Stadig flere virksomheter jobber etter en felles prosjektmodell. Uansett hvilket prosjekt som skal startes, skal du følge den samme overordnete prosessen.
Dette sikrer en enhetlig måte å gjennomføre prosjektene på, men hvordan sikrer du at den blir tatt i bruk?
En prosjektmodell gir deg oversikt og kontroll over faser og beslutningspunkter alle prosjekter skal igjennom. Den bidrar til et økt fokus på styring, planlegging og kvalitet, presiserer målet med fasen og hvordan man går frem steg for steg. En prosjektmodell i seg selv gir liten verdi med mindre man sikrer at alle involverte vet hvordan man skal bruke den og ikke minst at de faktisk tar den i bruk.
5 tips for å sikre at prosjektmodellen blir tatt i bruk:
1. Gjennomfør gjerne en pilotperiode
Å rulle ut en ny prosjektmodell med tilhørende maler og verktøy kan virke overveldende på mange. Ved å starte innføringen med en pilotperiode der noen prosjekter skal kjøres etter prosjektmodellen over en viss periode kan organisasjonen få tid til å bli kjent med modellen, gjøre noen justeringer og gjennomføre opplæring før den rulles ut for fullt.
2. Oppmuntre til forbedringsinnspill
En nylig utviklet eller oppdatert prosjektmodell vil sannsynligvis aldri treffe hodet nøyaktig på spikeren. Kommuniser derfor tydelig til resten av organisasjonen at alle innspill og kommentarer til forbedringer er velkomne. Dette vil både legge til rette for bedre tilpasning av modellen, samt forankring og involvering av de ansatte.
3. Tilby tilpasset opplæring
Tilby tilpasset opplæring til alle som er involvert direkte og indirekte i prosjektene for å sikre en felles forståelse av prosjektmodellen og tilhørende rollebeskrivelser på tvers i organisasjonen. Det er viktig å ha fokus på kontinuerlig utvikling av virksomhetens prosjektkompetanse – og glem ikke at salg, drift og støttefunksjoner rundt prosjektene også bør inneha prosjektkunnskap!
4. Sett krav til bruk av prosjektmodellen
Dersom det aldri blir etterspurt om prosjektmodellen brukes, vil den heller ikke bli brukt. Sett tydelige krav til prosjektledere og prosjekteiere om å følge prosessene som er beskrevet, og følg opp at tilhørende maler og verktøy blir benyttet i riktige versjoner og til riktige formål.
5. Gjør jevnlige evalueringer og oppdateringer basert på erfaringer
Alle prosjekter er ansvarlige for å overføre sine erfaringer gjort i prosjektet tilbake til linjen. Etabler en gruppe som er ansvarlig for å innhente alle erfaringer, innspill og kommentarer knyttet til prosjektmodellen, og sett opp årlige evalueringsmøter der det vurderes hvilke oppdateringer som bør gjøres.
