En enkel oppskrift på en arbeidsnedbrytningsstruktur

Prosjektoppstart og planlegging

5 min. lesning

Prosjekter kan ofte være komplekse og tunge å forholde seg til. Det kan også være krevende å holde oversikten over totalen av omfanget. Før prosjektplanen er på plass og arbeidet kan starte, er det lurt å bryte ned arbeidet i mindre deler. Slik får du enklere oversikt over prosjektet på en strukturert måte.

Dette kan gjøres ved å lage en arbeidsnedbrytningsstruktur (Work Breakdown Structure / WBS) eller en prosjektnedbrytningsstuktur (Project Breakdown Structure / PBS – eller PNS på norsk). Her viser vi deg hvordan dette kan gjøres på en enkel måte.

Hva er forskjellen på en arbeidsnedbrytningsstruktur og en prosjektnedbrytningsstruktur?

 

Produktnedbrytningsstruktur (PNB) kommer fra PRINCE2-metodikken og er en hierarkisk struktur på et prosjekt, hvor man bryter ned prosjektets hovedprodukter i delprodukter.

nedbryt2

Figur 1: Eksempel på en prosjektnedbrytningsstruktur for en bro

Her kan du lese mer om forskjellen på en arbeidsnedbrytningsstruktur og en prosjektnedbrytningsstruktur

En arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) er også en hierarkisk inndeling av prosjektet, men i stedet for å bryte ned prosjektet i delprodukter, fokuseres det på arbeidsoppgavene som prosjektet består av. Det er denne metoden vi vil forklare nærmere her.

En arbeidsnedbrytningsstruktur gjør det enklere å:

  • danne et godt utgangspunkt for planlegging
  • bryte ned prosjektet i håndterbare arbeidspakker
  • danne grunnlaget for å estimere prosjekter på en nøyaktig måte
  • sørge for at du ikke glemmer viktige leveranser
  • fordele ressurser
  • ta i bruk verktøy for brainstorming i prosjektteamet

nedbryt1

Figur 2: Eksempel på en arbeidsnedbrytningsstruktur for en klatrevegg


Last ned gratis planleggingskit for prosjektplan


Hvordan lager du en arbeidsnedbrytningsstruktur?

For at du som prosjektleder skal få et best mulig utbytte av planleggingen, er det viktig å samarbeide med personer som har god erfaring og kompetanse fra prosjektarbeid. Her kan du gjerne hente inn kunnskap og erfaring fra andre organisasjoner også.

Enten du er glad i å tegne eller foretrekker tekst, kan det ofte være en god idé å få tanker og ideer du sitter inne med ned på papiret. En god fremgangsmåte er å starte med å tegne opp arbeidsnedbrytningsstrukturen.

Del inn prosjektet i nivåer

Start med et blankt ark eller post-it-lapper. Benytt deg av figur 2 over som eksempel. Tegn en boks øverst midt på arket. Her skriver du navnet på prosjektet (ref. nivå 0 i figur 2 over). Tenk over hvilke hovedleveranser, eller delprosjekter, prosjektet består av. Lag en boks for hver av disse leveransene under den øverste boksen. Dette kalles delprosjektnivå (ref. nivå 1 i figuren).

Få oversikt over hvilke leveranser delprosjektene består av. Lag en boks for hver av disse leveransene under delprosjektet. Disse leveransene kalles arbeidspakker og nivået kalles arbeidspakkenivå (ref. nivå 2 i figuren). Arbeidsoppgavene som utføres i hver arbeidspakke kalles aktiviteter (ref. nivå 3 i figuren).

Alle bokser på alle nivå bør få en unik identitet. Dette kan eksempelvis bestå av 1 på prosjektnivå, 1.1, 1.2 etc. på delprosjektnivå, 1.1.1 og 1.1.2 arbeidspakkenivå, og 1.1.1.1 og 1.1.1.2 på aktivitetsnivå. Se figur 2 over for eksempel. Dette gir elementene en entydig identifikasjon og hjelper deg til å holde oversikt i prosjektnedbrytningsstrukturen.

Ansvaret for planlegging og gjennomføring av en aktivitet skal ligge hos en person. Samtidig er det viktig å sørge for at alle har en felles oppfatning av prosjektet slik at du unngår forvirring.

Beskriv innholdet i aktivitetene

Dette kalles ofte for et KTR-ark. Beskrivelsen skal inneholde arbeidet som skal utføres med et fornuftig detaljeringsnivå, krav til kvalitet, ressursbehovet - R, kostnadene - K, og tidsforbruket - T. KTR-beskrivelsen skal også inneholde navnet på aktivitetsansvarlig.

Kvalitetskrav, også kalt akseptansekriterier, er viktig. Dette er målbare forhold som gjør det mulig å angi om aktiviteten tilfredsstiller sluttkravene til kvalitet for at arbeidet skal kunne sjekkes av som utført.

Lag et dokument for oppsummering

Det bør utarbeides et dokument som beskriver arbeidsnedbrytningsstrukturen. Husk å inkludere KTR-arkene.

Følger du punktene over, vil du ha et godt grunnlag for å etablere en tidsplan, kostnadsestimat og ressursoversikter i ditt prosjekt. Siden et prosjekt sjelden gjennomføres uten endringer, vil det kunne være behov for å revidere strukturen underveis i prosjektet. Planleggingsmøter eller fremdriftsmøter kan brukes til å kontrollere leveransene blant annet opp mot KTR-arkene.

Prosjektplanlegging kan virke som mye arbeid, men tiden som investeres i god planlegging både på forhånd og underveis er alfa omega for å kunne gjennomføre et prosjekt på en forutsigbar måte.

 

Last ned gratis mal for prosjektplan

 

 


Jon Arve jobber som divisjonsdirektør for Academy & Project Systems i Metier OEC. Han brenner for å hjelpe virksomheter med å utvikle seg faglig. Jon Arve er siviløkonom med en Bachelor i internasjonal markedsføring og en Master i Økonomi og administrasjon. Fritiden tilbringes som oftest ute i skog og natur.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Alt om effektmål i prosjekt: Definisjon og eksempler

Hvordan skal du måle nytteverdien i prosjektet? Det finnes flere typer mål du kan jobbe mot i et prosjekt, men effektmål er en type som bør være viktige for alle prosjektledere - nettopp fordi de er knyttet til prosjektets langsiktige virkninger for en virksomhet. Effektmål definerer rett og slett hvorfor et prosjekt har livets rett. Her gir vi deg en grundig innføring i hva effektmål er, og hvorfor det er viktig at du definerer disse tydelig i ditt prosjekt.

Eksempler på gode prosjektmål

Det finnes gode og mindre gode prosjektmål. Gode prosjektmål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende. Som en regel bør de være smarte. Her viser vi deg hvordan du kan sette opp gode prosjektmål, med eksempler.  

Slik sikrer du en effektiv oppstart av prosjektet

Begynnelsen er den viktigste delen av arbeidet, ifølge den greske filosofen Platon. Felles for alle prosjekter er at de er avhengige av en god oppstart. Så hvordan sikrer du en god prosjektoppstart? Her ser vi nærmere på hvordan du starter et prosjekt – fra scratch.