Hva er prosjekteierstyring og hvorfor er det så viktig?

Prosjekteierstyring Virksomhetsstyring

3 min. lesning

Prosjekteierstyring omfatter det ledelsen må gjøre for å sikre at virksomheten setter i gang de riktige prosjektene og at de prosjektene som settes i gang gjennomføres riktig. Vi kan dermed si at prosjekteierstyring utøves på to nivåer:

  • På virksomhetsnivå – Velge ut og gjennomføre de riktige prosjektene
  • I enkeltprosjekter – Gjennomføre de valgte prosjektene riktig

Hvorfor er prosjekteierstyring viktig?

Vellykkede gjennomføringer av enkeltprosjekter er i stor grad avhengig av faktorer som ledelsen kan påvirke, styre og kontrollere. Vår erfaring er at rundt halvparten av suksessfaktorene og fallgruvene relaterer seg til prosjekteierstyring.

Her er de viktigste suksessfaktorene og fallgruvene relatert til eierstyring som ofte går igjen:

Suksessfaktorer

  • Støtte fra ledelsen
  • Brukerinvolvering
  • Tydelige spesifikasjoner og krav
  • Kompetente ressurser
  • Eierskap
  • Tydelig visjon og krav

Fallgruver

  • Uklare mål
  • Urealistiske tidsfrister
  • Mangel på støtte fra ledelsen
  • Ufullstendige spesifikasjoner og krav
  • Endrede spesifikasjoner og krav
  • Mangel på ressurser

Last ned gratis sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse.


Prosjekteierstyring på virksomhetsnivå

I virksomheter hvor prosjekter representerer en vesentlig del av verdiskapningen – eller man står ovenfor et særskilt krevende enkeltprosjekt – må prosjekteierstyringen gis stor oppmerksomhet av virksomhetens styre og ledelse.

Det er ledelsens ansvar å tilrettelegge for god og effektiv prosjekteierstyring. På virksomhetsnivå innebærer dette blant annet å sikre:

  1. Samsvar mellom strategiske mål og prosjekters mål
  2. At prosjekter har nødvendig forankring hos ledelsen
  3. Tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser
  4. Korrekt rapportering på riktig tidspunkt

1. Sikre samsvar mellom strategiske mål og prosjekters mål

I mange virksomheter er prosjektene avgjørende for realisering av strategiske mål og ambisjoner. Normalt har man begrenset tilgang på ressurser som eksempelvis økonomiske midler og kompetent personell. For å utnytte ressursene best mulig er det viktig at ledelsen iverksetter de riktige prosjektene. Det må da være samsvar mellom virksomhetens strategiske mål og ambisjoner, og prosjektenes mål.

strategiske mål og prosjekters mål

2. Sikre at prosjekter har nødvendig forankring hos ledelsen

Effektiv planlegging og gjennomføring av prosjekter forutsetter sterk styring og støtte fra ledelsen. Ledelsen må være tydelig på hvorfor prosjektet skal gjennomføres og hva som ønskes oppnådd. Alle prosjekter vil kreve beslutninger fra ledelsen underveis i planleggingen og gjennomføringen. For eksempel så er det ledelsens ansvar å beslutte prioriteringen av ressurser mellom ulike prosjekter eller mellom linje- og prosjektaktiviteter.

3. Sikre tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser

Vellykket gjennomføring av prosjekter forutsetter tilgang til riktige metoder og verktøy, samt kompetente ressurser. Det er ledelsens ansvar å sikre at metodene og verktøyene er tilgjengelige og anvendbare for prosjektene. Tilstrekkelig tilgang på kompetente ressurser er en suksessfaktor i alle prosjekter. Ledelsen må påse at det er samsvar mellom de prosjekter som skal gjennomføres og de ressurser som stilles til disposisjon.

4. Sikre korrekt rapportering på riktig tidspunkt

Ledelsen må sikre at det etableres rutiner for rapportering av oppnåelsen av prosjekters effektmål og resultatmål under gjennomføring av prosjektet og etter at prosjektet er ferdig. Rapporteringsrutinene må utformes på en måte som bidrar til effektiv bruk av ledelsens tid. Det er viktig at rapporteringen fanger opp og fokuserer på forhold som påvirker måloppnåelsen så tidlig som mulig.

Prosjekteierstyring av enkeltprosjekter

Prosjekteierstyring av enkeltprosjekter handler om hvordan ledelsen gjennom roller som prosjekteier og/eller medlem i styringsgrupper legger premisser for og støtter i planlegging og gjennomføring av prosjekter på en enhetlig og effektiv måte.

Ledelsen må være tydelig på hva virksomheten ønsker å oppnå ved å gjennomføre prosjektet. Målene må være tydelige og omforente med prosjektledelsen. Ledelsen må likeledes være tydelig på forventninger i forhold til nøkkelområder som bl.a. fremdriftrapportering, kostnadsoppfølging, risikostyring og avvikshåndtering. Underveis i prosjektgjennomføringen må ledelsen være tilgjengelig for avklaringer og støtte i forhold til bl.a. ressurskonflikter og -mangler, behandling av endringsanmodninger og kommunikasjon med interessenter.

Sjekkliste: Dette må du kunne om prosjektledelse. 


Tønnes er direktør i Metier OEC hvor han er ansvarlig for konsulentoppdrag innenfor hovedområdene virksomhetsforbedring, prosjektledelse, porteføljeledelse/investeringsstyring, programledelse og eierstyring i prosjekter. Han har nærmere 25 års erfaring som ledelsesrådgiver/konsulent. I de senere år har han bistått flere store virksomheter med forbedrings- og effektiviseringsprosjekter. På fritiden liker han å reise og Italia er en av favorittene.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Styringsgruppe, bare nok et infomøte?

Styringsgrupper er et verktøy som kan benyttes når prosjekteier har behov for støtte i prosjektoppfølgingen. Blir prosjektene tilstrekkelig komplekse, vil ofte ikke prosjekteier alene være tilstrekkelig til å følge opp prosjektene. Prosjekteier har kanskje heller ikke tilstrekkelig kompetanse for å ivareta hele bredden av ansvaret som tillegges rollen.

Gevinstrealisering er fremdeles vanskelig for mange

Metier OEC-undersøkelsen tar tempen på landets prosjekter. Ved sammenfatning av resultatene fra 2019, er et av hovedfunnene at gevinstrealisering nok en gang er den av prosjektledelsesprosessene vi selv opplever at vi er svakest på. Av de som sier de er best på å hente ut gevinster, mener 52 % at de har blitt mer modne på dette området de siste tre årene. I samme periode har de som sier de er moderate eller svake på gevinstrealisering, bare blitt 5 % mer modne. Hvordan kan vi lukke gapet, så flere blir bedre på å hente ut de planlagte gevinstene av sine prosjekter?

Hvem styrer egentlig prosjektene dine?

Målsetningen med alle prosjekter er at de skal dekke et behov og gi verdi når det er ferdigstilt. I vår prosjektundersøkelse fra 2019 kom det frem at de som leverer prosjekter innenfor rammebetingelser og med ønsket effekt har til felles at de er gode på prosjekteierstyring. En klart definert prosjekteierrolle og godt samarbeid mellom prosjektleder og prosjekteier er viktige suksessfaktorer.