Noe av det mest kostbare en virksomhet kan gjøre er å iverksette feil prosjekt. Med "feil prosjekt" mener vi prosjekter som ikke bidrar til å realisere virksomhetens strategi. Ofte hopper man på den første og beste ideen uten å utrede alternativer og prioritere hva som er riktig vei frem før man setter i gang. Resultatet kan bli en dyr investering som virksomheten må slite med i flere år fremover.
Velger vi de riktige prosjektene?
En viktig oppgave for en virksomhetsledelse er å prioritere mellom prosjekter. Dette kalles gjerne å drive prosjekteierstyring på virksomhetsnivå. Virksomhetsledelsens "utsendte" er prosjekteier, og er den personen som skal sørge for at prosjektet understøtter strategien. Å drive prosjekteierstyring på virksomhetsnivå betyr å stille prosjektene opp imot hverandre og prioritere hvilke man iverksetter. Ettersom de færreste organisasjoner har ubegrensede midler betyr dette i praksis å velge bort noen.
For å utnytte organisasjonens ressurser på en optimal måte er det derfor viktig å sørge for samsvar mellom strategiske mål og prosjekters mål, og at enes om dette som ledelse. Dette høres kanskje enkelt ut, men er en fallgruve mange virksomheter faller i - gang på gang.
Suksess eller fiasko gjennom valg av riktig prosjekt
Suksess og fiasko kan utspille seg på ulike måter i et prosjekt. Vanligvis blir fiasko knyttet til kostnadsoverskridelser og forsinkelser. Gjennomføring av feil prosjekt blir derimot sjeldnere omtalt, men er imidlertid vel så viktig.
Her er noen eksempler på gjennomføring av feil prosjekt.
- Tapsprosjekt: Inntekten ble ikke som forventet, fordi man ikke hadde gjort en god nok markedsanalyse i forkant eller fordi markedspotensialet var overvurdert.
- Feil konsept: Problemet kunne vært løst på en langt billigere måte, kanskje til og med uten investeringer.
- Endret behov: Behovet har økt til å være større enn det prosjektet er satt til å levere; løsningen har derfor for liten kapasitet, allerede ved ferdigstillelse.
- Feil risikoprofil: Man inngikk en kontrakt som innebar stor risiko, og som man ikke kunne påvirke. Det resulterte i store tap.
- Ikke tatt i bruk: Driftskostnadene ble større enn forventet og man måtte skrinlegge hele resultatet av prosjektet før det ble tatt i bruk. For et IT-prosjekt kan sluttproduktet ha blitt for komplekst for brukerne, og de endte med å ikke bruke det.
For en virksomhet som igangsetter prosjekter kan prosjektsuksess måles i to dimensjoner; riktig prosjekt og prosjektet (blir gjennomført) riktig. Disse dimensjonene er ofte uavhengig av hverandre og kan illustreres som vist i figuren under.
Det er ikke vanskelig å se hvilken kvadrant man helst ønsker å befinne seg i. Det bør også være åpenbart hvilken kvadrant som er den foretrukne om man må velge mellom de tre gjenstående kvadrantene. Det vil normalt være bedre å gjennomføre riktig prosjekt med noen forsinkelser og overskridelser, enn å gjennomføre feil prosjekt på en god måte.
Det er verdt å merke seg at figuren over har perspektivet til en "bestiller". For en leverandør vil perspektivet være annerledes. Da er gul kvadrant å foretrekke fremfor lysegrønn.
Når både prosjektet og gjennomføringen blir feil, kan det få store konsekvenser. Et prosjekt gjennomført med kostnadsoverskridelse på over 20%, og som aldri tas i bruk fordi det ikke lenger er relevant ved ferdigstillelse, er ikke bare et dårlig gjennomført prosjekt. Det er en feilinvestering.
Prosjekteiers viktigste oppgave er igangsetting av riktig prosjekt
En av prosjekteiers viktigste oppgaver er å sørge for at virksomheten setter i gang de riktige prosjektene, det er selve grunnlaget for å lykkes med å realisere de gevinstene prosjektet skal oppnå for virksomheten.
Når man videre er helt sikker på at man har valgt å iverksette riktig prosjekt, er det prosjekteiers ansvar å sørge for at gjennomføringen av prosjektet gjøres etter virksomhetens beste praksis og prosjektmodell. Har virksomheten en prosjektmodell med gode beslutningsporter så vil det hjelpe prosjekteier med å gjøre riktige beslutninger til rett tid. Det er tross alt bedre å stoppe noe som etter hvert kan vise seg å være en feilinvestering enn å kjøre på videre.
Som prosjekteier så har man også det overordnende ansvaret for at virksomheten gjennomfører et vellykket prosjekt, og fungerer som bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen. Prosjekteiers rolle er å sikre at prosjektet, gjennom hele prosjektperioden, er fokusert på å nå målene og ikke minst at prosjektet oppnår gevinstrealiseringen den har mål om.
