En enkel oppskrift på en arbeidsnedbrytningsstruktur

Prosjektoppstart og planlegging

5 min. lesning

Skrevet av
Nora Søbye 06-07-2024

Prosjekter kan ofte være komplekse og tunge å forholde seg til. Det kan også være krevende å holde oversikten over det totale omfanget.

Ved etablering av en fremdriftsplan er det hensiktsmessig å bryte ned arbeidet i mindre deler. Slik får du enklere oversikt over prosjektet på en strukturert måte. Dette kan gjøres ved å lage en arbeidsnedbrytningsstruktur (Work Breakdown Structure / WBS).

Hva er en arbeidsnedbrytningsstruktur?

PRINCE2-metodikken beskriver arbeidsnedbrytningsstruktur som «en hierarkisk nedbrytning av alt arbeid som må fullføres i løpet av en plan, den inneholder kun aktiviteter». Prince2-metodikken beskriver også en produktnedbrytningsstruktur, men det skal vi ikke gå inn på her.

WBS Figur 1: Eksempel på WBS

En arbeidsnedbrytningsstruktur gjør det enklere å:

danne et godt utgangspunkt for planlegging
bryte ned prosjektet i håndterbare arbeidspakker
tidsplanlegge de ulike arbeidspakkene og avhengigheter til andre aktiviteter
danne grunnlaget for å estimere prosjekter på en nøyaktig måte
sørge for at leveranser/hele arbeidsomfanget er inkludert
fordele ressurser
standardisere WBS-en slik at kodingen/nummereringen er lik for alle prosjekter for å hente ut erfaringstall

WBS hus

Figur 2: Eksempel på en arbeidnedbrytningsstruktur for prosjekt hus

Hvordan lager du en arbeidsnedbrytningsstruktur?

For at du som prosjektleder skal få best mulig utbytte av planleggingen, er det viktig å samarbeide med personer som har god erfaring og kompetanse fra prosjektarbeid. Her kan du gjerne hente inn kunnskap og erfaring fra andre organisasjoner også. Det kan være en fin ting for teamet å gjøre sammen for å bli kjent med arbeidsomfanget og sikre eierskap til WBS-en og arbeidspakkene. Det er ikke sikkert du blir ferdig med dette ila. en seanse. Det kan være iterativ prosess som går over en periode etter hvert som prosjektet utvikler seg.

Enten du er glad i å tegne eller foretrekker tekst, kan det ofte være en god idé å få tanker og ideer du sitter inne med ned på papiret. En god fremgangsmåte er å starte med å tegne opp arbeidsnedbrytningsstrukturen. Dette kan du gjøre veldig enkelt med penn og papir. Du trenger ikke begynne med avanserte planleggingsprogrammer.

En lavterskel fremgangsmåte

Start med et blankt ark eller post-it-lapper. Benytt deg av figur 2 over som eksempel. Tegn en boks øverst midt på arket. Her skriver du navnet på prosjektet (ref. nivå 0 i figur 2 over). Tenk over hvilke deler (en del kan være faser, leveranser, delprosjekter etc. Bruk det som er mest hensiktsmessig for deg) prosjektet består av. Lag en boks for hver av disse delene under den øverste boksen (ref. nivå 1 i figur 2 over).

Få oversikt over hvilke leveranser delprosjektene består av. Lag en boks for hver. Disse leveransene kalles arbeidspakker og nivået kalles arbeidspakkenivå (ref. nivå 2 i figuren). Oppgavene som utføres i hver arbeidspakke kalles aktiviteter (ref. nivå 3 i figuren). Antall nivåer avhenger av størrelsen på prosjektet ditt og behovet for detaljering.

Alle bokser på alle nivå bør få en unik identitet. Dette kan eksempelvis bestå av 1 på prosjektnivå, 1.01, 1.02 etc. på produktnivå, 1.010.1 og 1.01.02 arbeidspakkenivå, og 1.01.01.01 og 1.01.01.02 på aktivitetsnivå. Se figur 2 over for eksempel. Dette gir elementene en entydig identifikasjon og hjelper deg med å holde oversikt i prosjektnedbrytningsstrukturen. Det er lurt å ha med 0 foran de første sifrene da du kan bli nødt til å legge til mer enn 9 siffer, når man senere skal sortere disse er dette lettere om man hele tiden bruker 2 siffer i nummereringen.

Ansvaret for planlegging og gjennomføring av en aktivitet skal ligge hos en person. Samtidig er det viktig å sørge for at alle har en felles oppfatning av prosjektet slik at du unngår forvirring.

Beskriv innholdet i aktivitetene

Dette kalles ofte for et KTR-ark. Beskrivelsen skal inneholde arbeidet som skal utføres med et fornuftig detaljeringsnivå, krav til kvalitet, K - kostnadene, R - ressursbehovet, T - tidsforbruket. KTR-beskrivelsen skal også inneholde navnet på aktivitetsansvarlig.

KTR-ark Figur 3: eksempel på et KTR-ark

Kvalitetskrav, også kalt akseptansekriterier, er viktig. Dette er målbare forhold som gjør det mulig å angi om aktiviteten tilfredsstiller sluttkravene til kvalitet for at arbeidet skal kunne sjekkes av som utført.

Lag et dokument for oppsummering

Det bør utarbeides et dokument som beskriver arbeidsnedbrytningsstrukturen. Husk å inkludere KTR-arkene.

Følger du punktene over, vil du ha et godt grunnlag for å etablere en tidsplan, kostnadsestimat og ressursoversikter i ditt prosjekt. Siden et prosjekt sjelden gjennomføres uten endringer, vil det kunne være behov for å revidere strukturen underveis i prosjektet. Planleggingsmøter eller fremdriftsmøter kan brukes til å kontrollere leveransene blant annet opp mot KTR-arkene.

Prosjektplanlegging kan virke som mye arbeid, men tiden som investeres i god planlegging både på forhånd og underveis er alfa omega for å kunne gjennomføre et prosjekt på en forutsigbar måte.

Skrevet av Nora Søbye

Nora jobber med prosjekt kontroll i divisjonen Construction. Hun har lang erfaring innen gjennomføring av større prosjekter, særlig innen energisektoren hvor hun har jobbet med prosjektstyring. Nora har en bachelor i logistikkingeniør og Europastudier. Det som motiverer henne mest, er å jobbe i team hvor man løser oppgaver sammen bygd på psykologisk trygghet og åpenhet. På fritiden liker Nora å samle venner rundt god mat og gode samtaler.

Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

03-12-2025 Prosjekter som har formet Norge

Hva har formet norsk prosjektledelse de siste 25 årene, og hvilken retning tar faget nå? Det er nå 25 år siden forskningsprogrammet Prosjektstyring år 2000, ledet av Halvard S. Kilde, administrerende direktør i Metier, satte en ny standard for prosjektfaget i Norge. I den anledning har Fagprogrammet i prosjektledelse ved NTNU sett nærmere på hvordan Norge har videreført arven etter programmet. Resultatet er jubileumstidsskriftet Prosjekter som har formet Norge, med 31 kapitler som beskriver prosjektledelse som fagområde, fyrtårnprosjekter, forskningsprosjekter og hvordan prosjektfaget kan utvikle seg de neste ti årene. Du kan lese hele tidsskriftet på NTNUs sider. Metier har bidratt med disse tre artiklene: PNB - beredskapssenter levert på tid og budsjett Hvordan lykkes man med et statlig byggeprosjekt der tidsplanen er stram, kravene absolutte og kompleksiteten høy? Politiets nasjonale beredskapssenter (PNB) på Taraldrud er et eksempel på dette, og er et prosjekt som traff på tid, kost og kvalitet. Det ble også brukt som et referanseprosjekt i veilederen for Verdistyrt prosjektutvikling (VPU). Magne Lilleland-Olsen, Business Director i Metier, har ledet arbeidet med VPU og er ekspert på tidligfase. I artikkelen går han tett på de viktigste grepene som gjorde PNB til en suksess: tydelig eierstyring, en operativ design-to-cost-tilnærming, en kompakt og beslutningsdyktig organisasjon, og ikke minst tidlig entreprenørinvolvering som sikret tempo, kvalitet og forutsigbarhet. Resultatet ble et anlegg som ikke bare oppfylte alle krav, men som også demonstrerte hvordan metodikk og praksis kan gi effekter i store, offentlige prosjekter. Les hele artikkelen her Kap. 16: s. 111-114 BA2015 – et treårig FoU-program Sammen med Bjørn Andersen, professor ved NTNU, har Halvard S. Kilde skrevet om et av de største løftene i bygg-, anlegg- og eiendomsnæringen de siste tiårene. I 2012 gikk sentrale aktører fra næringsliv, akademia og offentlige byggherrer sammen for å gjøre noe med en næring preget av lav produktivitetsvekst og fragmentert praksis. På initiativ fra Metier ble dette til BA2015 – et treårig forbedringsprogram som koblet forskning og praksis. PS 2000 la fundamentet for moderne prosjektstyring og samspill, men BA2015 tok neste steg: veiledere for beste praksis, demonstrasjonsprosjekter, datadrevet benchmarking og etableringen av Byggenæringens Prosjektskole. Summen var et mer kunnskapsbasert og profesjonalisert grunnlag for hvordan vi planlegger, styrer og gjennomfører prosjekter i Norge. Les hele artikkelen her Kap. 19: s. 129-136

Vegard Sannesmoen

17-09-2025 Gjør en interessentanalyse på 60 minutter

Når prosjekter går galt og tallene blinker rødt, er det enkelt å peke på rapporter og fremdriftsplaner. Men ofte sporer prosjektet av fordi vi enten undervurderer, eller i beste fall feilvurderer, mennesker. Derfor trenger du en interessentanalyse, og vi gir deg oppskriften på en workshop du kan gjennomføre på en time. For organisasjonsteoretikere som Henry Mintzberg har påpekt at ledere bruker opp mot 80 prosent av arbeidstiden sin på kommunikasjon. Og det er jo ikke så rart, for prosjekter handler i aller høyeste grad om mennesker. En stor del av å lede prosjekter innebærer å forholde seg til et bredt spekter av personer, grupper og team som kan påvirke eller bli påvirket av det vi gjør. Disse omtaler vi som interessenter. Interessenter kan velte et prosjekt. De kan også være nøkkelspillere i å redde det. Vi går gjennom hvorfor du trenger analysen, og hvordan du kan fasilitere en workshop for å få alle til å dra i samme retning. I store og komplekse prosjekter er ikke jobben løst på en time. Men en workshop kan likevel være et første steg mot å samle prosjektgruppen rundt en felles forståelse og retning. I mer krevende prosjekter blir denne typen samlinger en inngangsport til mer omfattende prosesser med dypere analyser.

Brage Karde Valdermo

23-07-2025 Hva er forskjellen på suksessfaktorer og suksesskriterier i prosjekter?

Det er viktig å ha fokus på hva som skal til for å lykkes når du jobber med prosjektledelse. To begreper som ofte diskuteres er suksessfaktorer og suksesskriterier. Selv om disse begrepene kan virke like, representerer de to forskjellige aspekter av prosjektets suksess. I dette blogginnlegget skal vi utforske forskjellen mellom suksessfaktorer og suksesskriterier, og hvordan de begge spiller en avgjørende rolle i å sikre vellykkede prosjekter.

Kristine Lindeman