Dette bør prosjektplanen din inneholde.png

Dette bør prosjektplanen din inneholde

Skrevet av Kristine Lindeman - 6. desember 2018

Mange prosjekter feiler fordi man bruker for liten tid eller tar lett på planlegging. Å være for ivrig på å komme i gang med prosjektet kan vise seg å bli en kostbar affære. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva en prosjektplan bør inneholde.

1. Prosjektet mål og rammer

Definer prosjektets mål og gi en beskrivelse av bakgrunnen for prosjektet og hensikten. Prosjektplanen må også inneholde effektmål og resultatmål.

(Hvorfor?) Beskriv de effekter eller gevinster prosjekteierne forventer å oppnå ved å gjennomføre hovedprosjektet. Effektmål vil ofte være knyttet til virksomhetens strategiske mål.

(Hva?) Her beskrives resultatmål både for hovedprosjektet og for de ulike fasene. Prosjektplanen bør inneholde en beskrivelse av forventet leveranse fra den prosjektfasen som nå skal settes i gang. Hvis den aktuelle fasen er et forprosjekt må resultatmålet for hovedprosjektet også beskrives.

Definer en anskaffelsesstrategi. Utfør en lønnsomhetsstudie og risikoanalyse. Gjør nødvendige justeringer for å forsikre deg om at målene er realistiske.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?

2. Omfang, tid og kostnad

Forbered en prosjektstruktur med tilhørende milepælsplan, et grovt kostnadsestimat og en vurdering av de viktigste risikofaktorene.

  • Vurder om arbeidsomfanget er klart definert og at forutsetninger er realistiske.
  • Etabler en tidsplan ved å anvende informasjon fra prosjektnedbrytningsstrukturen.
  • Etabler et kostnadsestimat ved å anvende informasjon fra prosjektnedbrytningsstrukturen

Under utarbeidelse av prosjektstruktur, tidsplan og kostnadsestimat er det viktig å fastsette nødvendig detaljnivå basert på kontraktstrategi og tilgang til nødvendig informasjon.

3. Organisasjon

Det må defineres hvem som er prosjekteier(e) og hvem som er oppdragsgiver.
Hvilke krav har de til prosjektorganisasjonen og hvem skal være prosjektansvarlig?


Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse


4. Fremdrift og rapportering

Viktige spørsmål kan være om det er behov for eller krav til faste statusmøter i prosjektet. Hvilke krav stilles til rapportering i statusmøtet?

List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd.

Avklar hvilke krav prosjekteier/oppdragsgiver har til rapportering, og når prosjektet skal være ferdig.

5. Ressursbruk

Det bør lages en ressurs- og kompetanseplan. Det kan også være en god idé å sette hovedaktivitetene inn i et ganttskjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet (gjerne min/maks).

Hvilke ressurser har du tilgjengelig i prosjektet og hvor kommer de fra? Etabler forutsetninger for varigheter og ressursinnsats i de enkelte aktiviteter.
Før oppstart av prosjektet må endelig ramme være avklart gjennom prosjektplanen.

Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp ett budsjett og en finansieringsplan.

Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes (både interne og eksterne ressurser) arbeidsgivere mht hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med leverandører av produkter og tjenester.

LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan

6. Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi

En enkel interessentanalyse med eventuell kommunikasjonsplan. Prosjektansvarlig er ansvarlig for ekstern kommunikasjon (kan delegeres i konkrete tilfelle) mens prosjektleder er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen.

Til slutt

En siste viktig å huske på er at prosjektplanen vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosjektet for at den skal fungere som en gjennomføringsplan. Gå gjennom beskrivelsen og estimatene på nytt når ny informasjon kommer til og eksisterende informasjon modnes hos deltakerne i prosjektet.

Sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.

 

Temaer: Prosjektplanlegging


Kristine Lindeman

Skrevet av Kristine Lindeman

Kristine er Content and Educational Manager i Metier OEC. Hun er ansvarlig for det pedagogiske fokuset i vår kursportefølje og har lang erfaring innen utvikling av nettbasert læring. Hun har tidligere jobbet som prosjektleder for Mohive og Involve Learning. Kristine er en gladjente fra sørlandet som elsker friluftsliv og trening – noe hennes nye hund garantert vil dra glede av.

Mest leste artikler