En enkel oppskrift på en arbeidsnedbrytningsstruktur

Prosjektoppstart og planlegging

5 min. lesning

Prosjekter kan ofte være komplekse og tunge å forholde seg til. Det kan også være krevende å holde oversikten over totalen av omfanget. Før prosjektplanen er på plass og arbeidet kan starte, er det lurt å bryte ned arbeidet i mindre deler. Slik får du enklere oversikt over prosjektet på en strukturert måte.

Dette kan gjøres ved å lage en arbeidsnedbrytningsstruktur (Work Breakdown Structure / WBS) eller en prosjektnedbrytningsstuktur (Project Breakdown Structure / PBS – eller PNS på norsk). Her viser vi deg hvordan dette kan gjøres på en enkel måte.

Hva er forskjellen på en arbeidsnedbrytningsstruktur og en prosjektnedbrytningsstruktur?

 

Produktnedbrytningsstruktur (PNB) kommer fra PRINCE2-metodikken og er en hierarkisk struktur på et prosjekt, hvor man bryter ned prosjektets hovedprodukter i delprodukter.

nedbryt2

Figur 1: Eksempel på en prosjektnedbrytningsstruktur for en bro

Her kan du lese mer om forskjellen på en arbeidsnedbrytningsstruktur og en prosjektnedbrytningsstruktur

En arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) er også en hierarkisk inndeling av prosjektet, men i stedet for å bryte ned prosjektet i delprodukter, fokuseres det på arbeidsoppgavene som prosjektet består av. Det er denne metoden vi vil forklare nærmere her.

En arbeidsnedbrytningsstruktur gjør det enklere å:

  • danne et godt utgangspunkt for planlegging
  • bryte ned prosjektet i håndterbare arbeidspakker
  • danne grunnlaget for å estimere prosjekter på en nøyaktig måte
  • sørge for at du ikke glemmer viktige leveranser
  • fordele ressurser
  • ta i bruk verktøy for brainstorming i prosjektteamet

nedbryt1

Figur 2: Eksempel på en arbeidsnedbrytningsstruktur for en klatrevegg


Last ned gratis planleggingskit for prosjektplan


Hvordan lager du en arbeidsnedbrytningsstruktur?

For at du som prosjektleder skal få et best mulig utbytte av planleggingen, er det viktig å samarbeide med personer som har god erfaring og kompetanse fra prosjektarbeid. Her kan du gjerne hente inn kunnskap og erfaring fra andre organisasjoner også.

Enten du er glad i å tegne eller foretrekker tekst, kan det ofte være en god idé å få tanker og ideer du sitter inne med ned på papiret. En god fremgangsmåte er å starte med å tegne opp arbeidsnedbrytningsstrukturen.

Del inn prosjektet i nivåer

Start med et blankt ark eller post-it-lapper. Benytt deg av figur 2 over som eksempel. Tegn en boks øverst midt på arket. Her skriver du navnet på prosjektet (ref. nivå 0 i figur 2 over). Tenk over hvilke hovedleveranser, eller delprosjekter, prosjektet består av. Lag en boks for hver av disse leveransene under den øverste boksen. Dette kalles delprosjektnivå (ref. nivå 1 i figuren).

Få oversikt over hvilke leveranser delprosjektene består av. Lag en boks for hver av disse leveransene under delprosjektet. Disse leveransene kalles arbeidspakker og nivået kalles arbeidspakkenivå (ref. nivå 2 i figuren). Arbeidsoppgavene som utføres i hver arbeidspakke kalles aktiviteter (ref. nivå 3 i figuren).

Alle bokser på alle nivå bør få en unik identitet. Dette kan eksempelvis bestå av 1 på prosjektnivå, 1.1, 1.2 etc. på delprosjektnivå, 1.1.1 og 1.1.2 arbeidspakkenivå, og 1.1.1.1 og 1.1.1.2 på aktivitetsnivå. Se figur 2 over for eksempel. Dette gir elementene en entydig identifikasjon og hjelper deg til å holde oversikt i prosjektnedbrytningsstrukturen.

Ansvaret for planlegging og gjennomføring av en aktivitet skal ligge hos en person. Samtidig er det viktig å sørge for at alle har en felles oppfatning av prosjektet slik at du unngår forvirring.

Beskriv innholdet i aktivitetene

Dette kalles ofte for et KTR-ark. Beskrivelsen skal inneholde arbeidet som skal utføres med et fornuftig detaljeringsnivå, krav til kvalitet, ressursbehovet - R, kostnadene - K, og tidsforbruket - T. KTR-beskrivelsen skal også inneholde navnet på aktivitetsansvarlig.

Kvalitetskrav, også kalt akseptansekriterier, er viktig. Dette er målbare forhold som gjør det mulig å angi om aktiviteten tilfredsstiller sluttkravene til kvalitet for at arbeidet skal kunne sjekkes av som utført.

Lag et dokument for oppsummering

Det bør utarbeides et dokument som beskriver arbeidsnedbrytningsstrukturen. Husk å inkludere KTR-arkene.

Følger du punktene over, vil du ha et godt grunnlag for å etablere en tidsplan, kostnadsestimat og ressursoversikter i ditt prosjekt. Siden et prosjekt sjelden gjennomføres uten endringer, vil det kunne være behov for å revidere strukturen underveis i prosjektet. Planleggingsmøter eller fremdriftsmøter kan brukes til å kontrollere leveransene blant annet opp mot KTR-arkene.

Prosjektplanlegging kan virke som mye arbeid, men tiden som investeres i god planlegging både på forhånd og underveis er alfa omega for å kunne gjennomføre et prosjekt på en forutsigbar måte.

 

Last ned gratis mal for prosjektplan

 

 


Jon Arve er divisjonsleder for Academy & Project Systems i Metier. Han er utdannet siviløkonom med spesialisering i markedsføring og strategi. I jobben sin brenner han for å hjelpe virksomheter med å bygge kompetanse og ta i bruk riktige systemer for å lykkes med prosjekter og initiativer. På fritiden kobler han best av når han får bruke tid på Haugen gård i Femundsmarka eller når han får spille trommer i bandet sitt.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Skal du velge samspill som gjennomføringsmodell?

Samspill som gjennomføringsmodell er en tilnærming som legger vekt på samarbeid, kommunikasjon og samhandling mellom alle involverte parter i et prosjekt. Denne modellen går bort fra de tradisjonelle hierarkiske modellene og fokuserer i stedet på samarbeid mellom teamene for å oppnå best mulig resultater. Samspill som gjennomføringsmodell er imidlertid ikke en enkel tilnærming. Det kreves solid kompetanse i prosjektorganisasjonen for å lykkes. Så hva er det som må være på plass?

5 suksessfaktorer for bærekraftige byggeprosjekter

Det settes stadig høyere krav til bærekraftsarbeidet i bygg og anleggsbransjen – med god grunn. Sektoren er den tredje største forurenseren, og står for 40% av verdens Co2-utslipp. Om vi skal snu dette, må vi som jobber i bransjen se vårt ansvar og bidra til å redusere utslipp og energibruk, slik at vi sørger for å i fremtiden bygge på en måte som setter mindre spor.

Hva er egentlig prosjektledelse?

«Prosjekt» og «prosjektledelse» er utbredte begreper. Men hva vil det egentlig si å bedrive prosjektledelse? I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva et prosjekt er, hva som inngår i prosjektlederrollen og hvordan kunnskap om faget har blitt en ettertraktet kompetanse i dagens arbeidsmarked.