Hva er forskjellen på avvik og endring i prosjekter?

Prosjektgjennomføring

2 min. lesning

Et prosjekt gjennomføres aldri helt som planlagt. I gjennomføringsfasen vil det oppstå avvik og endringer knyttet til det planlagte arbeidsomfanget.

Både avvik og endringer må håndteres av prosjektleder i henhold til etablerte prosesser. Prosjekter som ikke klarer å håndtere avvik og endringer, eller innser for sent at det er nødvendig, vil mislykkes.

Hva er endringer?

Prosjektplanlegging bygger på antakelser om prosjektets miljø og rammebetingelser. Ettersom det ikke er mulig å forutsi fremtiden, må det forventes at grunnlaget for disse antakelsene vil endres. I prosjektledelse skiller vi mellom avvik og endringer.

Avvik

Avvik er forskjellen mellom planlagte/avtalte resultater (kostnader, tidsplan, produktkvalitet og/eller arbeidsomfang) og faktiske resultater. En jobb med en planlagt varighet på 40 timer, kan for eksempel vise seg å ta 47 timer å fullføre. Vi omtaler dette som et avvik på 7 timer. Avvik er leverandørens ansvar.


Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


Endring

Endringsbegrepet refererer til endringer i prosjektets miljø, rammebetingelser, mål eller forutsetninger som gjør det nødvendig å justere prosjektplanen. Endringer kan påvirke alt fra en liten og isolert del av prosjektet til prosjektet i sin helhet. Det kan i slike tilfeller være nødvendig å revidere prosjektstrategien og kanskje til og med kontrakten.

Endringer kan være relatert både til prosjektleveranser og arbeidet som går med til å produsere leveransene. I et næringsbyggprosjekt kan for eksempel kunden be leverandøren endre tegningene for parkeringshuset for å gjøre plass til 15 % flere parkeringsplasser. Dette er et eksempel på en endring relatert til leverandørens prosjektleveranser.

Hvorfor kontrollere endringer?

Det er helt avgjørende for et prosjekt at endringer blir kontrollert. Et typisk sykdomstegn i mange prosjekter er omfangsøkning (“scope creep”). Det vil si at arbeidsomfanget øker på en ukontrollert måte som følger av mindre justeringer som i utgangspunktet ikke enkeltvis oppfattes sin betydelige. Slike endringer kan ha stor innvirkning på hvor vellykket prosjektet blir dersom de ikke håndteres på en god måte. Man bør derfor være forberedt på endringer ved å følge med på prosjektfremdriften og ha gode rutiner for å håndtere endringer når de oppstår.

I teorien er endringsstyring enkelt. I praksis, derimot, utgjør endringer en av de største risikoene for at et prosjekt slår feil. Årsaken til dette er ofte at det oppstår uenigheter om arbeidsomfanget mellom prosjekteier og prosjekt, eller mellom kunde og leverandør. Slike uenigheter dreier seg gjerne om hva som er inkludert i arbeidsomfanget. Hvis arbeidsomfang og krav ikke er klart definert, kan det føre til at kunden (eller den interne prosjekteieren) og leverandøren har forskjellige forventninger til sluttresultatet.

Ofte kan krav oppfylles på flere ulike måter, og kunden og leverandøren kan ha forskjellig oppfatning av hvorvidt et krav faktisk er oppfylt. Klart definerte krav og tydelige forventninger er derfor viktig for å unngå konflikter i forbindelse med endringer.

En enkeltendring har ofte én primær konsekvens og flere sekundære konsekvenser. De sekundære konsekvensene er nesten umulige å vurdere uten en god endringsstyring.

Sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.

 


Jon Arve jobber som Director of Online Business Development og er ansvarlig for at vi utvikler og tilbyr gode og relevante kurs og sertifiseringer i prosjektledelse via våre nettsider. Han er siviløkonom med spesialisering i internasjonal markedsføring og brenner for landeveissykling, kaffebrenning og ølbrygging. Til frokost nyter han gjerne kokte egg fra egen hønsegård.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Best Value Procurement (BVP) – effektiv anskaffelse og gjennomføringsmetode for fremtiden

Det er et for høyt konfliktnivå i prosjekter. Det er derfor et stort behov for bedre samspill, effektiv anskaffelse og -gjennomføring. Her kan Best Value Procurement (BVP), en anskaffelses- og  gjennomføringsmetode for fremtiden, være en god løsning.  Vi gir deg en kort bakgrunn om hvorfor du bør velge BVP og kort om metodikken.

Avviksledelse og toleranser i PRINCE2 Agile

Et av prinsippene i PRINCE2 er at prosjekter skal benytte seg av avviksledelse. I praksis betyr det at dersom man går utenfor toleransegrensene som er definert for tid, kostnad, kvalitet, omfang, usikkerhet eller gevinst skal avviket eskalere til neste ledelsesnivå. 

Staten sløser årlig bort flere titalls milliarder på dårlig prosjektstyring

Kostnadsoverskridelser i norske byggeprosjekter får stadig større oppmerksomhet. Vi kan nærmest daglig lese om profilerte prosjekter som sprenger kostnadsrammene. Dette skaper store overskrifter, og årsaksbildet diskuteres flittig av bygg- og anleggsbransjens aktører og ansvarlige departementer.