Hva er et kvalitetssystem og hvorfor er det viktig.png

Hva er et kvalitetssystem og hvorfor er det viktig?

Skrevet av Tobias Pran Schmidt - 26. september 2016

Kvalitetssystemer er ofte forskjellen mellom vellykkede og mislykkede prosjekter. Men hva er det egentlig og hvorfor er det så viktig?

Kvalitetssystemer er et virkemiddel bedrifter og prosjekter bruker for å oppnå ønsket kvalitet på leveransen, enten det er et produkt eller tjeneste. Det må imidlertid ikke forveksles med systemer som måler den faktiske kvaliteten på leveransen. Kvalitetssystemer er ofte et sett av prosessbeskrivelser, prosedyrer, metoder, verktøy og lignende som benyttes i prosjektgjennomføringen.

Hensikten er å styrke prosjektet ved å sikre at det har nødvendig styring og kontroll på det som gjøres, og dermed det som faktisk leveres.

Et kvalitetssystem bidrar til:

  • å tilfredsstille eksterne og interne krav
  • at virksomheten leverer enhetlig
  • forutsigbare resultater
  • effektiv kommunikasjon
  • å forbygge feil og mangler
  • redusere kostnader
  • erfaringsoverføring
  • å beskytte den enkelte mot å gjøre feil
  • å forenkle hverdagen til hver enkelt

Det styrker prosjekter ved at de gir prosjektleder tilgang på informasjon, gir kontroll og skaper oversikt. Dette skaper en trygghet og en troverdighet som i neste ledd styrker prosjekteiers beslutningstagning. Til sammen styrker dette prosjektets kvalitet. Likevel ser vi at mellom 50 og 70 % av alle prosjekter opplever overskridelser eller manglende måloppnåelse. Dette skyldes ikke utelukkende manglende bruk av kvalitetssystemer, men det understreker viktigheten av god styring og kontroll. Bruken av kvalitetssystemer er grunnleggende for å oppnå vellykkede prosjekter.

Hvorfor er det viktig med et kvalitetssystem?

  • Tydeliggjøre eierstyring og interne ansvarsforhold
  • Etablere forutsigbare og støttende rammebetingelser
  • Tydeliggjøre ansvarsforhold i beslutningsprosessene og i overganger mellom ulike faser
  • Sikre at det utarbeides riktig beslutningsgrunnlag
  • Sikre effektivitet i virksomhetens prosesser
  • Sikre forutsigbart resultater gjennom at like standarder og prosedyrer følges
  • Forenkle oppfølging

Andre viktige prinsipper

Kvalitetssystemer må imidlertid ikke bli en dyr tidstyv. Lite hensiktsmessig bruk og utforming kan raskt gi tunge prosesser som virker mot sin hensikt. God implementering og opplæring av systemene er avgjørende. Skal et kvalitetssystem fungere optimalt og tjene den hensikten det er ment, nettopp å fremme styring og kvalitet, er det en forutsetning at det brukes og brukes riktig, av alle.

Ønsker du å forbedre din prosjektvirksomhet?
Gjennom vår mangeårige erfaring og kunnskap innen prosjekt- og programfaget, bidrar vi til å utvikle din virksomhet til å bli en mer prosjektmoden organisasjon.

Ta gjerne kontakt med oss for å se hva vi kan gjøre for din bedrift.

Temaer: Prosjektledelse, Prosjektstyring


Tobias Pran Schmidt

Skrevet av Tobias Pran Schmidt

Tobias er konsulent i Metier OEC og jobber med usikkerhetsanalyser, kvalitetssikringer og virksomhetsforbedringer. Han er utdannet siviløkonom fra NHH og har tidligere jobbet som teknisk rådgiver i DNB og medeier i Profilnor. Deler av studiene tok han på gründerskolen i San Fransisco hvor han fikk erfaring med sky-tjenester, innovasjon og forretningsutvikling i Silicon Valley.

Mest leste artikler