Et Gantt-diagram er kort sagt en teknikk som brukes for å visualisere prosjekters tidsplan med aktiviteter og milepæler over tid. Hvorfor kan nettopp et Gantt-diagram være så nyttig? Jo, fordi det visualiserer informasjonen med farger, figurer, koblinger, etc. på en måte at det blir intuitivt å lese informasjonen. Dette er fordelaktig både for å visualisere enkeltaktiviteter i en stor plan, og for å overordnede linjer for en prosjektportefølje eller enkelt prosjekt.
Hvordan ser et Gantt-diagram ut?
Under er et eksempel på et Gantt-diagram. Til venstre i diagrammet vises en liste med aktiviteter og til høyre vises en tidslinje. Hver aktivitet vises som en liggende søyle som representerer aktivitetens varighet samt rekkefølgen på disse med piler som angir avhengigheter.
Figur 1: Eksempel på et Gantt-diagram
Det kan være knyttet tilleggsinformasjon som fullføringsprosent, ressursnavn osv. til søylene. Milepæler vises vanligvis som romber med fast størrelse. Farger er til stor hjelp i visualiseringen. Forskjellige farger hjelper med å skille ulike hierarkiske nivåer, type aktiviteter, sammendrag, milepeler, linker etc. Noen bruker også farger som hører til bedriftens egen design profil for å fremme tilhørighet og gjenkjennbarhet.
Gantt-diagrammer gir en enkel og viktig oversikt
Gantt-diagram kan populeres med mange type informasjon. Dette avhenger av hvor mange detaljer man ønsker å vise. De kan blant annet inneholde:
- Hva skal gjøres - arbeidsomfang
- Når starter prosjektet og når er det planlagt avsluttet – Tidspunkt og varighet på prosjektet
- Når starter en aktivitet og når er den planlagt avsluttet – Tidspunkt og varighet på aktivitetene
- Aktiviteter som overlapper hverandre og eventuelle sammenhenger mellom disse
- Hvem som er ansvarlig for de ulike aktivitetene
- Endringer fra planlagt til revidert datoer og varigheter på aktiviteter
Dette er Gantt-diagrammer nyttige til
Gantt-diagrammer er nyttige til følgende:
- Enkel visualisering av prosjektets tidsplan – Gantt-diagrammet gir et intuitivt overblikk over prosjektet som det er enkelt for alle involverte å forstå.
- Planlegging av prosjekter – varighet, start og slutt på prosjektet, hvor lang tid vil det ta å gjennomføre de enkelte aktivitetene, hvem skal gjøre hva.
- Oppfølging av prosjektet. Dette er en av de litt mer krevende delene ved bruk av Gantt-diagrammer ettersom det krever at man kontinuerlig oppdaterer planen i henhold til prosjektets fremdrift. Men når man gjør det får man en god oversikt over hvordan man ligger an i forhold til hva som opprinnelig var planlagt.
- Gjøre justeringer i prosjektet – den initielle planen vil mest sannsynlig måtte justeres underveis i prosjektet. Fordelen med et Gantt-skjema er at man raskt får en oppdatert oversikt over hvordan hele prosjektet påvirkes av endringer og avvik.
Utvikling av en tidsplan med Gantt-diagram
Prosessen med å utvikle en tidsplan varierer og er gjerne iterativ. Det blir utarbeidet flere versjoner av tidsplanen. Versjonene blir stadig mer detaljerte etter hvert som mer informasjon blir tilgjengelig, inntil den har ønsket detaljnivå og kvalitet. Den iterative prosessen bør være interaktiv og sikre at erfaringer og kvalitet blir innarbeidet i tidsplanen. Ofte vil tidsplanen avdekke at de avtalte tidsfristene ikke kan nås med den opprinnelige planlagte fremgangsmåten. Prosjektteamet må da finne andre måter å løse oppdraget på, og samtidig oppdatere gjennomføringsstrategien og tidsplanen. Det holder ikke bare å justere tidsplanen i forhold til tidsfrister, uten faktisk å endre noe i den planlagte gjennomføringen. Prosjektet må planlegges om igjen for å opprettholde en realistisk tidsplan.
Verktøy for å lage Gantt-diagram
Gantt diagrammene utvikles normalt i planleggingsverktøy som Microsoft Project, Primavera P6 eller Safran. Dette er verktøy som er hensiktsmessige å bruke prosjekter for å få god oversikt over aktivitetene. Det finnes også andre verktøy som kan benyttes om man er mer opptatt av den visuelle effekten av et Gantt diagram og ikke har behov for detaljerte planer i både Excel og Power Point.
Det er mange ulike leverandører på markedet som leverer ulike løsninger. I Power Point kan man bruke plug ins som Think-cell, Grunt (opprinnelig norsk) Office Timeline etc. som er et enkelt verktøy. Fordelene med slike verktøy er at det er mye enklere å bruke og lisensene er billigere slik at man kan ha flere brukere.
Figur 2: eksempel på et Gantt-diagram med mye innhold der det er benyttet Think-cell. Grafikken er hentet fra xelplus.com
Lykke til med planleggingen!
