Prosjekteierstyring omfatter det ledelsen må gjøre for å sikre at virksomheten setter i gang de riktige prosjektene og at de prosjektene som settes i gang gjennomføres riktig. Vi kan dermed si at prosjekteierstyring utøves på to nivåer:
- På virksomhetsnivå – Velge ut og gjennomføre de riktige prosjektene
- I enkeltprosjekter – Gjennomføre de valgte prosjektene riktig
LES OGSÅ: Hva mener vi med å velge riktig prosjekt? Og hvorfor er det så viktig?
Hvorfor er prosjekteierstyring viktig?
Vellykkede gjennomføringer av enkeltprosjekter er i stor grad avhengig av faktorer som ledelsen kan påvirke, styre og kontrollere. Vår erfaring er at rundt halvparten av suksessfaktorene og fallgruvene relaterer seg til prosjekteierstyring.
Her er de viktigste suksessfaktorene og fallgruvene relatert til eierstyring som ofte går igjen:
Suksessfaktorer
- Støtte fra ledelsen
- Brukerinvolvering
- Tydelige spesifikasjoner og krav
- Kompetente ressurser
- Eierskap
- Tydelig visjon og krav
Fallgruver
- Uklare mål
- Urealistiske tidsfrister
- Mangel på støtte fra ledelsen
- Ufullstendige spesifikasjoner og krav
- Endrede spesifikasjoner og krav
- Mangel på ressurser
Prosjekteierstyring på virksomhetsnivå
I virksomheter hvor prosjekter representerer en vesentlig del av verdiskapningen – eller man står ovenfor et særskilt krevende enkeltprosjekt – må prosjekteierstyringen gis stor oppmerksomhet av virksomhetens styre og ledelse.
Det er ledelsens ansvar å tilrettelegge for god og effektiv prosjekteierstyring. På virksomhetsnivå innebærer dette blant annet å sikre:
- Samsvar mellom strategiske mål og prosjekters mål
- At prosjekter har nødvendig forankring hos ledelsen
- Tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser
- Korrekt rapportering på riktig tidspunkt
1. Sikre samsvar mellom strategiske mål og prosjekters mål
I mange virksomheter er prosjektene avgjørende for realisering av strategiske mål og ambisjoner. Normalt har man begrenset tilgang på ressurser som eksempelvis økonomiske midler og kompetent personell. For å utnytte ressursene best mulig er det viktig at ledelsen iverksetter de riktige prosjektene. Det må da være samsvar mellom virksomhetens strategiske mål og ambisjoner, og prosjektenes mål.
2. Sikre at prosjekter har nødvendig forankring hos ledelsen
Effektiv planlegging og gjennomføring av prosjekter forutsetter sterk styring og støtte fra ledelsen. Ledelsen må være tydelig på hvorfor prosjektet skal gjennomføres og hva som ønskes oppnådd. Alle prosjekter vil kreve beslutninger fra ledelsen underveis i planleggingen og gjennomføringen. For eksempel så er det ledelsens ansvar å beslutte prioriteringen av ressurser mellom ulike prosjekter eller mellom linje- og prosjektaktiviteter.
3. Sikre tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser
Vellykket gjennomføring av prosjekter forutsetter tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser. Det er ledelsens ansvar å sikre at metodene og verktøyene er tilgjengelige og anvendbare for prosjektene. Tilstrekkelig tilgang på kompetente ressurser er en suksessfaktor i alle prosjekter. Ledelsen må påse at det er samsvar mellom de prosjekter som skal gjennomføres og de ressurser som stilles til disposisjon.
4. Sikre korrekt rapportering på riktig tidspunkt
Ledelsen må sikre at det etableres rutiner for rapportering av oppnåelsen av prosjekters effektmål og resultatmål under gjennomføring av prosjektet og etter at prosjektet er ferdig. Rapporteringsrutinene må utformes på en måte som bidrar til effektiv bruk av ledelsens tid. Det er viktig at rapporteringen fanger opp og fokuserer på forhold som påvirker måloppnåelsen så tidlig som mulig.
Prosjekteierstyring av enkeltprosjekter
Prosjekteierstyring av enkeltprosjekter handler om hvordan ledelsen gjennom roller som prosjekteier og/eller medlem i styringsgrupper legger premisser for og støtter i planlegging og gjennomføring av prosjekter på en enhetlig og effektiv måte.
Ledelsen må være tydelig på hva virksomheten ønsker å oppnå ved å gjennomføre prosjektet. Målene må være tydelige og omforente med prosjektledelsen. Ledelsen må likeledes være tydelig på forventninger i forhold til nøkkelområder som bl.a. fremdriftrapportering, kostnadsoppfølging, risikostyring og avvikshåndtering. Underveis i prosjektgjennomføringen må ledelsen være tilgjengelig for avklaringer og støtte i forhold til bl.a. ressurskonflikter og -mangler, behandling av endringsanmodninger og kommunikasjon med interessenter.
