Investeringsprosjekter er krevende både for byggherre og leverandører. Det er lurt å sjekke at investeringen din gir verdi før du setter i gang, og sjekke at den fortsetter å være god underveis. Det skjer alt for ofte at vi langt ute i et gjennomføringsløp oppdager at vi kanskje startet galt, til og med galt prosjekt. Når gjennomføringstoget først går er det særs krevende å endre kurs eller stoppe prosjektet.
Metier OEC-undersøkelsen sier noe om hvordan det står til i landets prosjekter. De som sier de er gode på gevinstrealisering, sier også at de har en standardisert prosjektmodell. Beslutningsporter er en viktig del av en slik modell. Disse portene skal sikre at du treffer riktig beslutning for virksomheten før eventuell videre gjennomføring. Virksomheten har et mål om at tilgjengelige midler blir brukt på den beste måten, sørge for at de riktige prosjektene fortsetter og at feil prosjekter stoppes.
Hva var nå egentlig beslutningen vi tok?
Ved hver beslutningsport bør prosjekteier spørre seg om business-case/prosjektbegrunnelse fortsatt er gyldig, om de riktige oppgavene og avklaringene ble gjort i foregående fase samt om planene for neste fase er av tilstrekkelig kvalitet. I tillegg må prosjekteier være trygg på at hun har ressurser og kapasitet til å følge opp prosjektet i neste fase. Det er god praksis at prosjekteier gir et mandat til prosjektleder for neste fase.
Beslutningsporter er avgjørende for at virksomheten skal kunne ha kontroll med prosjektet. Forankring i linjeledelsen er helt nødvendig. Merk at bruk av beslutningsporter ikke er i konflikt med å jobbe agilt, snarere tvert om. Det er heller ingen hindre i veien for å kombinere flere ulike tilnærmingsmåter i samme prosjekt, i svært mange prosjekter kan det være hensiktsmessig.
Hvorfor i all verden startet vi dette prosjektet?
I tidlig fase av prosjektet er det hensiktsmessig å definere hvilken strategi en ønsker for akkurat dette prosjektet. Strategien bør være godt gjennomarbeidet og massert før det besluttes å gå videre med akkurat denne strategien. En strategi må så konverteres til prosjektplaner. En strategi som tas rett inn i gjennomføring uten å gå veien via en gjennomtenkt plan vil ha små sjanser til å lykkes. Bruk beslutningsportene til å sikre deg at riktig strategi velges og at planene er sammenhengende og av god nok kvalitet før gjennomføringen starter.
Har du en god strategi og plan så bruker du kanskje 20% av tiden på det uforutsette, er strategier og planer svake og mangelfulle ender du kanskje opp med 80% av tiden på det uforutsette. Og med 80% av tiden på det uforutsette er det bare flaks at det går bra, og flaks er en ganske risikabel strategi.
Tør eller klarer vi å stoppe opp nå?
Og skulle du komme i den situasjonen at prosjektet er ute av kurs, så stopp opp og gjør en grundig evaluering, helst gjennom personer som ikke har eierskap til akkurat dette prosjektet. Hvor ofte har du ikke oppdaget at jeg skulle ha stoppet opp for lenge siden og gjort en grundig evaluering? Det er meget krevende å dra i bremsen i et pågående prosjekt, men det er ofte mer kritisk, kostbart og ubehagelig å stoppe opp etter at enda mer tid har gått. Beslutningsportene skal hjelpe deg i å forhindre at du kommer i en slik situasjon, men kommer du dit, kjør en ekstra evaluering. Prosjekteier og linjeledelsen må være tett nok på, forstå når det bærer galt av sted og iverksette tiltak i tide.
En godt implementert prosjektmodell kan ikke garantere deg suksess hver gang, men sannsynligheten for suksess øker betydelig.
Noen enkle tips til slutt
- Bestem deg for noen beslutninger som prosjektene må forholde seg til og som skal tas i linja, så får du trolig bedre prosjekter
- Sørg for at du dokumentere beslutningene dine skriftlig og arkiverer dem, ingen husker hva som faktisk ble besluttet etter litt tid
- Gjennomtenkte strategier og planer er lurt, da slipper du å ta alle beslutninger i svevet
- Det gjelder å skynde seg langsomt nok i tidlig fase, skjev start på dårlig grunnlag kan gi katastrofale følger
- Tror du at prosjektet ditt er i ferd med å gå galt, ja så hør på magefølelsen og sjekk ut bekymringene dine. Ting blir som regel ikke bedre helt av seg selv.
