Gode mål er viktig for alle involverte i prosjektet, og gir en forståelse for hva prosjektet skal gi og levere.
Mål skal sørge for at alle parter har den samme forståelsen av prosjektet, og benyttes blant annet til å fordele ansvar og brukes som grunnlag for videre planlegging. De har også en viktig funksjon som et motiverende samlingsmerke for de som jobber i og rundt prosjektet.
Når det kommer til målsetting i prosjektet, skiller vi mellom effekt- og resultatmål. Disse tjener forskjellige formål og eies av forskjellige aktører i prosjektet.
Hvorfor etablere mål?
Som nevnt er det viktig at alle parter har den samme forståelsen av hva vi prøver å oppnå i prosjektet. For å få til det, må vi besvare noen sentrale spørsmål:
- Hvorfor skal prosjektet gjennomføres?
- Hva kan gi de ønskede gevinster (leveranser)?
- Hvor mye kan prosjektet koste?
- Når må man være ferdig?
Hva kjennetegner effektmål?
Effektmål besvarer hvorfor et prosjekt skal gjennomføres. Disse målene er knyttet til prosjektets langsiktige virkninger for virksomheten, gjerne en ønsket endring fra dagens situasjon, ofte uttrykt i form av verdiskapning eller gevinst.
Effektmål i et prosjekt eies av prosjekteier, som dermed er ansvarlig for at disse nås. Det er normalt at effektmålene nås og måles etter at prosjektet er avsluttet.
Effektmål er ofte knyttet til følgende emner:
- Oppnåelse av samfunnsmessige mål
- Tilfredsstillelse av lovpålagte forhold
- Lønnsomhet
- Effektivisering og forbedring
- Kostnadsreduksjoner i driften
- Tilfredsstillelse av nødvendige behov
Hva kjennetegner resultatmål?
Resultatmålene er knyttet til løsningen som prosjektet skal frembringe innenfor prosjektperioden. Disse målene tar for seg omfang/kvalitet, kostnad og tid – altså hva som skal være oppnådd når prosjektet skal være ferdig, og hvor mye prosjektet kan koste.
Resultatmålene fastsettes med utgangspunkt i effektmålet og de tids- og kostnadsrammene som etableres tidlig i prosjektet. Det er viktig at målene har et realistisk ambisjonsnivå, og at effektmål og resultatmål henger sammen.
Disse målene skal utvikles i planleggingsprosessen, og anvendes som måleparametere i gjennomføringsfasen. De er først kjent ved prosjektets avslutning. Da vet vi hva vi har levert, når det var ferdig og hvor mye det har kostet.
Til forskjell fra effektmålene eies resultatmål av prosjektleder, som dermed er ansvarlig for at disse nås.
Hvordan lager du gode mål?
Målene i et prosjekt må være klare, entydige og målbare. En god huskeregel for dette er at de bør være SMARTE:
- Spesifiserte – veldefinerte, klare og entydige
- Målbare – kvantitativt dersom mulig, eventuelt etterprøvbare på andre måter
- Akseptert – felles forståelse i prosjektet, hos prosjekteier, kunde, brukere og andre interessenter
- Realistiske – de skal kunne nås
- Tids- og kostnadsavgrenset – prosjektet skal gjennomføres innenfor gjeldende tids- og kostnadsrammer
- Enkle – Målene må formuleres krot og konsist slik at alle forstår dem.
Veldefinerte mål er viktig slik at alle interessenter får en felles forståelse og felles forventninger til hvilke mål man til enhver tid styrer mot.
Her kan du lese mer om hvordan du etablerer gode prosjektmål og her får du to konkrete eksempler på gode resultat- og effektmål.
Hva gjør du om målene må endres?
Effektmål og resultatmål kan bli påvirket av usikkerhet og endringer underveis i prosjektet, som medfører at de må oppdateres. Endrede mål er å regne som en betydelig endring i et prosjekt. Hvis dette skjer må alle underliggende mål i målhierarkiet, alle avtaler, all styrende dokumentasjon og prosjektets planer oppdateres i henhold til endringen. At dette skjer og at dette tas alvorlig av alle involverte, er avgjørende for prosjektets suksess.
Sentrale interessenter bør til enhver tid i prosjektet ha en felles forståelse av målene. Dette skjer ikke av seg selv og det er derfor viktig at prosjektleder og -eier gjennomfører en prosess for å oppdatere og kommunisere mål ved enhver endring.
LES OGSÅ: Hva er en prosjektsuksess
