3 mater a organisere prosjekter pa.png

3 måter å organisere prosjekter på

Skrevet av Jon Arve Wålberg - 22. mai 2017

Et prosjekt opprettes som en temporær organisasjon som har som oppgave å planlegge og gjennomføre aktiviteter for å nå prosjektmål.

Prosjektet består gjerne av ressurser på tvers av avdelinger med ulik kompetanse, noen ganger også med innleide ressurser og leverandører. En intern organisering i prosjektet med klare roller, ansvar, myndighet og rapporterings-linjer er avgjørende for å lykkes med prosjektet. I denne forbindelse ligger det en utfordring i at prosjektet er av midlertidig karakter og det er unikt. Roller og ansvar må derfor beskrives for hvert enkelt prosjekt, selv om det finnes generelle prinsipper for organisering av prosjekter som alle prosjekter bør ta utgangspunkt i.

Et prosjekt kan i hovedsak organiseres på tre måter:

  • Funksjonell prosjektorganisasjon (i selve linjeorganisasjonen, mørke-grå bokser)
  • Selvstendig prosjektorganisasjon (oransje bokser)
  • Matriseorganisasjon (på tvers av linjeorganisasjonen, lyse-grå bokser)

 

null

Hvilken organisasjonsform som er mest hensiktsmessig avhenger av prosjektet og hvordan organisasjonen du jobber i påvirkes av det. Under kan du lese mer om de ulike organisasjonsformene og fordeler og ulemper med dem.


Hvor mye kan du om prosjektledelse? Test deg selv med vår prosjektledelsesquiz!


Funksjonell prosjektorganisasjon

Dersom prosjektet i sin helhet kan gjennomføres av en avdeling eller av en funksjon i virksomheten er det ikke nødvendig med større organisasjonsmessige grep. Men dersom man har behov for andre ressurser og et bredt eierskap i organisasjonen kan det oppstå problemer. Mange mindre prosjekter gjennomføres som en funksjonell prosjektorganisasjon.på denne måten.

Fordeler

  • Høy faglig kompetanse knyttet til arbeidet som skal utføres
  • Teamet kjenner hverandre godt og er vant til å jobbe sammen
  • Gode muligheter for erfaringsoverføring til neste prosjekt
  • Kommunikasjon foregår gjennom etablerte linjer

Mulige ulemper

  • Vanskelig å involvere andre funksjoner ved behov for annen kompetanse
  • Vanskelig å skape et eierskap utover egen funksjon
  • Vanskelig å skaffe andre ressurser dersom teamet ikke klarer å samarbeide
  • Vanskelig å kommunisere til andre funksjoner i virksomheten

I en funksjonell prosjektorganisasjon er det som oftest linjeleder som eier ressursene, og prosjektleder har liten makt og innflytelse dersom linjeleder ønsker å omdisponere ressurser.

Selvstendig prosjektorganisasjon

Et selvstendig prosjekt er en frittstående organisatorisk enhet i eller utenfor virksomheten. Slike prosjektorganisasjoner ser vi gjerne i store prosjekter.

Fordeler

  • God tilgang på kompetente ressurser til å utføre arbeidet
  • Mulighet for raske beslutninger i prosjektet ved behov
  • Teamutvikling kan skape et sterkt samhold og god kultur i prosjektet ”Vi-og-de-kultur”
  • Fokus fra ledelsen da prosjektet er viktig for virksomheten

Mulige ulemper

  • Mangelfull utnyttelse av ressurser i perioder med mindre arbeidsmengde
  • Vanskelig å lykkes med erfaringsoverføring tilbake til virksomheten
  • Det oppstår ulike kulturer og avstand mellom prosjektet og linjen
  • Vanskelig for personell med ledende posisjoner i prosjektet å gå tilbake til sin ”vanlige” jobb i linjen etter prosjektets slutt

I store, komplekse prosjekter, gjerne med flere virksomheter involvert og en krevende kunde, er det viktig at prosjektleder har stor grad av makt og innflytelse for å lykkes med å nå prosjektets mål. Å opprette en selvstendig prosjektorganisasjon er ofte en av suksessfaktorene.

Matriseorganisasjon

Prosjektet anvender linjeorganisasjonens tverrfaglige kompetanse, og prosjektet "kjøper" ressurser fra linjen med belastning og varighet etter behov.

Fordeler:

  • Tilgang på linjens tverrfaglige kompetanse
  • Vanskelig å få ressurser for prosjekter med lav prioritet
  • Stor fleksibilitet; ressurser kan deles av mange prosjekter samtidig
  • Mulig å skape involvering og eierskap i hele virksomheten – ”vårt prosjekt”
  • Gode muligheter for erfaringsoverføring ved at mange avdelinger deltar i prosjektet

Mulige ulemper:

  • Mange prosjekter gir konkurranse om ressurser.
  • Dårlig utnyttelse av ressurser som er allokert til prosjektene
  • Lojalitetskonflikt. Ressursene har flere sjefer å forholde seg til; linjeledere og prosjektledere
  • Prosjekter prioriteres ikke og ressursstyringen er tilfeldig

Matriseorganisering er den vanligste organisasjonsformen for prosjekter fordi den gir god utnyttelse av virksomhetens begrensede ressurser. Men det er også en kompleks organisasjonsform som krever et godt samarbeid mellom prosjekt og linje basert på definerte spilleregler.

Du kan lære mer om projektorganisering i våre sertifiseringsstudier i prosjektledelse.

Quiz: hva kan du om prosjektledelse. Gratis prosjekt-quiz

 

Temaer: Prosjektledelse


Jon Arve Wålberg

Skrevet av Jon Arve Wålberg

Jon Arve jobber som Director of Online Business Development og er ansvarlig for at vi utvikler og tilbyr gode og relevante kurs og sertifiseringer i prosjektledelse via våre nettsider. Han er siviløkonom med spesialisering i internasjonal markedsføring og brenner for landeveissykling, kaffebrenning og ølbrygging. Til frokost nyter han gjerne kokte egg fra egen hønsegård.

Mest leste artikler