En prosjektorganisasjon kan i hovedsak organiseres på tre forskjellige måter, etter hva som er mest hensiktsmessig. Her gir vi deg et overblikk over disse måtene å organisere prosjektorganisasjoner på, samt fordeler og ulemper ved hver og en av de.
Hva er egentlig et prosjekt?
Et prosjekt opprettes som en midlertidig, temporær organisasjon, med oppgave å planlegge og gjennomføre aktiviteter for å nå satte prosjektmål.
Prosjektet består gjerne av ressurser på tvers av avdelinger med ulik kompetanse, noen ganger også med innleide ressurser og leverandører. En intern organisering i prosjektet med klare roller, ansvar, myndighet og rapporterings-linjer er avgjørende for å lykkes med prosjektet. I denne forbindelse ligger det en utfordring i at prosjektet er av midlertidig karakter og det er unikt. Roller og ansvar må derfor beskrives for hvert enkelt prosjekt, selv om det finnes generelle prinsipper for organisering av prosjekter som alle prosjekter bør ta utgangspunkt i.
Et prosjekt kan i hovedsak organiseres på tre måter:
- Funksjonell prosjektorganisasjon (i selve linjeorganisasjonen, mørke-grå bokser)
- Selvstendig prosjektorganisasjon (oransje bokser)
- Matriseorganisasjon (på tvers av linjeorganisasjonen, lyse-grå bokser)
Hvilken organisasjonsform som er mest hensiktsmessig avhenger av prosjektet og hvordan organisasjonen du jobber i påvirkes av det.
Funksjonell prosjektorganisasjon
Mindre prosjekter gjennomføres ofte som en funksjonell prosjektorganisasjon. Om det finnes nok kompetanse og ressurser til at prosjektet i sin helhet kan gjennomføres av en avdeling eller av en funksjon i virksomheten, er det ikke nødvendig med større organisasjonsmessige grep. Dersom man imidlertid har behov for kompetanse og ressurser utenfra, og et bredt eierskap i organisasjonen, kan det oppstå problemer om man velger denne formen for prosjektorganisasjon. I en funksjonell prosjektorganisasjon er det som oftest linjeleder som eier ressursene, og prosjektleder har liten makt og innflytelse dersom linjeleder ønsker å omdisponere ressurser.
Fordeler
- Høy faglig kompetanse knyttet til arbeidet som skal utføres
- Teamet kjenner hverandre godt og er vant til å jobbe sammen
- Gode muligheter for erfaringsoverføring til neste prosjekt
- Kommunikasjon foregår gjennom etablerte linjer
Mulige ulemper
- Vanskelig å involvere andre funksjoner ved behov for annen kompetanse
- Vanskelig å skape et eierskap utover egen funksjon
- Vanskelig å skaffe andre ressurser dersom teamet ikke klarer å samarbeide
- Vanskelig å kommunisere til andre funksjoner i virksomheten
Selvstendig prosjektorganisasjon
Et selvstendig prosjekt er en frittstående organisatorisk enhet i eller utenfor virksomheten. Slike prosjektorganisasjoner ser vi gjerne i store prosjekter. I store, komplekse prosjekter, gjerne med flere virksomheter involvert og en krevende kunde, er det viktig at prosjektleder har stor grad av makt og innflytelse for å lykkes med å nå prosjektets mål. Å opprette en selvstendig prosjektorganisasjon er ofte en av suksessfaktorene i disse prosjektene.
Fordeler
- God tilgang på kompetente ressurser til å utføre arbeidet
- Mulighet for raske beslutninger i prosjektet ved behov
- Teamutvikling kan skape et sterkt samhold og god kultur i prosjektet
- Fokus fra ledelsen da prosjektet er viktig for virksomheten
Mulige ulemper
- Mangelfull utnyttelse av ressurser i perioder med mindre arbeidsmengde
- Vanskelig å lykkes med erfaringsoverføring tilbake til virksomheten
- Det oppstår ulike kulturer og avstand mellom prosjektet og linjen
- Vanskelig for personell med ledende posisjoner i prosjektet å gå tilbake til sin ”vanlige” jobb i linjen etter prosjektets slutt
Matriseorganisasjon
Matriseorganisering er den vanligste organisasjonsformen for prosjekter innad i organisasjoner, fordi den gir god utnyttelse av virksomhetens begrensede ressurser. Men det er også en kompleks organisasjonsform som krever et godt samarbeid mellom prosjekt og linje basert på definerte spilleregler.
Prosjektet anvender linjeorganisasjonens tverrfaglige kompetanse, og prosjektet "kjøper" ressurser fra linjen med belastning og varighet etter behov.
Du kan lære mer om prosjektorganisering i våre sertifiseringsstudier i prosjektledelse.
Fordeler:
- Du har tilgang på linjens tverrfaglige kompetanse
- Stor fleksibilitet; ressurser kan deles av mange prosjekter samtidig
- Det er mulig å skape involvering og eierskap i hele virksomheten – ”vårt prosjekt”
- Gode muligheter for erfaringsoverføring ved at mange avdelinger deltar i prosjektet
Mulige ulemper:
- Mange prosjekter gir konkurranse om ressurser.
- Dårlig utnyttelse av ressurser som er allokert til prosjektene
- Ressursene har flere sjefer å forholde seg til; både linjeledere og prosjektledere
- Prosjekter prioriteres ikke og ressursstyringen er tilfeldig
