Å være for ivrig med å komme i gang med et prosjekt kan vise seg å bli en kostbar affære. Mange prosjekter feiler fordi man bruker for liten tid eller tar lett på planlegging. En godt gjennomtenkt prosjektplan er en viktig suksessfaktor i et prosjekt. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva en prosjektplan bør inneholde.
1. Prosjektets mål og rammer
Definer prosjektets mål og gi en beskrivelse av bakgrunnen for prosjektet og hensikten. Prosjektplanen må også inneholde effektmål og resultatmål.
- Hvorfor? Beskriv de effekter eller gevinster prosjekteierne forventer å oppnå ved å gjennomføre hovedprosjektet. Effektmål vil ofte være knyttet til virksomhetens strategiske mål.
- Hvordan? Her beskrives resultatmål både for hovedprosjektet og for de ulike fasene. Prosjektplanen bør inneholde en beskrivelse av forventet leveranse fra den prosjektfasen som nå skal settes i gang. Hvis den aktuelle fasen er et forprosjekt må resultatmålet for hovedprosjektet også beskrives.
Definer en anskaffelsesstrategi, utfør en lønnsomhetsstudie og risikoanalyse, og gjør nødvendige justeringer for å forsikre deg om at målene er realistiske.
LES OGSÅ: Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?
2. Omfang, tid og kostnad
Forbered en prosjektstruktur med tilhørende milepælsplan, et grovt kostnadsestimat og en vurdering av de viktigste risikofaktorene.
- Vurder om arbeidsomfanget er klart definert og at forutsetninger er realistiske.
- Etabler en tidsplan og et kostnadsestimat ved å anvende informasjon fra prosjektnedbrytningsstrukturen.
Under utarbeidelsen av prosjektstruktur, tidsplan og kostnadsestimat er det viktig å fastsette detaljer basert på kontraktstrategi og tilgang til nødvendig informasjon.
3. Organisasjon
Det må defineres hvem som er prosjekteier(e) og hvem som er oppdragsgiver.
Hvilke krav har de til prosjektorganisasjonen og hvem skal være prosjektansvarlig?
4. Fremdrift og rapportering
Viktige spørsmål kan være om det er behov for eller krav til faste statusmøter i prosjektet. Hvilke krav stilles til rapportering i statusmøtet?
List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver eller resultater som skal være utført og oppnådd.
Avklar hvilke krav prosjekteier eller oppdragsgiver har til rapportering, og når prosjektet skal være ferdig.
5. Ressursbruk
Det bør lages en ressurs- og kompetanseplan. Det kan også være en god idé å sette hovedaktivitetene inn i et ganttskjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet (gjerne min/maks).
Hvilke ressurser har du tilgjengelig i prosjektet og hvor kommer de fra? Etabler forutsetninger for varigheter og ressursinnsats i de enkelte aktiviteter. Før oppstart av prosjektet må endelig ramme være avklart gjennom prosjektplanen.
Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp et budsjett og en finansieringsplan.
Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes arbeidsgivere, både for de som er interne og eksterne, med hensyn til hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med leverandører av produkter og tjenester.
LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan
6. Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi
Du bør etablere en enkel interessentanalyse med eventuell kommunikasjonsplan. Prosjektansvarlig er ansvarlig for ekstern kommunikasjon (dette kan delegeres i konkrete tilfeller) mens prosjektleder er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen.
Til slutt
En siste viktig å huske på er at prosjektplanen vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosjektet for at den skal fungere som en gjennomføringsplan. Gå gjennom beskrivelsen og estimatene på nytt når ny informasjon kommer til og eksisterende informasjon modnes hos deltakerne i prosjektet.
