Prosjektteam dannes for alle typer prosjekter. Fra de aller minste prosjektene, til de virkelig store, langvarige og svært kostbare. Felles for alle prosjektteam er at de er en midlertidig sammensatt gruppe med ett felles prosjektmål.
Det finnes prosjektteam som alltid leverer gjentakende gode leveranser på tid, kost og kvalitet. Andre mislykkes stadig på en eller flere parametre. Så hvordan sikrer man egentlig at prosjektteamet blir effektivt og velsmurt? Her gir vi deg 8 tips.
1. Skap motivasjon og stolthet gjennom felles mål
Det er viktig med godt kommuniserte mål og oppstartsmøter som sikrer at teamet har felles motivasjon og forståelse for hva prosjektet skal ende i. Det er en viktig driver i oss alle at jobben vi gjør verdsettes og sees i sammenheng med noe større. Blir det rusk i maskineriet ett sted, ødelegger dette for flyten.
Planleggingsmøter der det settes realistiske delmål for prosjektet er også en nøkkel til å skape effektive team. Motiverte og målbevisste prosjektdeltakere som føler et eierskap til målet danner grunnlaget for et effektivt prosjektteam.
Les også: Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?
2. To teamdimensjoner: faglige roller og personlighetstyper
Som prosjektleder står man sjelden fritt til å sette sammen teamet slik man kunne ønske. Derfor er det viktig å evne og trekke på de styrkene som finnes i det teamet man får.
I første rekke må teamets medlemmer ha de rette faglige kvalifikasjonene. I tillegg vil alle prosjektteam bestå av ulike personligheter som også gir teamet styrke og karakter. En god prosjektleder optimaliserer kommunikasjonen i teamet, bruker tid på å la deltakerne bli godt kjent og er bevisst på teamets styrker og svakheter. Alt dette bidrar til effektive team.
3. Teamet eller teamenes størrelse må være tilpasset prosjektet
I et prosjekt kan vi ha mange deltakere. Da er det viktig at prosjektleder tenker over størrelsen på teamene når han eller hun deler inn i delprosjekter og arbeidsgrupper. Størrelsen på teamet kan være avgjørende for hvor effektivt teamet er. Det kan derfor også være med på å påvirke sluttresultatet og kvaliteten på leveransen.
Det er ofte enklere å administrere mindre team, men de kan inneha for snever kompetanse og vil være sårbare ved frafall. Det er naturlig at et større team har en større faglig bredde og flere personligheter, men større prosjektteam er ofte tyngre å administrere. Store team er en krevende arbeidsform, og slike team bør med fordel ha en overvekt av prosjektdeltakere med tidligere storteam-erfaring representert.
4. Utvikling og modning
Prosjektet må selvsagt følge regler som beskrevet i prosjektmodellen, men teamet må også lage egne spilleregler for samarbeid og beslutninger. Alle skal bli hørt og enes om hvordan jobbhverdagen skal være. Dette kan være enkle punkter som:
- I våre møter sitter ingen på PC og driver med annen jobb
- Vi stiller presis kl. 08 til 10 minutters daglig briefing der vi tar opp rusk i systemet, løser utfordringene fortløpende, gir ros og deler erfaring.
Prosessen er ikke ferdig og finjustert etter ett møte, men trengs å minnes på og jevnlig "pleies" for å sikre at spillereglene følges naturlig av alle prosjektets deltakere.
5. Tydelig prosjektleder med "riktig" lederstil
En god prosjektleder evner å jobbe gjennom andre, delegere og spille de andre i teamet gode. Du kan være en erfaren og kompetent prosjektleder. Men hvis du ikke evner å tilpasse deg omgivelsene og lytte til andre, kommer du ingen vei.
Det har blitt sagt at en god leder er mer i gangene enn ved pulten sin. Svært fagsterke personer i rollen som prosjektleder kan resultere i en overkant detaljfokusert og "hands-on" leder. De beste prosjektlederne vet ikke nødvendigvis mest om hva som skal leveres og produseres, men de evner å hente ut det beste i hver enkelt.
6. Forankre viktigheten av prosjektet for andre ansatte
Omgivelsene må anse porsjektteamets arbeid som viktig. Det vil si at organisasjonen, og lederne må være inneforstått med at prosjektarbeidet kommer til å ta opp noe av teamets tid. Det er essensielt at det er avklart hvor stor del av arbeidstiden den enkelte skal bruke i prosjektet og at tiden øremerkes av den ansatte selv, samt av arbeidsgiver. Det er viktig for trivselen til den enkelte prosjektdeltaker at det er balanse mellom innsats i prosjektarbeidet og det daglige, operative arbeidet i linjen.
7. Teamidentitet på tross av geografisk spredning
Av og til sitter prosjektdeltakere spredt over flere avdelinger eller på forskjellige geografiske steder, og samlokalisering er ikke alltid et alternativ. Disse prosjektene har en ekstra utfordring da lokaliseringen vanskeliggjør den daglige ansikt til ansikt-interaksjonen. Da er det ekstra viktig å holde på en god kommunikasjonsflyt. Prøv også å sikre arenaer for fysikse samlinger så langt det lar seg gjøre. Prosjekter med dårlige kommunikasjonskanaler og ineffektiv interaksjon og informasjonsdeling vil ha mindre sannsynlighet for å lykkes.
8. God kommunikasjon - internt og eksternt
Prosjektteam som har brukt tid på punktene over er godt rustet til å ha god kommunikasjon gjennom prosjektet. Effektive prosjektteam er pro-aktive. Det vil si at de er tidlig ute i oppstarten for å sikre at alt legges til rette for et godt og åpent kommunikasjonsforhold til samarbeidspartnerne. I de prosjektene der kommunikasjonslinjene internt og eksternt har blitt opprettholdt og prioritert gjennom hele prosjektets levetid ser vi at det skapes effektive teamprosesser.
Les også: 4 tips for god kommunikasjon i prosjekter
