Prosjekter kan ofte være komplekse og tunge å forholde seg til. Det kan også være krevende å holde oversikten over det totale omfanget.
Ved etablering av en fremdriftsplan er det hensiktsmessig å bryte ned arbeidet i mindre deler. Slik får du enklere oversikt over prosjektet på en strukturert måte. Dette kan gjøres ved å lage en arbeidsnedbrytningsstruktur (Work Breakdown Structure / WBS).
Hva er en arbeidsnedbrytningsstruktur?
PRINCE2-metodikken beskriver arbeidsnedbrytningsstruktur som «en hierarkisk nedbrytning av alt arbeid som må fullføres i løpet av en plan, den inneholder kun aktiviteter». Prince2-metodikken beskriver også en produktnedbrytningsstruktur, men det skal vi ikke gå inn på her.
Figur 1: Eksempel på WBS
En arbeidsnedbrytningsstruktur gjør det enklere å:
- danne et godt utgangspunkt for planlegging
- bryte ned prosjektet i håndterbare arbeidspakker
- tidsplanlegge de ulike arbeidspakkene og avhengigheter til andre aktiviteter
- danne grunnlaget for å estimere prosjekter på en nøyaktig måte
- sørge for at leveranser/hele arbeidsomfanget er inkludert
- fordele ressurser
- standardisere WBS-en slik at kodingen/nummereringen er lik for alle prosjekter for å hente ut erfaringstall
Figur 2: Eksempel på en arbeidnedbrytningsstruktur for prosjekt hus
Hvordan lager du en arbeidsnedbrytningsstruktur?
For at du som prosjektleder skal få best mulig utbytte av planleggingen, er det viktig å samarbeide med personer som har god erfaring og kompetanse fra prosjektarbeid. Her kan du gjerne hente inn kunnskap og erfaring fra andre organisasjoner også. Det kan være en fin ting for teamet å gjøre sammen for å bli kjent med arbeidsomfanget og sikre eierskap til WBS-en og arbeidspakkene. Det er ikke sikkert du blir ferdig med dette ila. en seanse. Det kan være iterativ prosess som går over en periode etter hvert som prosjektet utvikler seg.
Enten du er glad i å tegne eller foretrekker tekst, kan det ofte være en god idé å få tanker og ideer du sitter inne med ned på papiret. En god fremgangsmåte er å starte med å tegne opp arbeidsnedbrytningsstrukturen. Dette kan du gjøre veldig enkelt med penn og papir. Du trenger ikke begynne med avanserte planleggingsprogrammer.
En lavterskel fremgangsmåte
Start med et blankt ark eller post-it-lapper. Benytt deg av figur 2 over som eksempel. Tegn en boks øverst midt på arket. Her skriver du navnet på prosjektet (ref. nivå 0 i figur 2 over). Tenk over hvilke deler (en del kan være faser, leveranser, delprosjekter etc. Bruk det som er mest hensiktsmessig for deg) prosjektet består av. Lag en boks for hver av disse delene under den øverste boksen (ref. nivå 1 i figur 2 over).
Få oversikt over hvilke leveranser delprosjektene består av. Lag en boks for hver. Disse leveransene kalles arbeidspakker og nivået kalles arbeidspakkenivå (ref. nivå 2 i figuren). Oppgavene som utføres i hver arbeidspakke kalles aktiviteter (ref. nivå 3 i figuren). Antall nivåer avhenger av størrelsen på prosjektet ditt og behovet for detaljering.
Alle bokser på alle nivå bør få en unik identitet. Dette kan eksempelvis bestå av 1 på prosjektnivå, 1.01, 1.02 etc. på produktnivå, 1.010.1 og 1.01.02 arbeidspakkenivå, og 1.01.01.01 og 1.01.01.02 på aktivitetsnivå. Se figur 2 over for eksempel. Dette gir elementene en entydig identifikasjon og hjelper deg med å holde oversikt i prosjektnedbrytningsstrukturen. Det er lurt å ha med 0 foran de første sifrene da du kan bli nødt til å legge til mer enn 9 siffer, når man senere skal sortere disse er dette lettere om man hele tiden bruker 2 siffer i nummereringen.
Ansvaret for planlegging og gjennomføring av en aktivitet skal ligge hos en person. Samtidig er det viktig å sørge for at alle har en felles oppfatning av prosjektet slik at du unngår forvirring.
Beskriv innholdet i aktivitetene
Dette kalles ofte for et KTR-ark. Beskrivelsen skal inneholde arbeidet som skal utføres med et fornuftig detaljeringsnivå, krav til kvalitet, K - kostnadene, R - ressursbehovet, T - tidsforbruket. KTR-beskrivelsen skal også inneholde navnet på aktivitetsansvarlig.
Figur 3: eksempel på et KTR-ark
Kvalitetskrav, også kalt akseptansekriterier, er viktig. Dette er målbare forhold som gjør det mulig å angi om aktiviteten tilfredsstiller sluttkravene til kvalitet for at arbeidet skal kunne sjekkes av som utført.
Lag et dokument for oppsummering
Det bør utarbeides et dokument som beskriver arbeidsnedbrytningsstrukturen. Husk å inkludere KTR-arkene.
Følger du punktene over, vil du ha et godt grunnlag for å etablere en tidsplan, kostnadsestimat og ressursoversikter i ditt prosjekt. Siden et prosjekt sjelden gjennomføres uten endringer, vil det kunne være behov for å revidere strukturen underveis i prosjektet. Planleggingsmøter eller fremdriftsmøter kan brukes til å kontrollere leveransene blant annet opp mot KTR-arkene.
Prosjektplanlegging kan virke som mye arbeid, men tiden som investeres i god planlegging både på forhånd og underveis er alfa omega for å kunne gjennomføre et prosjekt på en forutsigbar måte.
