Hva mener vi med å velge riktig prosjekt? Og hvorfor er det så viktig?

Prosjekteierstyring Virksomhetsstyring

4 min. lesning

Noe av det mest kostbare en virksomhet kan gjøre er å iverksette feil prosjekt. Med "feil prosjekt" mener vi prosjekter som ikke bidrar til å realisere virksomhetens strategi. Ofte hopper man på den første og beste ideen uten å utrede alternativer og prioritere hva som er riktig vei frem før man setter i gang. Resultatet kan bli en dyr investering som virksomheten må slite med i flere år fremover.

Velger vi de riktige prosjektene?

En viktig oppgave for en virksomhetsledelse er å prioritere mellom prosjekter. Dette kalles gjerne å drive prosjekteierstyring på virksomhetsnivå. Virksomhetsledelsens "utsendte" er prosjekteier, og er den personen som skal sørge for at prosjektet understøtter strategien. Å drive prosjekteierstyring på virksomhetsnivå betyr å stille prosjektene opp imot hverandre og prioritere hvilke man iverksetter. Ettersom de færreste organisasjoner har ubegrensede midler betyr dette i praksis å velge bort noen.

For å utnytte organisasjonens ressurser på en optimal måte er det derfor viktig å sørge for samsvar mellom strategiske mål og prosjekters mål, og at enes om dette som ledelse. Dette høres kanskje enkelt ut, men er en fallgruve mange virksomheter faller i - gang på gang.

Suksess eller fiasko gjennom valg av riktig prosjekt

Suksess og fiasko kan utspille seg på ulike måter i et prosjekt. Vanligvis blir fiasko knyttet til kostnadsoverskridelser og forsinkelser. Gjennomføring av feil prosjekt blir derimot sjeldnere omtalt, men er imidlertid vel så viktig.


Last ned gratis guide: Eierstyring i enkeltprosjekt - godt forklart


Her er noen eksempler på gjennomføring av feil prosjekt.

  • Tapsprosjekt: Inntekten ble ikke som forventet, fordi man ikke hadde gjort en god nok markedsanalyse i forkant eller fordi markedspotensialet var overvurdert.
  • Feil konsept: Problemet kunne vært løst på en langt billigere måte, kanskje til og med uten investeringer.
  • Endret behov: Behovet har økt til å være større enn det prosjektet er satt til å levere; løsningen har derfor for liten kapasitet, allerede ved ferdigstillelse.
  • Feil risikoprofil: Man inngikk en kontrakt som innebar stor risiko, og som man ikke kunne påvirke. Det resulterte i store tap.
  • Ikke tatt i bruk: Driftskostnadene ble større enn forventet og man måtte skrinlegge hele resultatet av prosjektet før det ble tatt i bruk. For et IT-prosjekt kan sluttproduktet ha blitt for komplekst for brukerne, og de endte med å ikke bruke det.

For en virksomhet som igangsetter prosjekter kan prosjektsuksess måles i to dimensjoner; riktig prosjekt og prosjektet (blir gjennomført) riktig. Disse dimensjonene er ofte uavhengig av hverandre og kan illustreres som vist i figuren under.

null

Det er ikke vanskelig å se hvilken kvadrant man helst ønsker å befinne seg i. Det bør også være åpenbart hvilken kvadrant som er den foretrukne om man må velge mellom de tre gjenstående kvadrantene. Det vil normalt være bedre å gjennomføre riktig prosjekt med noen forsinkelser og overskridelser, enn å gjennomføre feil prosjekt på en god måte.

Det er verdt å merke seg at figuren over har perspektivet til en "bestiller". For en leverandør vil perspektivet være annerledes. Da er gul kvadrant å foretrekke fremfor lysegrønn.

Når både prosjektet og gjennomføringen blir feil, kan det få store konsekvenser. Et prosjekt gjennomført med kostnadsoverskridelse på over 20%, og som aldri tas i bruk fordi det ikke lenger er relevant ved ferdigstillelse, er ikke bare et dårlig gjennomført prosjekt. Det er en feilinvestering.

Prosjekteiers viktigste oppgave er igangsetting av riktig prosjekt

En av prosjekteiers viktigste oppgaver er å sørge for at virksomheten setter i gang de riktige prosjektene, det er selve grunnlaget for å lykkes med å realisere de gevinstene prosjektet skal oppnå for virksomheten.

Når man videre er helt sikker på at man har valgt å iverksette riktig prosjekt, er det prosjekteiers ansvar å sørge for at gjennomføringen av prosjektet gjøres etter virksomhetens beste praksis og prosjektmodell. Har virksomheten en prosjektmodell med gode beslutningsporter så vil det hjelpe prosjekteier med å gjøre riktige beslutninger til rett tid. Det er tross alt bedre å stoppe noe som etter hvert kan vise seg å være en feilinvestering enn å kjøre på videre.

Som prosjekteier så har man også det overordnende ansvaret for at virksomheten gjennomfører et vellykket prosjekt, og fungerer som bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen. Prosjekteiers rolle er å sikre at prosjektet, gjennom hele prosjektperioden, er fokusert på å nå målene og ikke minst at prosjektet oppnår gevinstrealiseringen den har mål om.

Eierstyring i enkeltprosjekt


Magnus jobber som senior manager og har over 9 års erfaring fra ledelsesrådgivning i prosjektorganisasjoner. Han har en sentral rolle i utvikling av metodikk og leveranse av forbedringsprogrammer i Metier OEC. Han har bred og lang erfaring med utvikling av eierstyringsmodeller og prosesser for både offentlig og privat sektor. I tillegg har han operasjonell prosjekterfaring gjennom ulike roller i store utbyggingsprosjekter både nasjonalt og internasjonalt. Magnus er en erfaren foredrags- og kursholder med meget gode tilbakemeldinger.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva gjør jeg når prosjektet ikke ligner på noe jeg har gjort før?

Et prosjekt er per definisjon unikt. Noen prosjekter skiller seg likevel vesentlig mer fra det virksomheten er vant til, og dette kaller vi et Stranger-prosjekt. Et slikt prosjekt er verken kompatibelt med kompetansen eller rammeverket i virksomheten, og det kan være vanskelig å vite hva du egentlig står overfor. Når du utbryter «hjelp, jeg har et Stranger-prosjekt» har prosjektet kanskje kommet så langt at det kan få følgefeil helt til slutten. Vi gir deg våre erfaringer fra Stranger-prosjekter, så det skal være lettere å oppdage at du har et, unngå fellene og kunne innrette deg slik at du klarer å hente ut de planlagte gevinstene.

Helheten som må være på plass for å lykkes med dine prosjekter

For virksomheter som lever av prosjekter er det helt avgjørende å velge de riktige prosjektene og å gjennomføre disse på en god måte slik at man oppnår ønsket gevinst. De fleste virksomheter har mange prosjekter som går på skinner, men også noen som går mindre bra. Hvorfor er det slik at noen lykkes oftere enn andre med å levere et prosjekt til riktig tid, innenfor budsjett, til avtalt kvalitet og som understøtter effektmålene?

Prosjekteierstyring – hvorfor er det så vanskelig i praksis?

Prosjekteierstyring er en utfordring for mange, men også en av de viktigste suksessfaktorene for å lykkes med prosjekter. Prosjekteierstyring handler om hvordan ledelsen utøver sitt lederskap og sin virksomhetsstyring ovenfor prosjektene. De riktige prosjektene må settes i gang, og man må sørge for at prosjektet gjennomføres på en god måte, slik at det lykkes og realiserer de gevinstene som er ønsket.