Slik lager du en enkel prosjektplan

Prosjektoppstart og planlegging

6 min. lesning

Har du noen gang laget en prosjektplan som ikke har latt seg gjennomføre?

Om du ikke har så mye erfaring med å planlegge et prosjekt, er det ikke alltid lett å vite hva som skal til for at planen blir god og gjennomførbar. Ved hjelp av enkle tips sikrer du at den blir et effektivt verktøy gjennom hele prosessen.

Hva er egentlig en prosjektplan, og hva bør den inneholde?

En prosjektplan forteller oss hvordan og når konkrete mål skal oppnås. Den skal også inneholde en oversikt over planlagte ressurser, kostnader og aktiviteter i forbindelse med prosjektet. Prosjektplanen er et nødvendig og viktig grunnlag for å lykkes med prosjektet.

For å lage en god plan er det viktig å:

  • Definere konkrete mål
    Hvorfor og hvordan skal prosjektet gjennomføres? Hva ønsker du å oppnå med prosjektet? For at et prosjekt skal ha livets rett må det oppnå en effekt eller realisere en gevinst, enten det er i form av et ferdig produkt, bygg, en forbedring eller en effektivisering. Din jobb er å definere denne verdien, og hvordan dere skal gå frem for å skape den.
  • Gjennomføre alternativvurderinger og velge riktig prosjekt
    Hvilket prosjekt lønner det seg å gå for? Vi må identifisere det beste konseptet for å løse problemstillingen – altså må vi definere riktig prosjekt definert ut fra undersøkelser og utredninger av faktorer som marked, behov, muligheter og lønnsomhet.
  • Definere konkrete resultatmål for prosjektet
    For å komme frem til konkrete resultatmål for prosjektet du velger, er du nødt til å svare på tre spørsmål: Hva skal leveres? Når skal det leveres? Til hvilken pris? Sørg for at disse målene er kjent innad i prosjektet, slik at alle drar mot samme mål.

Last ned gratis planleggingskit for prosjektplan


Kommuniser planen til alle i prosjektet, og be om innspill

Som prosjektleder er du ansvarlig for prosjektplanen, men det betyr ikke at du skal holde den for deg selv. Tvert imot, la gjerne de som skal jobbe med prosjektet føle et eierskap til planen. Da blir ansvarsfordelingen tydelig, og det blir enklere for alle å forholde seg til både planen og hverandre. I tillegg får du mulighet til å se prosjektet med nye øyne, som kan gi lys til mulige problemer og løsninger som du kanskje ikke selv har tenkt på.

4 tips som sikrer en vellykket prosjektplan

1. Hold et kick-off-møte

Et kick-off er en formell markering av at et prosjekt er i gang. Dette er en svært effektiv metode for oppstart av et prosjekt og for å føre alle involverte sammen.
Her vil de involverte bli kjent med hverandre og etablere tillit til ledelsen, samtidig som de får en innføring i prosjektet.

Hensikten med en kick-off-samling er å

  • Sørge for at teamet blir kjent med hverandre
  • Etablere en felles forståelse for bakgrunnen, målet, mandatet og leveransene i prosjektet
  • Etablere felles forståelse for roller og ansvar, samt kommunikasjonslinjer
  • Etablere felles forståelse for risiko og muligheter
  • Involvere teamet i planen for gjennomføring
  • Diskutere uklarheter, avklare eventuelle misforståelser
  • Informere om gjeldende prosjektmodell, samt interne prosedyrer og rutiner

2. Hvem skal gjøre hva? – definer ansvar

Uansett hvor stort eller lite prosjektet er, er det flere personer involvert i det. Det er viktig å definere roller og ansvar tidlig i prosessen for at disse skal jobbe godt sammen. Sørg for at disse definisjonene er klare, og kommuniser ansvarsfordelingen godt innad i prosjektorganisasjonen. Tydelige roller er en sentral suksessfaktor i prosjekter, og man kan ikke lykkes om ikke menneskene som er involvert kjenner sin rolle og sitt ansvar.

LES OGSÅ: Slik bør prosjekter organiseres

3. Bli enige om hvordan dere skal jobbe for å levere delmålene

Prosjektet kan brytes opp i delmål og tilhørende oppgaver. Lag en WBS/prosjektnedbryting, hvor hver boks har en ansvarlig. La de som er ansvarlige for boksen selv planlegge hvordan de skal levere.

4. Hvem skal rapportere til hvem? Hvordan og hvor ofte skal det rapporteres?

Kommunikasjon er viktig i ethvert prosjekt. Som prosjektleder er du ansvarlig for at denne flyter godt. Ta en titt på blogginnlegget vårt om god kommunikasjon i prosjekter for å få med deg noen konkrete tips.

Det er helt normalt å ta noen skritt tilbake underveis i prosessen. De fleste prosjektledere må gå flere runder før prosjektplanen er i boks.

Flere tips og teknikker rundt planlegging kan du finne i vårt minikurs i planlegging. Kurset Effektiv prosjektplanlegging retter seg mot deg som er involvert i prosjekter og prosjektarbeid og som trenger en rask introduksjon i prosjektplanlegging.

LES OGSÅ: "Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig" og "Prosjektplanlegging steg for steg"

Last ned gratis mal for prosjektplan


Thomas Haneborg jobber med virksomhetsutvikling og ledelsestøtte mot prosjektintensive virksomheter. Thomas har planlegging- og prosjektstyringserfaring fra flere store samferdsel prosjekter. Han brenner for smartere prosesser og ser alltid etter en forbedringsmulighet! Deltaker i forskningsprosjektet Samtidig Prosjektering, en arbeidsmetodikk for fortløpende prosjektering og beslutninger i sanntid. Fritiden tilbringes helst på ski, et vindsurfingbrett eller i svømmehallen spillende undervannsrugby.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?

Gode mål er viktig for alle involverte i prosjektet, og gir en forståelse for hva prosjektet skal gi og levere. Mål skal sørge for at alle parter har den samme forståelsen av prosjektet, og benyttes blant annet til å fordele ansvar og brukes som grunnlag for videre planlegging. De har også en viktig funksjon som et motiverende samlingsmerke for de som jobber i og rundt prosjektet. Når det kommer til målsetting i prosjektet, skiller vi mellom effekt- og resultatmål. Disse tjener forskjellige formål og eies av forskjellige aktører i prosjektet. 

Hvordan kan du sikre verdioptimalisering fra prosjektets begynnelse?

Det er nesten ikke mulig å overvurdere viktigheten og verdien av tidligfase. Denne kan være avgjørende ikke bare for kostnaden av prosjektet, men også for verdien man får i den andre enden – altså om man sitter igjen med et ferdig produkt som på best mulig måte svarer til behovet innenfor kostnadsrammene man er gitt. I dette innlegget gir vi deg en oversikt over kjerneprosessene i tidligfase, og hva prosjektledelsen bør være obs på innenfor disse, i henhold til metoden Verdistyrt prosjektutvikling.

Slik lykkes du med den nye, digitale arbeidshverdagen innen samtidig prosjektering

Et intervju med Andreas Haugbotn og Torbjørn Tveiten i ViaNova I likhet med de fleste andre har jeg selv sett store endringer i arbeidshverdagen – som professor ved NTNU har jeg måttet lære meg å gjennomføre digitale forelesninger, ta opp konferansepresentasjoner på video i forkant, veilede studenter digitalt og selvsagt fylle kalenderen med vegg-til-vegg videomøter. Jeg var derfor både generelt nysgjerrig på hvordan arbeidsdagen har endret seg for de som driver med prosjektering i store samferdselsprosjekter og ikke minst hvordan arbeidsformer basert på samtidig planlegging og prosjektering har blitt påvirket av det som har skjedd det siste halvannet året.