4 tips for god kommunikasjon i prosjekter

Samhandling og teamarbeid

4 min. lesning

God kommunikasjon er en av nøkkelfaktorene for å lykkes med et prosjekt. Som prosjektleder er kommunikasjon et av dine viktigste verktøy for å skape entusiasme og forståelse rundt et prosjekt og få dine prosjektmedarbeiderne til å ta ansvar for sine oppgaver. I dette blogginnlegget gir vi deg 4 tips for god kommunikasjon i prosjekter.

1. Utarbeid en kommunikasjonsplan

Prosjektlederen er den personen i prosjektet som har best oversikt over helheten. Dermed er hun eller han også den som best kan kommunisere status til de øvrige i teamet.

Alternativt kan prosjektleder utnevne en informasjonsansvarlig. Informasjonsansvarlig har ansvar for å holde prosjektgruppen og interessenter informert om prosjektets status, samt koordinere innspill fra ulike aktører til prosjektleder og andre beslutningstakere. Her vil en enkel kommunikasjonsplan være nyttig. En slik plan bør definere følgende: 

  • Hvem er ansvarlig for å kommunisere hva?
  • Hva skal kommuniseres til hvem og når?
  • Hvordan skal informasjonen presenteres?
  • Hvilket format skal brukes?

Kommunikasjonsplanen er et nyttig verktøy i en hektisk hverdag hvor informasjon og kommunikasjon ofte nedprioriteres. Kommunikasjon internt i organisasjonen og mot eksterne interessenter er prosjektleders mulighet til å "selge" prosjektet inn. Regelmessig informasjon om gode resultater og viktigheten av prosjektet er med på å bevare prosjektet høyt oppe i interessentenes bevissthet.

LES OGSÅ: Vet du egentlig hvordan du påvirker de du leder?


Last ned endringsvettreglene for å få 9 tips for en vellykket endringsprosess


2. Ha retningslinjer for kommunikasjon i prosjektet

Det er viktig at prosjektorganisasjonen blir informert om sentrale forhold i prosjektet, at prosjektleder sørger for at informasjon kommer frem til mottakere og at eventuelle tilbakemeldinger kommer tilbake til prosjektleder. Det kan derfor være nødvendig å innføre spilleregler for kommunikasjon internt i prosjektet. Dette inkluderer:

  • Rutiner for rapportering
  • Regler for kommunikasjon i prosjektgruppen
  • Regler for deltakelse i prosjektmøter
  • Rutiner for tilbakemeldinger til prosjektleder

Prosjektdeltakere som får informasjon og kan gi tilbakemeldinger vil føle seg involvert i prosjektet og får et sterkere eierskap til prosjektet.

Åpenhet og fokus på tilbakemeldinger vil også redusere usikkerheten i prosjektet. Der med unngår prosjektleder en vanlig fallgruve i prosjekter med dårlig kommunikasjon: ”Alle visste det, men ingen sa noe”. Det var jo heller ingen som spurte.

LES OGSÅ: Hva har fjellvettreglene med endringsledelse å gjøre?

3. Legg til rette for at prosjektmedarbeiderne er motiverte

Et godt samarbeid krever motiverte deltakere. Motivasjon er en indre drivkraft som fremmes eller hemmes av en rekke faktorer, både fra arbeidstakeren selv og fra omgivelsene.

I arbeidssituasjonen generelt, og det enkelte prosjekt spesielt, er det en rekke behov som må være innfridd for at deltakerne skal være motiverte:

  • Behov for at innhold i arbeidsoppgavene krever noe ut over ren utholdenhet og gir et minimum av variasjon
  • Behov for videreutvikling og læring gjennom utførelse av oppgavene
  • Behov for å kunne treffe egne beslutninger
  • Behov for å bli sett og oppnå anseelse
  • Behov for å se sammenhengen mellom arbeidet og omverdenen
  • Behov for å se at arbeidet er forenlig med en ønsket fremtid uten at dette nødvendigvis innebærer avansement
  • Behov for støtte fra leder og kolleger

Grad av behov og tilfredsstillelse av disse vil variere fra person til person. Prosjektleder er en lagleder med ansvar for å tilrettelegge for at prosjektdeltakerne motiveres. Nøkkelen til egen motivasjon ligger imidlertid hos den enkelte - de må i utgangspunktet ha lyst til å jobbe i prosjektet!

4. Gi konstruktive tilbakemeldinger

Et godt samarbeid er tuftet på deltakere som støtter hverandre og som innser at prosjektets mål er viktigere enn personlige mål. Tilbakemeldinger ved utført arbeid eller i samtaler og diskusjoner er i denne sammenhengen svært viktig. En god tilbakemelding er en beskrivelse av egne oppfatninger og reaksjoner på en annens handlinger, ytelser og væremåte - fremstilt slik at det er til hjelp for vedkommende.

Gode tilbakemeldinger:

  • Er ærlige og ment som ekte hjelp til mottakeren
  • Er beskrivende og ikke dømmende
  • Er så konkrete som mulig
  • Bør kun rettes mot forhold som mottaker kan gjøre noe med
  • Bør gis på rett sted til rett tid, men helst så raskt som mulig
  • Bør kontrolleres om de er forstått i henhold til avsenders intensjon

Det er viktig å skille mellom konstruktive/gode og negative tilbakemeldinger. Negative tilbakemeldinger fremmer konflikter og skaper et dårlig arbeidsmiljø. Prosjektleder bør være spesielt oppmerksom på dette i prosjektmøter hvor deltakerne kommuniserer åpent og får tilbakemelding fra hverandre. Eventuelle personkonflikter kan håndteres og stanses før de får konsekvenser for prosjektet.

Last ned endringsvettreglene


Ronja jobber som tekstforfatter og innholdsprodusent i Metier OEC, og sørger for å få frem de gode historiene om verdiene som skapes hos oss. Hun er en dreven skribent med bred erfaring innen innholdsproduksjon, redaksjonelt arbeid, oversettelse og markedsføring. Ronja har en master i litteraturvitenskap, og er spesielt interessert i populærlitteratur, digital kultur og engelskspråklig litteratur. På fritiden finner du henne ofte på en god konsert, eller på tur i Østmarka.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Onboarding – ikke bare for nyansatte

Onboarding er ofte noe man forbinder med HR og nyansettelser, men det er vel så viktig å tenke på dette i forbindelse med oppstarten av et prosjekt. Prosjekter utføres ofte på tvers av virksomhetens funksjonelle struktur, og gjerne også med spesialistkompetanse fra andre virksomheter. Da er det viktig med en god onboarding for å sikre at alle involverte kommer raskt inn i prosjektet. I dette blogginnlegget gir vi deg 6 grunner til at du bør sørge for at alle i prosjektet er ombord og at ingen står igjen på land ved oppstart.

Gjør som Elon Musk og bli en suksessrik gründer

Gründere blir ofte fortalt at et godt produkt er alt. Ja, produktet er viktig og man må forstå markedet. Men det som gjør start-ups vellykkede er folka. Dyktige team lager gode produkter og gode tjenester. Det er avgjørende å bygge et godt team, men det er samtidig ekstremt vanskelig. I dette blogginnlegget ser vi på hvordan Elon Musk lyktes med å bygge teamet som gjorde Tesla til en suksess.

Vet du egentlig hvordan du påvirker de du leder?

Som leder kommuniserer du sannsynligvis mye, med mange ulike mennesker, i løpet av en vanlig dag. Er du bevisst på hvordan du påvirker andre gjennom måtene du kommuniserer på? Visste du at det finnes forskjellige kommunikasjonsstiler som du kan bruke, eller la være å bruke, når du skal lede teamet ditt i en bestemt retning?