Hvert prosjekt er unikt og har aldri vært gjort før. Derfor innebærer alle prosjekter også usikkerhet. Denne usikkerheten har både en positiv og en negativ side; risiko for negative hendelser og muligheter for positive hendelser.
Å leve "lykkelig" med usikkerhet er en del av det å lede prosjekter. Ingen prosjekter gjennomføres 100 % i henhold til plan, nettopp fordi alle prosjekter er unike, utføres i ulike omgivelser og har ulik grad av usikkerhet. Altså har prosjekter ulik usikkerhetseksponering, noe som må gjenspeiles i tilnærmingen i hvert prosjekt.
Vanlige usikkerhetsfaktorer i prosjekter:
- Planlagt omfang må endres underveis i prosessen f.eks. for å tilfredsstille kvalitetskrav.
- Arbeidet tar lenger tid enn planlagt, og i de fleste tilfeller: «tid er penger».
- Ressurser er ikke tilgjengelige til planlagt tid.
- Markedet reagerer annerledes enn forventet når objektet skal prises
- Gevinstene blir bedre enn planlagt, eller gevinstene blir lavere enn planlagt.
- Kvaliteten på leveransen (= evnen til å gi forventet effekt på kort og lang sikt) blir høyere/lavere enn prosjekteier opprinnelig hadde planlagt
- Finansieringen stopper opp fordi prosjekteier endrer sine prioriteringer.
Dette betyr at kunnskap og erfaringer fra andre prosjekter er viktig for å lage en realistisk plan, men at det er umulig å lage en «risikofri» plan, og man kan ikke kopiere et annet prosjekt sin plan selv om man kan ta lærdom av den. Forhold som kan forstyrre prosjektets planer og gevinstrealisering kalles usikkerhet.
Usikkerhet i prosjekter
En stor del av usikkerheten er kjent i prosjektet som følge av bevisste valg vi har gjort underveis, men noe vil være ukjent og komme som "overraskelser" på prosjektet. Den kjente usikkerheten kan styres, og antall overraskelser og konsekvensen av disse kan reduseres gjennom gode rutiner for usikkerhetsstyring.
Risiko og muligheter
Prosjektusikkerhet er forhold som kan påvirke prosjektet og som har positive eller negative konsekvenser for innhold, kvalitet, tid, kostnad og gevinster. Usikkerheter som kan ha positive konsekvenser kalles muligheter, og usikkerheter som kan ha negative konsekvenser kalles risiko. Eksempler kan være:
Kunnskap og erfaringer fra andre prosjekter kan anvendes til å forutse mange av de usikkerhetene som kan påvirke prosjektet. Dersom man klarer å identifisere potensielle usikkerheter kan prosjektet iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet til prosjektets beste.
I prosjekter kan man si at "mye kan skje, og noe vil skje". Usikkerhetene har ulik sannsynlighet for å inntreffe og samtidig ulik konsekvens for prosjektets mål. Prosjektledelsen er derfor avhengig av en god og praktisk metode for styring av usikkerhet.
Usikkerhetsstyring
Styring av usikkerhet er å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet. Prosjektet gjennomfører bl.a. usikkerhetsanalyser og ROS-analyser for å identifisere usikkerheter, evaluere usikkerheter (sannsynlighet for at det oppstår og konsekvenser hvis de oppstår) og foreslå tiltak for å håndtere muligheter og risiko. Funn samles i et risikoregister som løpende oppdateres.
Når risikoregister og tiltaksplan er etablert skal prosjektleder sørge for at disse danner grunnlag for oppfølging i prosjektet. Dette for å sikre at effekt- og prosjektmålene nås. Prosjektleder skal følge opp at tiltakene blir utført. Deretter må effekten av tiltakene evalueres for å vurdere om den ønskede nytte er oppnådd eller om andre tiltak bør iverksettes.
Les også: 10 regler for usikkerhetsstyring
Prosess for usikkerhetsstyring
Styring av usikkerhet kan gjennomføres med ulike resultat. Kvaliteten på usikkerhetsanalyser, ROS-analyser samt annen metodikk som benyttes og den løpende oppfølgingen av disse er avgjørende for et godt resultat. Evnen til å identifisere de riktige usikkerhetene og iverksette de tiltakene som har mest effekt på prosjektet i den enkelte fase, er sentralt og nært knyttet til prosjektleders- og prosjekteiers kompetanse, modenhet og holdninger.
