Begynnelsen er den viktigste delen av arbeidet, ifølge den greske filosofen Platon. Felles for alle prosjekter er at de er avhengige av en god oppstart.
Så hvordan sikrer du en god prosjektoppstart? Her ser vi nærmere på hvordan du starter et prosjekt – fra scratch.
Samme lag, samme mål
Et prosjekt starter i det prosjektleder overtar ansvaret for prosjektet. Deretter må prosjektlederen få et klart og tydelig mandat, før han eller hun kan sette sammen et prosjektteam.
Skap felles forventninger innad i prosjektteamet
Et prosjektteam består gjerne av personer som ikke kjenner hverandre, og som kanskje også har lite kunnskap om prosessene som har pågått før prosjektoppstart. Ved prosjektoppstart er det derfor lurt å skape klarhet og felles forventninger knyttet til blant annet mål, mandat, organisering, roller og ansvar. Samtidig må prosjektlederen sørge for at teamet lærer hverandre å kjenne, og at de jobber mot et felles mål.
Det er i tillegg viktig å etablere spilleregler som legger til rette for gode samarbeidsforhold og god kommunikasjon i prosjektteamet. Det gir et gunstig utgangspunkt for å skape et motivert, trygt og effektivt prosjektteam – som får jobben gjort. Det virker kanskje som en selvfølge, men dette er alfa og omega for ethvert prosjekt.
Hvem er ansvarlig for hva?
Det er ofte mange løse tråder ved prosjektoppstart. For å få en effektiv oppstart bør man ha klart for seg hvem som har ansvar for hva. På den måten kan arbeidet komme raskt i gang.
Prosjekteier har ansvar for å
- utarbeide et prosjektmandat for fasen – dette gjøres ofte før prosjektoppstart
- engasjere en dyktig prosjektleder
- etablere en styringsgruppe (prosjektstyre)
- støtte prosjektleder med å få på plass dyktige ressurser
- godkjenne tilpasninger i virksomhetens prosjektmetodikk
Prosjektleder, på sin side, har ansvar for å
- sette seg inn i prosjektets effektmål og gevinstplan, forstå hva som skal leveres og hvilke rammer for tid og kostnader som gjelder, basert på prosjektmandatet, for så å avstemme dette med prosjekteier
- få en grundig gjennomgang av kontraktens betingelser (i et leverandørprosjekt gjøres dette i samarbeid mellom leverandørens prosjektleder og salgsteamet)
- etablere et prosjektteam med nødvendig kompetanse og kapasitet
- definere roller og ansvar i prosjektteamet
- etablere spilleregler for samarbeid og kommunikasjon
- tilpasse virksomhetens prosjektmodell til prosjektet (faser, beslutningspunkter, krav til styringsunderlag)
- etablere en plan for planlegging av prosjektet som inkluderer alle produkter som skal være med i gevinstplanen og prosjektplanen. Dette vil være prosjektledelsesprodukter som kravspesifikasjon, tidsplan, kostnadsestimat osv.
LES OGSÅ: Hva er forskjellen på en prosjektleder og en prosjekteier?
Kick-off: spark prosjektet i gang
Når dette er på plass, er det en god idé å starte med en kick-off-samling. Dette er en formell markering av at prosjektet er i gang. I forkant av en slik samling har prosjektleder og prosjekteier avklart mål og rammer, fått oversikt over roller og ansvar, sikret de nødvendige ressursene og gjort nødvendige avklaringer med linjeledere. I tillegg har prosjektleder etablert en milepælsplan som danner rammen for videre planlegging og gjennomføring av prosjektet.
Hensikten med en oppstartssamling er å
- sørge for at prosjektteamet blir kjent med hverandre
- etablere en felles forståelse for prosjektets bakgrunn, mål, mandat og leveranser
- etablere en felles forståelse for roller og ansvar samt kommunikasjonslinjer i prosjektet
- etablere en felles forståelse for risiko og muligheter i prosjektet
- involvere teamet i å lage en plan for å forberede gjennomføring av prosjektet
- diskutere uklarheter og avklare eventuelle misforståelser
- informere om gjeldende prosjektmodell samt interne prosedyrer og rutiner
Etter samlingen har prosjektteamet et godt grunnlag for å ferdigstille planen for neste fase, som er å forberede gjennomføring. Nå begynner også arbeidet med å lage en prosjektplan.
Prosjektplanen – prosjektets hjerte
En prosjektplan forteller hvordan og når konkrete mål skal nås. Den skal også inneholde en oversikt over planlagte ressurser, kostnader og aktiviteter i forbindelse med prosjektet.
LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan
En god prosjektplan, basert på en god oppstarts- og planleggingsprosess, er et nødvendig og viktig grunnlag for å lykkes med prosjektet. For noen kan det virke som unødvendig tidsbruk, men sannheten er at for å lykkes med prosjektplanen (og prosjektet) må prosjektleder:
- definere konkrete effektmål
- gjøre et kostnadsestimat
- finne ut hvorfor og hvordan prosjektet skal gjennomføres
- gjennomføre alternativvurderinger og velge riktig prosjekt
- definere konkrete del- og resultatmål
- gjøre usikkerhets- og interessentanalyser
- sette en tidsplan. Hva skal leveres? Når skal det leveres? Til hvilken pris?
- sette en plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan)
LES OGSÅ: Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig og Prosjektplanlegging - steg for steg.
Prosjektplanen er prosjektleders ansvar, men det betyr ikke at resten av teamet ikke skal involveres. Tvert i mot, at teamet får muligheten til å føle et eierskap til planen, er i de fleste tilfeller en suksessfaktor. Ikke bare blir ansvarsfordelingen tydeligere, det blir også enklere for alle å forholde seg til planen, og til hverandre. Som i så mange andre relasjoner er kommunikasjon nøkkelen.
Fallgruver du bør unngå
Det finnes en rekke fallgruver i prosjektarbeid, og grunnene til at de oppstår kan være mange. Det vanligste er uklare ansvarsforhold, ulike forventninger eller sprikende forståelse for hva som skal leveres. Om så skjer, må prosjektledelsen identifisere akkurat når og hvor det gikk galt.
For å unngå at det skjer, er det viktig å ha en del ting avklart på forhånd:
- Bli enige om hvordan dere skal jobbe for å levere delmålene.
Lag en prosjektnedbryting hvor hvert delmål har en ansvarsperson. La de som er ansvarlige for delmålet selv planlegge hvordan de skal levere. Her får du en enkel oppskrift på arbeidsnedbrytningsstruktur. - Hvem gjør hva?
Alle prosjekter, uavhengig av størrelse og kompleksitet, involverer en rekke personer. For at disse skal kunne jobbe godt sammen, er det viktig å vite hvem som skal gjøre hva, allerede tidlig i prosessen. - Hvem skal rapportere, og til hvem? Hvordan og hvor ofte skal det rapporteres? Kommunikasjon er viktig i ethvert prosjekt, og prosjektleder er ansvarlig for at kommunikasjonen flyter godt.
Typiske fallgruver i prosjektarbeid kan være at det ikke settes av tid til å fokusere på oppstartsprosessen. Faren er da stor for at teamet mangler en felles forståelse.
Det er lett å tro at alle har en felles forståelse for gevinster, leveranser og rammer, men slik er det ikke alltid. Avstemming av forventninger mot prosjekteier, prosjektteam og andre interessenter er derfor en kritisk aktivitet i oppstartsfasen – og en opplagt fallgruve når det nedprioriteres.
Om du følger disse rådene, prioriterer riktig og sørger for at hele prosjektteamet jobber mot et felles, avklart mål, har du et godt grunnlag for å lykkes med oppstarten av prosjektet.
Vil du vite hvordan vi kan hjelpe deg med å bli en bedre prosjektleder?
Ta en titt på våre kurs og sertifiseringer
