Slik bør prosjekter organiseres

En klar organisering av prosjektet er sentralt for at prosjektets involverte ressurser har en god forståelse for hva deres rolle innebærer, og hvem som kan fatte beslutninger og løse eventuelle utfordringer som oppstår. 

Vi gir deg en generell innføring i prosjekters organisasjonsstruktur og prosjektrollenes overordnede oppgaver.

Hva er organisasjonsstrukturens formål?

Prosjektets organisasjonsstruktur beskriver styringsgruppens ulike roller i prosjektet på vegne av ledelsen og andre som er inkludert i prosjektet. Det er viktig at det til hver rolle finnes en beskrivelse av ansvar. Samlet sett skal det totale ansvar med tilhørende myndighet sikre en effektiv og god gjennomføring av prosjektet. 

Figuren under er et eksempel på en organisasjonsstruktur:

Alle roller har en begrenset myndighet. Dersom rollen er i ferd med å gå utover sin myndighet, skal problemstillingen eskaleres til det nivå som er nødvendig for å finne en løsning.

La oss ta et eksempel: Delprosjektleder har et forslag til en endring som vil styrke prosjektet. Dette må da løftes opp til prosjektleder som, avhengig av mandat, kan beslutte eller sende forslaget videre. Beslutningen fattes på riktig nivå som igjen sender instrukser nedover linjen om utførelse av arbeid og oppdatering av rammer. 

Roller og ansvar for nøkkelressursene i et prosjekt

Tabellen under viser en oversikt over typiske roller og ansvar i et prosjekt.

Roller og ansvar i prosjektorganisasjonen

Prosjekteier

Prosjekteier er gjerne en linjeleder som er ansvarlig for anvendelse og drift av prosjektets leveranser. I større prosjekter oppnevnes i tillegg en styringsgruppe som i praksis er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i tråd med prosjekteiers behov og at prosjektleder har kontroll over fremdriften. I styringsgruppen sitter sentrale linjeledere, brukere og eventuelt eksterne bidragsytere.

LES OGSÅ: Sammensetning av profesjonelle styringsgrupper

Prosjektleder

Prosjektleder rapporterer fremdrift og status til prosjekteier som vanligvis leder styringsgruppen. Styringsgruppen har besluttende myndighet innenfor sitt mandat og kan beslutte endringer av prosjektets innhold, organisasjon og budsjett i samråd med prosjekteier.

LES OGSÅ: Forskjellen på en prosjektleder og prosjekteier

Hvordan velger man prosjektleder?

En dyktig prosjektleder er viktig for alle prosjekter. En prosjektleders rolle endres vesentlig med størrelsen på prosjektet. I mindre prosjekter må gjerne prosjektleder gjøre faglig arbeid i tillegg til prosjektlederloppgaver, mens i store prosjekt delegeres alt faglig arbeid. Prosjektleders viktigste oppgave er da å lede teamet innenfor rammene av god praksis i prosjektledelse. Prosjektets størrelse og kompleksitet er dermed det som setter krav til prosjektleder.

Prosjektleder må besitte ulike doser av det følgende:

• Lederegenskaper
• Faglig kunnskap
• Kunnskap om prosjektledelse og erfaring fra prosjekter

Hvem velger prosjektleder?

Det er prosjekteier som velger ut prosjektleder. Det kan også hende at man av ulike årsaker skifter prosjektleder underveis i prosjektet. Noen prosjektledere er kreative i tidligfase og passer best til å finne gode konsepter, mens andre er flinke til å gjennomføre i henhold til plan. 

Referansegruppe

I faglig utfordrende prosjekter oppnevnes ofte en referansegruppe. Medlemmer her er gjerne ulike fageksperter som kan gi råd til prosjektleder og eventuelt styringsgruppen om valg av faglige løsninger. Referansegruppen har ikke besluttende myndighet.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på en styringsgruppe og en referansegruppe?

Delprosjektleder

Under prosjektleder finnes det mange ulike roller, avhengig av prosjektets størrelse. Det kan være at utøvende funksjon ligger hos prosjektmedarbeiderne, hos en leverandør eller at prosjektet har flere nivåer som gjør at delprosjektledere er nødvendige. En delprosjektleder får da delegert ansvar og myndighet fra prosjektleder til å lede en definert del av prosjektet. I litt større prosjekter er det vanlig at prosjektleder har roller under seg med ansvar for å støtte (Prosjektstøtte) med oppgaver som rapportering, fremdriftsoppfølging, usikkerhetsstyring, økonomi etc.

Prosjekter skal organiseres etter behov og i mindre prosjekter har man kanskje kun en prosjekteier som både ivaretar grensesnitt med ledelsen og har styringsgruppens ansvar. Det er også vanlig at prosjektleder ivaretar de fleste oppgavene innenfor prosjektstøtte.

Alle prosjekter må minimum bestå av prosjekteier, prosjektleder og prosjektmedarbeider(e).