Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig?

Prosjektoppstart og planlegging

3 min. lesning

Skrevet av
Metier 15-02-2018

Prosjektplanlegging er en av de viktigste ferdighetene innen prosjektledelse. Uten en plan så styrer du prosjektet i blinde. Du vet kanskje hvor målet er, men har ingen anelse om hvordan du kommer deg dit og hva du må ta hensyn til underveis.

Planleggingsfasen dreier seg om å bruke tid på å samle inn erfaringsdata fra tidligere prosjekter, definere forutsetninger og bruke prosjektteamets kunnskaper til å anslå varighet og identifisere viktige avhengigheter i tidsplanen. En prosjektplan skal beskrive hva som kreves av et prosjekt for at målene skal nås. Målene omfatter produkt, tidsrammer, kostnader, kvalitet og gevinster. Alle disse elementene vil inngå i en eller annen form i planen.

Det å gjennomføre et prosjekt uten planlegging vil i de fleste tilfeller medføre et langt dyrere, dårligere og et lengre prosjekt. Prosjekter som ikke er godt planlagt er som oftest fylt av konflikter og problemer.

6 grunner til at god planlegging øker sjansen for at prosjektet blir en suksess:

1. Prosjektteamet får økt forståelse for prosjektet

Under planleggingen blir man kjent med prosjektet og hva som skal gjennomføres. Prosjektmedlemmene får et felles utgangspunkt og forståelse. Dette gjør at prosjektet unngår misforståelser og problemer kan løses før de oppstår. Det er en forutsetning at spillereglene er kommunisert og at alle vet hvordan man skal jobbe i prosjektet.

Det er viktig å inkludere de personer som skal ha ansvar for å utføre selve jobben i planleggingsprosessen. Disse har gjerne den nødvendige informasjon om aktiviteter, ressursbehov og tidsforbruk. Deltakelse og involvering vil også gi økt kunnskap om prosjektet som helhet og stor forståelse for egne aktiviteters innhold og avgrensning. Deltakelse medfører også et eierskap til prosjektet og fremmer ansvarsfølelsen for det arbeid som skal utføres.

2. Sikrer eierskap i virksomheten

En god planleggingsprosess som involverer prosjektmedlemmer og interessenter bidrar til eierskap i virksomheten. Det er viktig for en effektiv gjennomføring av prosjektet at det har forankring hos virksomhetens ledelse slik at prosjektet blir prioritert med nødvendige ressurser. Eierskap hos sluttbrukerne er også viktig for en vellykket gevinstrealiseringsfase.

3. Prosjektplanen forteller deg hvordan og når målene skal nås

Planer brukes både som en veiledning for når arbeid skal starte, og som et verktøy for å måle fremdrift i forhold til en plan. Prosjektlederen bør ha den aktuelle planen for hånden og vite hvilke oppgaver som pågår, og hvilke som står for tur. Planen blir dermed et nyttig verktøy for å styre selve gjennomføringen.

4. Gir en felles forståelse for gevinster, leveranser og rammer

For at et prosjekt skal være en suksess, må leveransene fra prosjektet være riktige for å gi de ønskede gevinstene. Prosjektets leveranser må også leveres tidsnok og innenfor prosjektets kostnadsramme. Dersom planleggingsprosessen er dårlig risikerer man at prosjektets leveranser ikke er de riktige, leveres for sent eller til en for høy kostnad til å oppnå ønskede gevinster. God planlegging gir en felles forståelse for gevinster, leveranser og rammer bidrar til at prosjektteamet drar i samme retning.

5. Gir deg en oversikt over risiko og muligheter som kan påvirke prosjektet

I planleggingen må vi ta hensyn til at vi ikke med sikkerhet kan vite hva fremtiden bringer. Det vi kan gjøre er å vurdere hva som er usikkert og ta hensyn til dette i beslutninger og styre usikkerhetene aktivt ved hjelp av tiltak som planlegges og gjennomføres.

6. Planen bidrar til å realisere prosjektets forventinger

Styring av prosjektet etter en god plan øker sannsynligheten for at prosjektet blir levert til forventet tid, kost og kvalitet. Å bruke prosjektplanen aktivt er avgjørende for å lykkes med et prosjekt.

LES OGSÅ: "Prosjektplanlegging steg for steg" og "Slik lager du en enkel prosjektplan"

Skrevet av Metier

I Metier løser vi utfordringer som betyr noe, både for våre kunder og for samfunnet generelt. Vårt samfunnsoppdrag er å bidra til bærekraftig utvikling gjennom bedre prosjekter, virksomhetsutvikling og transformasjon. Målet vårt er å være det selskapet kundene kontakter når de skal planlegge og gjennomføre verdiskapende prosjekter, utviklings- og endringsinitiativ.

Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

03-12-2025 Prosjekter som har formet Norge

Hva har formet norsk prosjektledelse de siste 25 årene, og hvilken retning tar faget nå? Det er nå 25 år siden forskningsprogrammet Prosjektstyring år 2000, ledet av Halvard S. Kilde, administrerende direktør i Metier, satte en ny standard for prosjektfaget i Norge. I den anledning har Fagprogrammet i prosjektledelse ved NTNU sett nærmere på hvordan Norge har videreført arven etter programmet. Resultatet er jubileumstidsskriftet Prosjekter som har formet Norge, med 31 kapitler som beskriver prosjektledelse som fagområde, fyrtårnprosjekter, forskningsprosjekter og hvordan prosjektfaget kan utvikle seg de neste ti årene. Du kan lese hele tidsskriftet på NTNUs sider. Metier har bidratt med disse tre artiklene: PNB - beredskapssenter levert på tid og budsjett Hvordan lykkes man med et statlig byggeprosjekt der tidsplanen er stram, kravene absolutte og kompleksiteten høy? Politiets nasjonale beredskapssenter (PNB) på Taraldrud er et eksempel på dette, og er et prosjekt som traff på tid, kost og kvalitet. Det ble også brukt som et referanseprosjekt i veilederen for Verdistyrt prosjektutvikling (VPU). Magne Lilleland-Olsen, Business Director i Metier, har ledet arbeidet med VPU og er ekspert på tidligfase. I artikkelen går han tett på de viktigste grepene som gjorde PNB til en suksess: tydelig eierstyring, en operativ design-to-cost-tilnærming, en kompakt og beslutningsdyktig organisasjon, og ikke minst tidlig entreprenørinvolvering som sikret tempo, kvalitet og forutsigbarhet. Resultatet ble et anlegg som ikke bare oppfylte alle krav, men som også demonstrerte hvordan metodikk og praksis kan gi effekter i store, offentlige prosjekter. Les hele artikkelen her Kap. 16: s. 111-114 BA2015 – et treårig FoU-program Sammen med Bjørn Andersen, professor ved NTNU, har Halvard S. Kilde skrevet om et av de største løftene i bygg-, anlegg- og eiendomsnæringen de siste tiårene. I 2012 gikk sentrale aktører fra næringsliv, akademia og offentlige byggherrer sammen for å gjøre noe med en næring preget av lav produktivitetsvekst og fragmentert praksis. På initiativ fra Metier ble dette til BA2015 – et treårig forbedringsprogram som koblet forskning og praksis. PS 2000 la fundamentet for moderne prosjektstyring og samspill, men BA2015 tok neste steg: veiledere for beste praksis, demonstrasjonsprosjekter, datadrevet benchmarking og etableringen av Byggenæringens Prosjektskole. Summen var et mer kunnskapsbasert og profesjonalisert grunnlag for hvordan vi planlegger, styrer og gjennomfører prosjekter i Norge. Les hele artikkelen her Kap. 19: s. 129-136

Vegard Sannesmoen

17-09-2025 Gjør en interessentanalyse på 60 minutter

Når prosjekter går galt og tallene blinker rødt, er det enkelt å peke på rapporter og fremdriftsplaner. Men ofte sporer prosjektet av fordi vi enten undervurderer, eller i beste fall feilvurderer, mennesker. Derfor trenger du en interessentanalyse, og vi gir deg oppskriften på en workshop du kan gjennomføre på en time. For organisasjonsteoretikere som Henry Mintzberg har påpekt at ledere bruker opp mot 80 prosent av arbeidstiden sin på kommunikasjon. Og det er jo ikke så rart, for prosjekter handler i aller høyeste grad om mennesker. En stor del av å lede prosjekter innebærer å forholde seg til et bredt spekter av personer, grupper og team som kan påvirke eller bli påvirket av det vi gjør. Disse omtaler vi som interessenter. Interessenter kan velte et prosjekt. De kan også være nøkkelspillere i å redde det. Vi går gjennom hvorfor du trenger analysen, og hvordan du kan fasilitere en workshop for å få alle til å dra i samme retning. I store og komplekse prosjekter er ikke jobben løst på en time. Men en workshop kan likevel være et første steg mot å samle prosjektgruppen rundt en felles forståelse og retning. I mer krevende prosjekter blir denne typen samlinger en inngangsport til mer omfattende prosesser med dypere analyser.

Brage Karde Valdermo

23-07-2025 Hva er forskjellen på suksessfaktorer og suksesskriterier i prosjekter?

Det er viktig å ha fokus på hva som skal til for å lykkes når du jobber med prosjektledelse. To begreper som ofte diskuteres er suksessfaktorer og suksesskriterier. Selv om disse begrepene kan virke like, representerer de to forskjellige aspekter av prosjektets suksess. I dette blogginnlegget skal vi utforske forskjellen mellom suksessfaktorer og suksesskriterier, og hvordan de begge spiller en avgjørende rolle i å sikre vellykkede prosjekter.

Kristine Lindeman