God prosjekteierstyring er en avgjørende suksessfaktor i prosjekter. Prosjekteier skal fastsette mål og føringer, stille krav til utredninger, utpeke prosjektleder og fatte sentrale beslutninger. Kompetanse, kapasitet og rammeverk for prosjekteierstyring er viktig. Når ikke alt dette er på plass, vil sannsynligheten for prosjektsuksess reduseres vesentlig.
I verdensklasse på prosjektledelse, men må bli bedre på eierstyring
Norge er blant de fremste i verden på prosjektledelse. De aller fleste store byggeprosjekter her til lands har prosjektledere med lang relevant erfaring og formell prosjektkompetanse. Som for alle yrkesgrupper er det spredning i feltet, men gjennomsnittsnivået på prosjektledere i store norske byggeprosjekter er godt. Når det kommer til prosjekteier, nivået over prosjektleder, er bildet et annet.
Prosjekteierstyring som fag er langt mindre kjent, og det hersker ofte stor usikkerhet om hva prosjekteiers rolle og ansvar er. I alt for mange tilfeller har prosjekteier en passiv rolle frem til prosjektet er i store problemer. Først da involverer prosjekteier seg, gjerne i rollen som brannslukker.
Prosjekteierens rolle
Metier har i over 40 år arbeidet med prosjekteierstyring i norske prosjekter og virksomheter. Dessverre er det vår erfaring at prosjekteiere i alt for liten grad kjenner til sin rolle, som kanskje den viktigste premissgiveren for prosjektets suksess.
Et av hovedfunnene i veilederen for Verdistyrt prosjektutvikling er at kompetent prosjekteierstyring er suksessfaktor nummer én for å lykkes med prosjekter.
Prosjekteier er den personen som på vegne av virksomhetens ledelse skal sikre at virksomhetens midler forvaltes på best mulig måte og at investeringen i million- eller milliardklassen faktisk gir tiltenkt verdi. Det er et stort ansvar som krever riktig kompetanse og bevissthet på egne oppgaver i prosjektet.
Les også: Hvordan forberede oss på bølgen av store prosjektinvesteringer?
En prosjekteiers oppgaver innebærer følgende:
For å håndtere oppgavene under kreves det både riktig kompetanse, relevant erfaring, tid og et godt rammeverk. Prosjekteierstyring er proaktivt og systematisk arbeid med bakgrunn i en faglig beste praksis.
- Etablere tydelige mål, spesifisere og avgrense omfang, samt sette føringer for prosjektet
Noen sentrale spørsmål som prosjekteier må avklare i denne sammenheng er:- Hva er hensikten med prosjektet og hvilken effekt skal oppnås?
- Når skal prosjektet være ferdig?
- Hva er prosjektets totale kostnadsramme, og hvor mye av dette disponerer prosjektleder?
- Hvilken kvalitet skal leveransen ha?
- Hvordan skal prioriteten mellom tid, kost og kvalitet være?
- Hvem bør få ansvaret som prosjektleder?
- Balansere kostnad og nytte
Maksimal nytte for investeringen krever at prosjekteier er bevisst på om investeringsnivået er riktig sammenliknet med nytten prosjektet skal gi.- Vil det å øke investeringen gi tilsvarende økning i nytte?
- Hvordan skal investeringskostnader balanseres mot fremtidige driftskostnader?
- I hvor stor grad skal brukerne få påvirke prosjektomfanget og hvordan skal brukerbehovene identifiseres og styres?
- Ha fokus på effektmålene som er selve årsaken til at prosjektet initieres, og sikre at disse kan realiseres
Vi bygger som regel ikke for byggets skyld, men for å ta ut en effekt i andre enden. Eksempler på slike effekter er økt lønnsomhet for en produksjonsbedrift eller mer helse for hver krone for et sykehus. Disse effektene realiseres sjelden kun gjennom et byggeprosjekt. Som regel kreves et parallelt mottaksprosjekt eller organisasjonsprosjekt som gjør at bygg og organisasjon sammen kan fungere optimalt. Dette krever endring, og kan være vel så krevende å styre som et byggeprosjekt. - Sørge for at virksomhetens prosjektrammeverk følges
Prosjektorganisasjonen må forholde seg til virksomhetens gitte rammer for prosjektgjennomføring for å øke prosjektets mulighet for suksess. Det skjer ikke alltid av seg selv, og prosjekteier må påse at rammeverket følges. - Initiere og følge opp uavhengig kvalitetssikring av prosjektet
Selv med god kompetanse i prosjektet kan ting gå feil vei. Ekstern kvalitetssikring vil øke sannsynligheten for at risiko og muligheter blir avdekket tidlig nok til at det kan gjøres tiltak som gjør at prosjektet lykkes. - Etablere et effektivt styringsnivå over prosjektet
For å ivareta prosekteierskapet på en god måte, må vi evne å se både prosjektperspektivet, forretningsperspektivet og brukerperspektivet under ett, og balanse disse. I store komplekse prosjekter vil det ofte være fornuftig å sette sammen en styringsgruppe for å sikre at alle disse perspektivene i prosjekteierskapet ivaretas.
Metier Project Excellence Framework
Metier Project Excellence Framework er resultatet av å veve vår 40-årige erfaring med styring og ledelse av komplekse prosjekter sammen med internasjonal forskning og beste praksis. Dette rammeverket hjelper våre kunder med å lykkes med de store og komplekse prosjektene.
Vårt rammeverk er utviklet for å styrke prosjekter gjennom hele livssyklusen – fra planlegging og oppstart til gjennomføring og overlevering.
Du kan lese mer om rammeverket her.
Hva er det viktigste å tenke på?
Hovedvekten av arbeidet til en prosjekteier skjer i tidlig fase av prosjektet. Det er her vi har størst mulighet til å påvirke verdien som prosjektet skal gi, og det er også i denne fasen at grunnlaget for en god gjennomføring legges.
Les også: Verdien av god tidligfase
Alt for få virksomheter innser viktigheten av dette og unnlater å ta nødvendige grep, både med tanke på etablering av et rammeverk for eierstyring av prosjekter, og ikke minst systematisk kompetansebygging. Konsekvensene av det kan bli store og kostbare, både for egen virksomhet og for samfunnet.
