Alle prosjekter preges av usikkerhet. I prosjekter bruker vi et usikkerhetsregister for å samle og dokumentere informasjon om alle identifiserte usikkerheter. Registeret kan for eksempel inneholde usikkerhetene med tilhørende status og historie.
Årsaken til at denne informasjonen samles i et register er at den brukes til å ta beslutninger om:
- Hvilke usikkerheter det skal gjøres noe med
- Hva bør gjøres
- Når bør det gjøres
- Hvem bør gjøre det
Informasjonen som legges inn i usikkerhetsregisteret bør struktureres slik at usikkerhetene beskrives med årsak, hendelse og konsekvens. Nytteverdien av et usikkerhetsregister avhenger av kvaliteten på informasjonen som registreres. Dersom informasjonsgrunnlaget om usikkerhetene er dårlig og mangelfullt, blir også nytten av registeret lav.
Første gang usikkerheter registreres er det ikke sikkert prosjektteamet har god nok informasjon om årsaker, hendelser og konsekvenser. Likevel er det viktig at usikkerhetene registreres, slik at de ikke glemmes. Informasjonen om usikkerhetene kan forbedres etter hvert som prosjektteamet innhenter mer informasjon. Kontinuerlige oppdateringer holder usikkerhetsregisteret “levende”, og gjør at det kan gi god støtte til prosessen for styring av prosjektusikkerhet i alle prosjektets faser.
Usikkerhetsregisterets innhold
Det anbefales at usikkerhetsregisteret inneholder følgende informasjon:
1. Informasjon om usikkerheten
- Unikt nummer
- Status på usikkerheten
- Årsak - beskrivelse av kilden til usikkerheten, hvor usikkerheten kan oppstå
- Hendelse - beskrivelse om hva det er som kan skje
- Effekt - beskrivelse av konsekvenser for prosjektets mål
- Usikkerhetskategori – det målet som usikkerheten påvirker
- Tidsperspektiv - når usikkerheten kan inntreffe
- Kilde - hvem som identifiserte usikkerheten
- Identifiseringsdato - dato for når usikkerheten ble identifisert
- Sist oppdatert dato - dato for når usikkerheten sist ble oppdatert
2. Vurdering av usikkerheten
- Sannsynlighetsnivå – høy, middels eller lav
- Konsekvensnivå – høy, middels eller lav
- Prioritetsgruppe – tallverdi eller høy, middels, lav.
- Tiltakstype – håndtering av usikkerheten (unngå, reduser, falle tilbake, overføre, dele, akseptere, utnytte, forbedre eller avvise)
- Status på tiltak – om tiltaket er påstartet, avsluttet eller avbrutt
- Tiltak – beskrivelser av tiltak og arbeidsoppgaver
- Arbeidsinnsats for tiltak – kroneverdi eller antall timer for å utføre tiltaket
- Forventet resultat – beskrivelse om tiltaket reduserer sannsynlighet, konsekvens eller begge deler. Beskrivelser av eventuell gjenstående usikkerhet etter at tiltaket er gjennomført
- Usikkerhetseier – personen som er ansvarlig for å styre, overvåke og følge opp usikkerheten
- Aksjonseier – personen som er tildelt ansvar og myndighet av eieren av usikkerheten, for å kunne utføre selve tiltaket
3. Plan for håndtering av usikkerheten
Dersom virksomheten din har en sentralt definert mal for usikkerhetsregistre eller et nettbasert usikkerhetsregister, bør du sjekke at usikkerhetsregisteret kan inneholde eller tilpasses til å inneholde informasjonen i listen over. Hvis du skal lage et usikkerhetsregister selv, gir listen over en god mal til et enkelt og fullstendig usikkerhetsregister.
Det er mulig å legge til rette for å registrere enda mer informasjon om hver usikkerhet og hvert tiltak, men det er viktig å tenke over om dette gir praktisk merverdi. Ofte vil omstendelige usikkerhetsregistre bli kompliserte å bruke og dermed lite oppdatert. Det er bedre å ha et enkelt usikkerhetsregister som er oppdatert, enn å ha et avansert og detaljert usikkerhetsregister med lite eller unyttig informasjon.
