Kvalitetssystemer er ofte forskjellen mellom vellykkede og mislykkede prosjekter. Men hva er det egentlig og hvorfor er det så viktig?
Kvalitetssystemer er et overordnet virkemiddel bedrifter og prosjekter bruker for å oppnå ønsket kvalitet på leveransen, enten det er et produkt eller tjeneste. Det må imidlertid ikke forveksles med systemer som måler den faktiske kvaliteten på leveransen. Kvalitetssystemer er ofte et sett av prosessbeskrivelser, prosedyrer, metoder, verktøy og lignende som benyttes i prosjektgjennomføringen.
Hensikten er å styrke prosjektet ved å sikre at det har nødvendig styring og kontroll på det som gjøres, og dermed det som faktisk leveres.
Et kvalitetssystem bidrar til:
- å tilfredsstille eksterne og interne krav
- at virksomheten leverer enhetlig
- forutsigbare resultater
- effektiv kommunikasjon
- å forbygge feil og mangler
- redusere kostnader
- erfaringsoverføring
- å beskytte den enkelte mot å gjøre feil
- å forenkle hverdagen til hver enkelt
Det styrker prosjekter ved at de gir prosjektleder tilgang på informasjon, gir kontroll og skaper oversikt. Dette skaper en trygghet og en troverdighet som i neste ledd styrker prosjekteiers beslutningstagning. Til sammen styrker dette prosjektets kvalitet. Likevel ser vi at mellom 50 og 70 % av alle prosjekter opplever overskridelser eller manglende måloppnåelse. Dette skyldes ikke utelukkende manglende bruk av kvalitetssystemer, men det understreker viktigheten av god styring og kontroll. Bruken av kvalitetssystemer er grunnleggende for å oppnå vellykkede prosjekter.
LES OGSÅ: Hva er prosjekteierstyring og hvorfor er det viktig?
Hvorfor er det viktig med et kvalitetssystem?
- Tydeliggjør eierstyring og interne ansvarsforhold
- Etablerer forutsigbare og støttende rammebetingelser
- Tydeliggjør ansvarsforhold i beslutningsprosessene og i overganger mellom ulike faser
- Sikrer at det utarbeides riktig beslutningsgrunnlag
- Sikrer effektivitet i virksomhetens prosesser
- Sikrer forutsigbart resultater gjennom at like standarder og prosedyrer følges
- Forenkler oppfølging
Andre viktige prinsipper
Kvalitetssystemer må imidlertid ikke bli en dyr tidstyv. Lite hensiktsmessig bruk og utforming kan raskt gi tunge prosesser som virker mot sin hensikt. God implementering og opplæring av systemene er avgjørende. Skal et kvalitetssystem fungere optimalt og tjene den hensikten det er ment, nettopp å fremme styring og kvalitet, er det en forutsetning at det brukes og brukes riktig, av alle.
