportefølje og har lang erfaring innen utvikling av nettbasert læring. Hun har tidligere jobbet som prosjektleder for Mohive og Involve Learning. Kristine er en gladjente fra sørlandet som elsker friluftsliv og trening – noe hennes hund har stor glede av.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Slik lager du et godt business case

For mange prosjekter leverer ikke på tid, omfang og kvalitet, eller de klarer ikke å realisere de gevinstene prosjektet ble startet for. Selv svært erfarne og dyktige prosjektressurser kan oppleve at prosjekter feiler. Ja, prosjektledelse er vanskelig og det er ikke minst frustrerende når resultatene uteblir til tross for hardt arbeid. Mye av grunnen til at prosjektet feiler kan ha med at hele grunnlaget for hvorfor det er påbegynt ikke er utarbeidet godt nok. Et godt business case kan bety forskjellen på fiasko og suksess. Her går vi inn på hva det et godt business case egentlig er, og gir deg våre beste tips til utarbeidelsen.

Fra Start-up til Scale-up: kunsten å multitaske sammen

Når man befinner seg i en gründereise eller du som etablert aktør har startet en ny virksomhet som skal skaleres, er veien videre ofte kompleks og hektisk. Hverdagen fyller et stort spenn av utfordringer, fra grunnleggende spørsmål om selskapets visjon til konkrete problemstillinger på, for eksempel, sammensetningen av ledergruppen. Metier har bistått flere selskaper på denne reisen og vi har her samlet noen av våre erfaringer.

Skal du velge samspill som gjennomføringsmodell?

Samspill som gjennomføringsmodell er en tilnærming som legger vekt på samarbeid, kommunikasjon og samhandling mellom alle involverte parter i et prosjekt. Denne modellen går bort fra de tradisjonelle hierarkiske modellene og fokuserer i stedet på samarbeid mellom teamene for å oppnå best mulig resultater. Samspill som gjennomføringsmodell er imidlertid ikke en enkel tilnærming. Det kreves solid kompetanse i prosjektorganisasjonen for å lykkes. Så hva er det som må være på plass?