Hva er forskjellen på avvik og endring i prosjekter?

Prosjektgjennomføring

3 min. lesning

Et prosjekt gjennomføres aldri helt som planlagt. I gjennomføringsfasen vil det oppstå avvik og endringer knyttet til det planlagte arbeidsomfanget. Både avvik og endringer må håndteres av prosjektleder i henhold til etablerte prosesser. Prosjekter som ikke klarer å håndtere avvik og endringer, eller innser for sent at det er nødvendig, vil mislykkes. Men hva er egentlig forskjellen på disse, og hvorfor er det viktig å skille mellom de? 

Prosjektplanlegging bygger på antakelser om prosjektets miljø og rammebetingelser. Ettersom det ikke er mulig å forutsi fremtiden, må det forventes at grunnlaget for disse antakelsene vil endres. I prosjekter er det viktig å skille mellom avvik og endringer, da de representerer forskjellige situasjoner som krever forskjellige tiltak.

Avvik

Avvik refererer til situasjoner der prosjektresultatet ikke oppfyller kravene som er satt i prosjektplanen. Altså er avvik forskjellen mellom planlagte/avtalte resultater (kostnader, tidsplan, produktkvalitet og/eller arbeidsomfang) og faktiske resultater.

En jobb med en planlagt varighet på 40 timer, kan for eksempel vise seg å ta 47 timer å fullføre. Vi omtaler dette som et avvik på 7 timer. Avvik er leverandørens ansvar.

Avvik kan oppstå på grunn av feil i planleggingen, utførelsen eller på grunn av uforutsette omstendigheter. Det er viktig å identifisere avvik så tidlig som mulig, slik at det kan treffes tiltak for å korrigere dem og minimere konsekvensene. 


Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


Endring

Endringsbegrepet refererer til endringer i prosjektets miljø, rammebetingelser, mål eller forutsetninger som gjør det nødvendig å justere prosjektplanen. Endringer kan påvirke alt fra en liten og isolert del av prosjektet til prosjektet i sin helhet. Det kan i slike tilfeller være nødvendig å revidere prosjektstrategien og kanskje til og med kontrakten.

Endringer kan være relatert både til prosjektleveranser og arbeidet som går med til å produsere leveransene. I et næringsbyggprosjekt kan for eksempel kunden be leverandøren endre tegningene for parkeringshuset for å gjøre plass til 15 % flere parkeringsplasser. Dette er et eksempel på en endring relatert til leverandørens prosjektleveranser.

Har du lest: Håndtering av endring i kommersielle prosjekter

Hvorfor kontrollere endringer?

Det er helt avgjørende for et prosjekt at endringer blir kontrollert. Et typisk sykdomstegn i mange prosjekter er omfangsøkning (“scope creep”). Det vil si at arbeidsomfanget øker på en ukontrollert måte som følger av mindre justeringer som i utgangspunktet ikke enkeltvis oppfattes sin betydelige. Slike endringer kan ha stor innvirkning på hvor vellykket prosjektet blir dersom de ikke håndteres på en god måte. Man bør derfor være forberedt på endringer ved å følge med på prosjektfremdriften og ha gode rutiner for å håndtere endringer når de oppstår.

I teorien er endringsstyring enkelt. I praksis, derimot, utgjør endringer en av de største risikoene for at et prosjekt slår feil. Årsaken til dette er ofte at det oppstår uenigheter om arbeidsomfanget mellom prosjekteier og prosjekt, eller mellom kunde og leverandør. Slike uenigheter dreier seg gjerne om hva som er inkludert i arbeidsomfanget. Hvis arbeidsomfang og krav ikke er klart definert, kan det føre til at kunden (eller den interne prosjekteieren) og leverandøren har forskjellige forventninger til sluttresultatet.

Ofte kan krav oppfylles på flere ulike måter, og kunden og leverandøren kan ha forskjellig oppfatning av hvorvidt et krav faktisk er oppfylt. Klart definerte krav og tydelige forventninger er derfor viktig for å unngå konflikter i forbindelse med endringer.

En enkeltendring har ofte én primær konsekvens og flere sekundære konsekvenser. De sekundære konsekvensene er nesten umulige å vurdere uten en god endringsstyring.

New Call-to-action

 


I Metier løser vi utfordringer som betyr noe, både for våre kunder og for samfunnet generelt. Vårt samfunnsoppdrag er å bidra til bærekraftig utvikling gjennom bedre prosjekter, virksomhetsutvikling og transformasjon. Målet vårt er å være det selskapet kundene kontakter når de skal planlegge og gjennomføre verdiskapende prosjekter, utviklings- og endringsinitiativ.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Et vellykket prosjekt - først når det er en vellykket ibruktakelse

Hva er et vellykket prosjekt? Som prosjektledere og -eiere er det naturlig å trekke frem prosjekttrekanten for å vurdere om vi har levert på tid, innenfor kost og med den kvalitet som er beskrevet. Er svaret ja på alle disse tre, kan det være fristene til å si at prosjektet er vellykket. Men da glemmer vi noe. For kvalitet er også knyttet til de funksjonelle forutsetningene for å kunne levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg. Et vellykket prosjekt må kort og godt resultere i et produkt – et bygg eller annet – som blir brukt, som gir en god nytteverdi for brukerne, og som ikke minst svarer ut behovet det var ment å svare ut. Et vellykket prosjekt betyr derfor også en vellykket ibruktakelse.

Hvorfor bruke klarspråk i prosjekter?

Har du opplevd misforståelser i prosjekter knyttet til uklar kommunikasjon? I prosjektfaget er nettopp god kommunikasjon en viktig suksessfaktor. Det å skrive (og snakke) på en måte som alle involverte i prosjektet forstår, er viktig. Da unngår vi misforståelser, ekstra runder med oppklaring, og i verste fall feil i prosjektene. I dette innlegget viser vi deg hvordan du kan oppnå god og effektiv kommunikasjon i dine prosjekter ved hjelp av prinsipper for klarspråk.

Balansering av prosjekttrekanten i prosjektets gjennomføringsfase

Planer forandrer seg, og underveis i et prosjekt vil det oppstå avvik og endringer. En av de mest sentrale utfordringene for prosjektlederen i gjennomføringsfasen er å beholde balansepunktet mellom tid, kostnader og kvalitet. Som prosjektleder er det ditt ansvar å iverksette tiltak for å minimere negative konsekvenser av avvik, ved å foreta justeringer i prosjektet. Ved endringer i arbeidsomfang er det viktig at konsekvenser knyttet til tids- og ressursforbruk blir inkludert i reviderte tids- og kostnadsestimater. Da er prosjektet i balanse og prosjektlederen har full kontroll. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan prosjekttrekanten balanseres i gjennomføringsfasen av et prosjekt.