Slik lykkes du med prosjekteierstyring

Usikkerhet om de store linjene er prosjektets største fallgruve. Prosjekteierstyringen er derfor en av de mest sentrale suksessfaktorene for at et prosjekt skal lykkes i å få mest mulig verdi for investeringen. En kompetent prosjekteier vil sørge for at de øvrige faktorene kommer på plass. Så hva skal til for å lykkes i rollen innenfor Verdistyrt prosjektutvikling?

I dette blogginnlegget får du en oversikt over en prosjekteiers rolle i prosjektets styringsgruppe, oppgaver og fokusområder, samt suksessfaktorer i prosjektprosessen.

Hva er Verdistyrt prosjektutvikling?

Med Verdistyrt prosjektutvikling menes å innrette arbeidet gjennom hele prosjektet mot å maksimalisere verdien av investerte midler. Dette innebærer at alle viktige valg i prosjektet tas med utgangspunkt i de overordnede målsettingene. Dette burde være en selvfølge i alle prosjekter, og vil sannsynligvis være et ønske fra alle som investerer - hvis man spør dem. Likevel erfares det at mangel på tydelige strategiske mål, riktig kompetanse og insentiver for aktørene forhindrer at den potensielle verdien av prosjektene tas ut.

Prosjekteier er bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen

Begrepet prosjekteier kan forstås både som personen som er endelig ansvarlig for prosjektet, og funksjonen som ivaretar prosjekteierskapet. Prosjekteier er ansvarlig for å styre prosjektet innenfor mandatet gitt av virksomhetens ledelse. Dermed blir den overordnede oppgaven å sikre et vellykket prosjekt ved at virksomhetens midler forvaltes på best mulig måte, herunder balansere nytte versus kostnader.

Prosjekteieren er altså bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen. Rollen innebærer å sikre at man gjennom hele prosjektperioden, er fokusert på å nå målene og levere et resultat ønskede gevinster. Dette overordnede gevinstfokuset kan balansere en prosjektleders mer operative tilnærming til den umiddelbare oppgaven med å gjennomføre prosjektet i henhold til avtalt tid, kost og kvalitet.

Hva kjennetegner en godt sammensatt styringsgruppe?

Prosjekteierfunksjonen må ha kompetanse til å håndtere både forretningsperspektivet, brukerperspektivet og prosjektperspektivet. En godt sammensatt styringsgruppe ledes av prosjekteier som representant for den finansierende part, og har deltagere som håndterer brukerperspektivet og prosjektperspektivet. Gruppens samlede erfaring og evne til strategisk tenkning er avgjørende for suksess.

En prosjekteier må videre ha autoritet til å fatte beslutninger på tilstrekkelig høyt nivå. Sist, men ikke minst, må prosjekteier ha kapasitet til å ivareta rollen, samt håndtere behov for involvering underveis.

Figur 1: Grafisk fremstilling av prosjekteierens overordnede fokusområder.

Viktige oppgaver og suksessfaktorer for prosjekteierrollen

En dyktig prosjekteier kan faktisk bestemme hvor mye et prosjekt kommer til å koste. Dette fordrer tydelige føringer til prosjektledelsen og kompetent oppfølging av prosjektet, da særlig i tidligfase. Det er i denne fasen man legger grunnlaget for prosjektet, og en god eller dårlig tidligfase er som oftest avgjørende for prosjektets resultatoppnåelse.

LES OGSÅ: Verdien av en god tidligfase

Etabler tydelige suksesskriterier

Prosjektets suksesskriterier skal beskrive så entydig som mulig hva man ønsker å oppnå med prosjektet. En tydelig beskrivelse av disse er derfor en viktig suksessfaktor. Det er disse kriteriene interessentene vil vektlegge når det i etterkant skal vurderes hvorvidt prosjektet var vellykket eller ikke

Sett tydelige føringer overfor prosjektleder

I tillegg til å utpeke, følge opp og støtte prosjektleder, skal prosjekteier gi mandat til prosjektlederen med tydelige føringer for hver prosjektfase. Mandatet skal altså være en klar bestilling. Fokus bør settes på problemstillingen som skal løses, og gi klare føringer om rammer og prioriteringer. Prosjektledelsen må entydig forstå hva prosjekteier legger i prosjektsuksess. God kommunikasjon rundt dette er en viktig suksessfaktor, og god praksis innen Verdistyrt prosjektutvikling: alle skal dea mot samme mål.

Sørg for at virksomhetens prosjektrammeverk følges

Styring av omfang, fremdrift og kostnader (både investerings- og levetidskostnader) er avgjørende for et vellykket prosjekt. Prosjekteier må sørge for at det defineres og implementeres en konsistent styringsfilosofi som ivaretar føringer og målprioriteringer. I denne sammenheng er det en viktig suksessfaktor å etablere en kultur for optimalisering av nytte/kostnad innad i prosjektet. En prosjektleder godkjenner også prosjektstrategier, og etterser at avbøtende tiltak iverksettes ved avvik.

Gi gode rammer for bemanning av prosjektledelsen

For prosjekter dreier begrepet bestillerkompetanse seg om å forstå prosjektets behov og deretter dekke disse gjennom å tilknytte seg tjenester eller ressurser. Dersom prosjektene ikke lykkes på dette feltet, er det ofte fordi bestiller ikke har den nødvendige kompetansen som skal til for å identifisere prosjektets kompetansebehov, og til å skaffe og involvere kompetente medarbeidere og leverandører på riktig måte og til riktig tid. Det bør være styrende i enhver anskaffelse at den beste leverandøren er den som i størst mulig grad kan bidra til at prosjektet når sine mål.

Kort sagt: Prosjekteier må sørge for at man kan bruke den riktige kompetansen til riktig tid. Dette gir mulighet for høy kvalitet, høyt tempo og effektiv ressursbruk.

Sørg for en helhetlig organisering som ivaretar både prosjekt og gevinstrealisering

I et byggeprosjekt må prosjekteier, ved siden av selve utbyggingsprosjektet, også sørge for ivaretakelse av andre forhold. Eksempler her er offentlig regulering, grunnerverv, IKT-behov, brukerutstyrsbehov, organisasjonstilpasninger, kommunikasjon og markedsføring, forberedelser til drift og overtakelse, samt annen gevinstrealisering. Noen forhold krever ekstern spesialistkompetanse (som regulering), mens andre krever betydelig innsats fra virksomheten som får nytten av prosjektet.

Bistå i kommunikasjon med, og involvering av, nøkkelinteressenter

Interessenter kan ha stor betydning for om et prosjekt lykkes eller mislykkes. En interessentanalyse bør derfor gjennomføres tidlig i prosjektet. Aksjoner må følges opp. Her står kommunikasjonsplanen sentralt. Den skal sikre god og presis kommunikasjon med alle relevante interessenter og aktører, i og utenfor prosjektet. Prosjekteier må involveres i kommunikasjon mot viktige interessenter.

LES OGSÅ: Bergen inkluderingssenter: fra ambisjon til verdi

Sørg for god kvalitetssikring gjennom prosjektet

Ekstern kvalitetssikring av prosjektet er beste praksis prosjekteierstyring. Formålet er å maksimalisere nytte, øke legitimitet, bidra til forutsigbarhet og redusere usikkerhet gjennom å få vurdert prosjektet med nye øyne. En viktig gevinst er at prosjektledelsen er skjerpet og sørger for nødvendige avklaringer før kvalitetssikringen starter. Kvalitetssikringen bør gjennomføres av uavhengige aktører utenfor prosjektorganisasjonen.

Ved å etablere et program for både kvalitetssikring og øvrige gjennomganger (Review-program), legger prosjektet til rette for tverrfaglig forankring og kvalitetssikring. Review-aktiviteter i prosjektet kan være gjennomganger/presentasjoner, workshops, møter, ekstern kvalitetssikring etc. Prosjekteier bør påse at slike aktiviteter planlegges og gjennomføres for kritiske områder.

• Økt kvalitet i prosjektets beslutnings- og styringsunderlag
• Økt legitimitet
• Verdifokus som bidrar til å øke nytten av prosjektet
• Redusere kostnader og usikkerhet
• Tverrfaglig forankring
• Bedre forutsigbarhet
• Erfaringsoverføring og læring i prosjektorganisasjonen og i virksomheten

Suksessfaktorer ved review-aktiviteter:
Review-aktiviteter skal understøtte prosjektets overordnede gjennomførings- og beslutningsplan, og bør planlegges godt med tydelige hensikter og mål. Inviter spesialister fra utenfor prosjektet, og sørg for en tydelig prosessledelse.

Passer Verdistyrt prosjektutvikling for meg?

VPU er en metode som hjelper din virksomhet med å gjennomføre prosjektet slik at man får mest mulig verdi ut av investeringen.

En sertifisering i Verdistyrt prosjektutvikling retter seg mot premissgivere, bestillere og prosjekteiere, men den er også relevant for kvalitetssikrere, rådgivere, ledere for brukervirksomheter og for prosjektledere og andre nøkkelressurser hos entreprenører. Eksemplene som er brukt i utarbeidelsen av veilederen for verdistyrt prosjektutvikling er fra byggebransjen, men prinsippene passer like bra for alle type prosjekter i offentlig og privat sektor.