Hva er forskjellen på avvik og endring i prosjekter?

Prosjektgjennomføring

3 min. lesning

Et prosjekt gjennomføres aldri helt som planlagt. I gjennomføringsfasen vil det oppstå avvik og endringer knyttet til det planlagte arbeidsomfanget. Både avvik og endringer må håndteres av prosjektleder i henhold til etablerte prosesser. Prosjekter som ikke klarer å håndtere avvik og endringer, eller innser for sent at det er nødvendig, vil mislykkes. Men hva er egentlig forskjellen på disse, og hvorfor er det viktig å skille mellom de? 

Prosjektplanlegging bygger på antakelser om prosjektets miljø og rammebetingelser. Ettersom det ikke er mulig å forutsi fremtiden, må det forventes at grunnlaget for disse antakelsene vil endres. I prosjekter er det viktig å skille mellom avvik og endringer, da de representerer forskjellige situasjoner som krever forskjellige tiltak.

Avvik

Avvik refererer til situasjoner der prosjektresultatet ikke oppfyller kravene som er satt i prosjektplanen. Altså er avvik forskjellen mellom planlagte/avtalte resultater (kostnader, tidsplan, produktkvalitet og/eller arbeidsomfang) og faktiske resultater.

En jobb med en planlagt varighet på 40 timer, kan for eksempel vise seg å ta 47 timer å fullføre. Vi omtaler dette som et avvik på 7 timer. Avvik er leverandørens ansvar.

Avvik kan oppstå på grunn av feil i planleggingen, utførelsen eller på grunn av uforutsette omstendigheter. Det er viktig å identifisere avvik så tidlig som mulig, slik at det kan treffes tiltak for å korrigere dem og minimere konsekvensene. 


Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


Endring

Endringsbegrepet refererer til endringer i prosjektets miljø, rammebetingelser, mål eller forutsetninger som gjør det nødvendig å justere prosjektplanen. Endringer kan påvirke alt fra en liten og isolert del av prosjektet til prosjektet i sin helhet. Det kan i slike tilfeller være nødvendig å revidere prosjektstrategien og kanskje til og med kontrakten.

Endringer kan være relatert både til prosjektleveranser og arbeidet som går med til å produsere leveransene. I et næringsbyggprosjekt kan for eksempel kunden be leverandøren endre tegningene for parkeringshuset for å gjøre plass til 15 % flere parkeringsplasser. Dette er et eksempel på en endring relatert til leverandørens prosjektleveranser.

Har du lest: Håndtering av endring i kommersielle prosjekter

Hvorfor kontrollere endringer?

Det er helt avgjørende for et prosjekt at endringer blir kontrollert. Et typisk sykdomstegn i mange prosjekter er omfangsøkning (“scope creep”). Det vil si at arbeidsomfanget øker på en ukontrollert måte som følger av mindre justeringer som i utgangspunktet ikke enkeltvis oppfattes sin betydelige. Slike endringer kan ha stor innvirkning på hvor vellykket prosjektet blir dersom de ikke håndteres på en god måte. Man bør derfor være forberedt på endringer ved å følge med på prosjektfremdriften og ha gode rutiner for å håndtere endringer når de oppstår.

I teorien er endringsstyring enkelt. I praksis, derimot, utgjør endringer en av de største risikoene for at et prosjekt slår feil. Årsaken til dette er ofte at det oppstår uenigheter om arbeidsomfanget mellom prosjekteier og prosjekt, eller mellom kunde og leverandør. Slike uenigheter dreier seg gjerne om hva som er inkludert i arbeidsomfanget. Hvis arbeidsomfang og krav ikke er klart definert, kan det føre til at kunden (eller den interne prosjekteieren) og leverandøren har forskjellige forventninger til sluttresultatet.

Ofte kan krav oppfylles på flere ulike måter, og kunden og leverandøren kan ha forskjellig oppfatning av hvorvidt et krav faktisk er oppfylt. Klart definerte krav og tydelige forventninger er derfor viktig for å unngå konflikter i forbindelse med endringer.

En enkeltendring har ofte én primær konsekvens og flere sekundære konsekvenser. De sekundære konsekvensene er nesten umulige å vurdere uten en god endringsstyring.

New Call-to-action

 


I Metier løser vi utfordringer som betyr noe, både for våre kunder og for samfunnet generelt. Vårt samfunnsoppdrag er å bidra til bærekraftig utvikling gjennom bedre prosjekter, virksomhetsutvikling og transformasjon. Målet vårt er å være det selskapet kundene kontakter når de skal planlegge og gjennomføre verdiskapende prosjekter, utviklings- og endringsinitiativ.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

10 tips for å lykkes med miljø og bærekraft i prosjekter

Skal vi nå klimamålene må vi sette i gang initiativer som faktisk reduserer konsentrasjonen av CO2 i atmosfæren. Likevel er det mange som ikke lykkes med å integrere bærekraftaspektet i sine prosjekter. Ofte handler dette om at de ikke har kunnskapen om hvilke bærekraftige løsninger som finnes og hvordan de kan bruke dem på en måte som gir resultater. Her gir vi deg 10 tips for å lykkes med miljø og bærekraft i ditt prosjekt.

De 10 mest leste innleggene på Prosjektbloggen i 2024

Nå oppsummeres 2024, som har vært et stort år for Prosjektbloggen. Vi har gravd dypere i emner som referansegrupper, verdien av en god tidligfase, business cases, prosjektplaner og hvordan man skal få til en god tilbakemeldingskultur.

5 måter AI kan effektivisere prosjektstyringen på

Kunstig intelligens (Artificial Intelligence – AI) har gjort raske fremskritt og begynner nå å bli en verdifull ressurs innenfor mange fagområder. For prosjektledere som ofte sjonglerer tidsfrister, ressurser og kommunikasjon, kan AI tilby løsninger som strømlinjeformer og forenkler arbeidsflyten. Men hvordan kan AI konkret bidra til å effektivisere prosjektstyring, og hvilke muligheter og utfordringer bringer denne teknologien med seg?