Slik lager du en enkel prosjektplan

Prosjektoppstart og planlegging

6 min. lesning

Har du noen gang laget en prosjektplan som ikke har latt seg gjennomføre?

Om du ikke har så mye erfaring med å planlegge et prosjekt, er det ikke alltid lett å vite hva som skal til for at planen blir god og gjennomførbar. Ved hjelp av enkle tips sikrer du at den blir et effektivt verktøy gjennom hele prosessen.

Hva er egentlig en prosjektplan, og hva bør den inneholde?

En prosjektplan forteller oss hvordan og når konkrete mål skal oppnås. Den skal også inneholde en oversikt over planlagte ressurser, kostnader og aktiviteter i forbindelse med prosjektet. Prosjektplanen er et nødvendig og viktig grunnlag for å lykkes med prosjektet.

For å lage en god plan er det viktig å:

  • Definere konkrete mål
    Hvorfor og hvordan skal prosjektet gjennomføres? Hva ønsker du å oppnå med prosjektet? For at et prosjekt skal ha livets rett må det oppnå en effekt eller realisere en gevinst, enten det er i form av et ferdig produkt, bygg, en forbedring eller en effektivisering. Din jobb er å definere denne verdien, og hvordan dere skal gå frem for å skape den.
  • Gjennomføre alternativvurderinger og velge riktig prosjekt
    Hvilket prosjekt lønner det seg å gå for? Vi må identifisere det beste konseptet for å løse problemstillingen – altså må vi definere riktig prosjekt definert ut fra undersøkelser og utredninger av faktorer som marked, behov, muligheter og lønnsomhet.
  • Definere konkrete resultatmål for prosjektet
    For å komme frem til konkrete resultatmål for prosjektet du velger, er du nødt til å svare på tre spørsmål: Hva skal leveres? Når skal det leveres? Til hvilken pris? Sørg for at disse målene er kjent innad i prosjektet, slik at alle drar mot samme mål.

Last ned gratis planleggingskit for prosjektplan


Kommuniser planen til alle i prosjektet, og be om innspill

Som prosjektleder er du ansvarlig for prosjektplanen, men det betyr ikke at du skal holde den for deg selv. Tvert imot, la gjerne de som skal jobbe med prosjektet føle et eierskap til planen. Da blir ansvarsfordelingen tydelig, og det blir enklere for alle å forholde seg til både planen og hverandre. I tillegg får du mulighet til å se prosjektet med nye øyne, som kan gi lys til mulige problemer og løsninger som du kanskje ikke selv har tenkt på.

4 tips som sikrer en vellykket prosjektplan

1. Hold et kick-off-møte

Et kick-off er en formell markering av at et prosjekt er i gang. Dette er en svært effektiv metode for oppstart av et prosjekt og for å føre alle involverte sammen.
Her vil de involverte bli kjent med hverandre og etablere tillit til ledelsen, samtidig som de får en innføring i prosjektet.

Hensikten med en kick-off-samling er å

  • Sørge for at teamet blir kjent med hverandre
  • Etablere en felles forståelse for bakgrunnen, målet, mandatet og leveransene i prosjektet
  • Etablere felles forståelse for roller og ansvar, samt kommunikasjonslinjer
  • Etablere felles forståelse for risiko og muligheter
  • Involvere teamet i planen for gjennomføring
  • Diskutere uklarheter, avklare eventuelle misforståelser
  • Informere om gjeldende prosjektmodell, samt interne prosedyrer og rutiner

2. Hvem skal gjøre hva? – definer ansvar

Uansett hvor stort eller lite prosjektet er, er det flere personer involvert i det. Det er viktig å definere roller og ansvar tidlig i prosessen for at disse skal jobbe godt sammen. Sørg for at disse definisjonene er klare, og kommuniser ansvarsfordelingen godt innad i prosjektorganisasjonen. Tydelige roller er en sentral suksessfaktor i prosjekter, og man kan ikke lykkes om ikke menneskene som er involvert kjenner sin rolle og sitt ansvar.

LES OGSÅ: Slik bør prosjekter organiseres

3. Bli enige om hvordan dere skal jobbe for å levere delmålene

Prosjektet kan brytes opp i delmål og tilhørende oppgaver. Lag en WBS/prosjektnedbryting, hvor hver boks har en ansvarlig. La de som er ansvarlige for boksen selv planlegge hvordan de skal levere.

4. Hvem skal rapportere til hvem? Hvordan og hvor ofte skal det rapporteres?

Kommunikasjon er viktig i ethvert prosjekt. Som prosjektleder er du ansvarlig for at denne flyter godt. Ta en titt på blogginnlegget vårt om god kommunikasjon i prosjekter for å få med deg noen konkrete tips.

Det er helt normalt å ta noen skritt tilbake underveis i prosessen. De fleste prosjektledere må gå flere runder før prosjektplanen er i boks.

Flere tips og teknikker rundt planlegging kan du finne i vårt minikurs i planlegging. Kurset Effektiv prosjektplanlegging retter seg mot deg som er involvert i prosjekter og prosjektarbeid og som trenger en rask introduksjon i prosjektplanlegging.

LES OGSÅ: "Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig" og "Prosjektplanlegging steg for steg"

New Call-to-action


Jon Arve er divisjonsleder for Academy & Project Systems i Metier. Han er utdannet siviløkonom med spesialisering i markedsføring og strategi. I jobben sin brenner han for å hjelpe virksomheter med å bygge kompetanse og ta i bruk riktige systemer for å lykkes med prosjekter og initiativer. På fritiden kobler han best av når han får bruke tid på Haugen gård i Femundsmarka eller når han får spille trommer i bandet sitt.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Verdien av god tidligfase

Viktigheten av tidligfase kan praktisk talt ikke overvurderes. Ofte hører vi om prosjekter som ikke lykkes fordi det ikke har blitt gjort grundige nok analyser, vurderinger eller utredninger i tidligfase. Man har rett og slett ikke funnet frem til riktig prosjekt, eller riktig løsning, fordi behovet, og alternativene for å løse det, ikke er blitt undersøkt godt nok. Og hva skjer da? Jo, du får ikke et optimalt prosjekt, og heller ikke utløst den verdien prosjektet kunne ha gitt deg. Og i verste tilfelle feiler prosjektet helt.

Slik lager du et godt business case

For mange prosjekter leverer ikke på tid, omfang og kvalitet, eller de klarer ikke å realisere de gevinstene prosjektet ble startet for. Selv svært erfarne og dyktige prosjektressurser kan oppleve at prosjekter feiler. Ja, prosjektledelse er vanskelig og det er ikke minst frustrerende når resultatene uteblir til tross for hardt arbeid. Mye av grunnen til at prosjektet feiler kan ha med at hele grunnlaget for hvorfor det er påbegynt ikke er utarbeidet godt nok. Et godt business case kan bety forskjellen på fiasko og suksess. Her går vi inn på hva det et godt business case egentlig er, og gir deg våre beste tips til utarbeidelsen.

Dette bør prosjektplanen din inneholde

Å være for ivrig med å komme i gang med et prosjekt kan vise seg å bli en kostbar affære. Mange prosjekter feiler fordi man bruker for liten tid eller tar lett på planlegging. En godt gjennomtenkt prosjektplan er en viktig suksessfaktor i et prosjekt. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva en prosjektplan bør inneholde.