Et Gantt-diagram er kort sagt en teknikk som brukes for å visualisere prosjekters tidsplan med aktiviteter og milepæler.
Her er et eksempel på et Gantt-diagram.
Til venstre i diagrammet vises en liste med akitiviteter og til høyre vises en tidslinje. Hver aktivitet vises som en liggende søyle som representerer aktivitetetens varighet samt rekkefølgen på disse med piler som angir avhengigheter. Det kan være knyttet tilleggsinformasjon som fullføringsprosent, ressursnavn osv. til søylene. Milepæler vises vanligvis som romber med fast størrelse.
Gantt-diagrammer gir en enkel og viktig oversikt over følgende:
- Hva skal gjøres?
- Når starter en aktivitet og når er den planlagt avsluttet?
- Når starter prosjektet og når er det planlagt avsluttet?
- Hvilke aktiviteter overlapper hverandre og hva er sammenhengen mellom aktivitetene?
- Hvem er ansvarlig for de ulike aktivitetene?
Dette er Gantt-diagrammer nyttige til
Gantt-diagrammer er nyttige til følgende:
- Planlegging av prosjekter – hvem skal gjøre hva, når starter vi, hvor lang tid vil det ta å gjennomføre arbeidet.
- Enkel visualisering av prosjektets tidsplan – Gannt-diagrammet gir er intuitivt overblikk over prosjektet som det er enkelt for alle involverte å forstå.
- Oppfølging av prosjektet. Dette er en av de litt mer krevende delene ved bruk av Gantt-diagrammer ettersom det krever at man kontinuerlig oppdaterer planen i henhold til prosjektets fremdrift. Men når man gjør det får men en god oversikt over hvordan man ligger an i forhold til hva som opprinnelig var planlagt.
- Gjøre justeringer i prosjektet – den initelle planen vil mest sannsynlig måtte justeres underveis i prosjektet. Fordelen med et Gantt-skjema er at man raskt får en oppdatert oversikt over hvordan hele prosjektet påvirkes av endringer og avvik.
Utvikling av en tidsplan med Gantt-diagram
Prosessen med å utvikle en tidsplan varierer og er gjerne iterativ. Det blir utarbeidet flere versjoner av planen, stadig mer detaljert etter hvert som mer informasjon blir tilgjengelig, inntil den har ønsket detaljnivå og kvalitet. Den iterative prosessen bør være interaktiv og sikre at erfaringer og kvalitet blir innarbeidet i planen. Ofte vil planen avdekke at de avtalte tidsfristene ikke kan nås med den opprinnelige planlagte fremgangsmåten. Prosjektteamet må da finne andre måter å løse oppdraget på, og samtidig oppdatere gjennomføringsstrategien og tidsplanen. Det holder ikke bare å justere tidsplanen i forhold til tidsfrister, uten faktisk å endre noe i den planlagte gjennomføringen. Prosjektet må planlegges om igjen for å opprettholde en realistisk tidsplan.
Grad av nøyaktighet og detaljer
Når man utarbeider en tidsplan er det viktig å detaljere den underveis i prosjektet. Figuren nedenfor viser hvordan planer blir mer nøyaktige og detaljerte når tiden for det aktuelle arbeidet nærmer seg. Mer langsiktige planer inneholder skisser, forslag og retningslinjer i stedet for instruksjoner og taktiske detaljer. Den overordnede planen for et prosjekt kalles vanligvis overordnet fremdriftsplan.
Vær obs på at overordnet faseplanen ofte kan legges for mer enn 6-8 uker og at detaljerte planer kan være på både mer eller mindre enn 2-3 uker. De detaljerte planene legges rullerende, ofte rett før perioden planen skal gjennomføres i, starter.
