Prosjektplanlegging er en av de viktigste ferdighetene innen prosjektledelse. Uten en plan så styrer du prosjektet i blinde. Du vet kanskje hvor målet er, men har ingen anelse om hvordan du kommer deg dit og hva du må ta hensyn til underveis.
Planleggingsfasen dreier seg om å bruke tid på å samle inn erfaringsdata fra tidligere prosjekter, definere forutsetninger og bruke prosjektteamets kunnskaper til å anslå varighet og identifisere viktige avhengigheter i tidsplanen. En prosjektplan skal beskrive hva som kreves av et prosjekt for at målene skal nås. Målene omfatter produkt, tidsrammer, kostnader, kvalitet og gevinster. Alle disse elementene vil inngå i en eller annen form i planen.
Det å gjennomføre et prosjekt uten planlegging vil i de fleste tilfeller medføre et langt dyrere, dårligere og et lengre prosjekt. Prosjekter som ikke er godt planlagt er som oftest fylt av konflikter og problemer.
6 grunner til at god planlegging øker sjansen for at prosjektet blir en suksess:
1. Prosjektteamet får økt forståelse for prosjektet
Under planleggingen blir man kjent med prosjektet og hva som skal gjennomføres. Prosjektmedlemmene får et felles utgangspunkt og forståelse. Dette gjør at prosjektet unngår misforståelser og problemer kan løses før de oppstår. Det er en forutsetning at spillereglene er kommunisert og at alle vet hvordan man skal jobbe i prosjektet.
Det er viktig å inkludere de personer som skal ha ansvar for å utføre selve jobben i planleggingsprosessen. Disse har gjerne den nødvendige informasjon om aktiviteter, ressursbehov og tidsforbruk. Deltakelse og involvering vil også gi økt kunnskap om prosjektet som helhet og stor forståelse for egne aktiviteters innhold og avgrensning. Deltakelse medfører også et eierskap til prosjektet og fremmer ansvarsfølelsen for det arbeid som skal utføres.
2. Sikrer eierskap i virksomheten
En god planleggingsprosess som involverer prosjektmedlemmer og interessenter bidrar til eierskap i virksomheten. Det er viktig for en effektiv gjennomføring av prosjektet at det har forankring hos virksomhetens ledelse slik at prosjektet blir prioritert med nødvendige ressurser. Eierskap hos sluttbrukerne er også viktig for en vellykket gevinstrealiseringsfase.
3. Prosjektplanen forteller deg hvordan og når målene skal nås
Planer brukes både som en veiledning for når arbeid skal starte, og som et verktøy for å måle fremdrift i forhold til en plan. Prosjektlederen bør ha den aktuelle planen for hånden og vite hvilke oppgaver som pågår, og hvilke som står for tur. Planen blir dermed et nyttig verktøy for å styre selve gjennomføringen.
4. Gir en felles forståelse for gevinster, leveranser og rammer
For at et prosjekt skal være en suksess, må leveransene fra prosjektet være riktige for å gi de ønskede gevinstene. Prosjektets leveranser må også leveres tidsnok og innenfor prosjektets kostnadsramme. Dersom planleggingsprosessen er dårlig risikerer man at prosjektets leveranser ikke er de riktige, leveres for sent eller til en for høy kostnad til å oppnå ønskede gevinster. God planlegging gir en felles forståelse for gevinster, leveranser og rammer bidrar til at prosjektteamet drar i samme retning.
5. Gir deg en oversikt over risiko og muligheter som kan påvirke prosjektet
I planleggingen må vi ta hensyn til at vi ikke med sikkerhet kan vite hva fremtiden bringer. Det vi kan gjøre er å vurdere hva som er usikkert og ta hensyn til dette i beslutninger og styre usikkerhetene aktivt ved hjelp av tiltak som planlegges og gjennomføres.
6. Planen bidrar til å realisere prosjektets forventinger
Styring av prosjektet etter en god plan øker sannsynligheten for at prosjektet blir levert til forventet tid, kost og kvalitet. Å bruke prosjektplanen aktivt er avgjørende for å lykkes med et prosjekt.
LES OGSÅ: "Prosjektplanlegging steg for steg" og "Slik lager du en enkel prosjektplan"
