Prosjekter kan ofte være komplekse og tunge å forholde seg til. Det kan også være krevende å holde oversikten over totalen av omfanget. Før prosjektplanen er på plass og arbeidet kan starte, er det lurt å bryte ned arbeidet i mindre deler. Slik får du enklere oversikt over prosjektet på en strukturert måte.
Dette kan gjøres ved å lage en arbeidsnedbrytningsstruktur (Work Breakdown Structure / WBS) eller en prosjektnedbrytningsstuktur (Project Breakdown Structure / PBS – eller PNS på norsk). Her viser vi deg hvordan dette kan gjøres på en enkel måte.
Hva er forskjellen på en arbeidsnedbrytningsstruktur og en prosjektnedbrytningsstruktur?
Produktnedbrytningsstruktur (PNB) kommer fra PRINCE2-metodikken og er en hierarkisk struktur på et prosjekt, hvor man bryter ned prosjektets hovedprodukter i delprodukter.
Figur 1: Eksempel på en prosjektnedbrytningsstruktur for en bro
En arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) er også en hierarkisk inndeling av prosjektet, men i stedet for å bryte ned prosjektet i delprodukter, fokuseres det på arbeidsoppgavene som prosjektet består av. Det er denne metoden vi vil forklare nærmere her.
En arbeidsnedbrytningsstruktur gjør det enklere å:
- danne et godt utgangspunkt for planlegging
- bryte ned prosjektet i håndterbare arbeidspakker
- danne grunnlaget for å estimere prosjekter på en nøyaktig måte
- sørge for at du ikke glemmer viktige leveranser
- fordele ressurser
- ta i bruk verktøy for brainstorming i prosjektteamet
Figur 2: Eksempel på en arbeidsnedbrytningsstruktur for en klatrevegg
Hvordan lager du en arbeidsnedbrytningsstruktur?
For at du som prosjektleder skal få et best mulig utbytte av planleggingen, er det viktig å samarbeide med personer som har god erfaring og kompetanse fra prosjektarbeid. Her kan du gjerne hente inn kunnskap og erfaring fra andre organisasjoner også.
Enten du er glad i å tegne eller foretrekker tekst, kan det ofte være en god idé å få tanker og ideer du sitter inne med ned på papiret. En god fremgangsmåte er å starte med å tegne opp arbeidsnedbrytningsstrukturen.
Del inn prosjektet i nivåer
Start med et blankt ark eller post-it-lapper. Benytt deg av figur 2 over som eksempel. Tegn en boks øverst midt på arket. Her skriver du navnet på prosjektet (ref. nivå 0 i figur 2 over). Tenk over hvilke hovedleveranser, eller delprosjekter, prosjektet består av. Lag en boks for hver av disse leveransene under den øverste boksen. Dette kalles delprosjektnivå (ref. nivå 1 i figuren).
Få oversikt over hvilke leveranser delprosjektene består av. Lag en boks for hver av disse leveransene under delprosjektet. Disse leveransene kalles arbeidspakker og nivået kalles arbeidspakkenivå (ref. nivå 2 i figuren). Arbeidsoppgavene som utføres i hver arbeidspakke kalles aktiviteter (ref. nivå 3 i figuren).
Alle bokser på alle nivå bør få en unik identitet. Dette kan eksempelvis bestå av 1 på prosjektnivå, 1.1, 1.2 etc. på delprosjektnivå, 1.1.1 og 1.1.2 arbeidspakkenivå, og 1.1.1.1 og 1.1.1.2 på aktivitetsnivå. Se figur 2 over for eksempel. Dette gir elementene en entydig identifikasjon og hjelper deg til å holde oversikt i prosjektnedbrytningsstrukturen.
Ansvaret for planlegging og gjennomføring av en aktivitet skal ligge hos en person. Samtidig er det viktig å sørge for at alle har en felles oppfatning av prosjektet slik at du unngår forvirring.
Beskriv innholdet i aktivitetene
Dette kalles ofte for et KTR-ark. Beskrivelsen skal inneholde arbeidet som skal utføres med et fornuftig detaljeringsnivå, krav til kvalitet, ressursbehovet - R, kostnadene - K, og tidsforbruket - T. KTR-beskrivelsen skal også inneholde navnet på aktivitetsansvarlig.
Kvalitetskrav, også kalt akseptansekriterier, er viktig. Dette er målbare forhold som gjør det mulig å angi om aktiviteten tilfredsstiller sluttkravene til kvalitet for at arbeidet skal kunne sjekkes av som utført.
Lag et dokument for oppsummering
Det bør utarbeides et dokument som beskriver arbeidsnedbrytningsstrukturen. Husk å inkludere KTR-arkene.
Følger du punktene over, vil du ha et godt grunnlag for å etablere en tidsplan, kostnadsestimat og ressursoversikter i ditt prosjekt. Siden et prosjekt sjelden gjennomføres uten endringer, vil det kunne være behov for å revidere strukturen underveis i prosjektet. Planleggingsmøter eller fremdriftsmøter kan brukes til å kontrollere leveransene blant annet opp mot KTR-arkene.
Prosjektplanlegging kan virke som mye arbeid, men tiden som investeres i god planlegging både på forhånd og underveis er alfa omega for å kunne gjennomføre et prosjekt på en forutsigbar måte.
