Hvordan kan vi skape forutsigbarhet i dagens marked?

Program- og porteføljestyring Prosjektgjennomføring Usikkerhetsstyring

8 min. lesning

Prisveksten i dagens marked har vi knapt sett maken til. Makroøkonomene kaller det en “perfekt storm” og noe vi ikke tidligere har erfaring med – i hvert fall ikke på flere tiår. Hvordan skal vi som bransje seile gjennom storm i så ukjent farvann?

Den drastiske endringen av markedsforutsetninger på såpass kort tid som i dag, innebærer at vi i mindre grad kan bruke historiske data som utgangspunkt for hva som kommer til å skje de neste årene. Disse historiske dataene avviker nemlig så mye fra realiteten vi har nå, at en prognose utelukkende basert på dette vil bomme på målskiva.

Dette skaper utfordringer for byggherrer som har store porteføljer med utbyggingsprosjekter i plan- og gjennomføringsfase. Det virker naturlig nok umulig å planlegge for noe så grunnleggende ukjent, med et usikkert referansepunkt. Det beste vi kan gjøre er å planlegge og prioritere riktig – og å ha best mulig oversikt over porteføljene våre. Men hva skal vi egentlig planlegge for?

Dette innlegget ble først publisert på bygg.no

Hvordan påvirkes byggherrene?

Dagens markedssituasjon påvirker byggherre på en rekke områder. Noen av disse er åpenbare og fremst i pannebarken hos de fleste. Andre er ikke så åpenbare og kan komme overaskende på.

Først er det åpenbare: dagens markedsituasjon kan gi direkte finansielle eller likviditetsmessige utfordringer. Disse kan gi behov for utsettelser, omfangsreduksjoner eller stopp. Alternativt må man akseptere en overskridelse av vedtatte rammer.

1. Avvikende tilbud 

Tilbudene fra entreprenørmarkedet kan eksempelvis være høyere enn byggherres egne referanseestimater, da man ikke lenger sitter på relevante nok erfaringstall.

Store risikopåslag hos entreprenører som ønsker å gardere seg mot ytterlige prisvekst, kan også være en faktor. Dette kan håndteres med definerte reguleringsmekanismer i konkurransegrunnlaget for å sikre balansert risikofordeling.

I tillegg kan entreprenørens vedståelsesfrist være langt kortere enn tidligere. Dette kan være utfordrende for byggherre, som må ta raskere beslutninger enn hva de er vant med. Det gir også mindre tid til forankring og diskusjon med prosjekteier og i prosjektorganisasjonen

2. Avvikende markedsinteresse

I markedet kan det i tillegg være ønske om andre kontraktstyper eller -størrelser enn tidligere. Om det ikke er oppdaterte reguleringsmekanismer for prisvekst i konkurransegrunnlagene, vil entreprenørene antakeligvis ikke være villige til å ta like høy risiko som de gjorde tidligere, og derfor heller ikke ønske inngå store, lange kontrakter. Det kan også være preferanser til kontraktstyper som i større grad muliggjør en balansert risikofordeling.

3. Markedseksponering sett opp mot finansiell kompensering

Dette er viktig, hvert fall for deg som styrer store prosjekter eller virksomheter: I dagens marked kan det oppleves store avvik mellom faktisk markedseksponering og finansiell kompensering for prisvekst.

Hvor er det avviket mellom markedseksponering og priskompensering oppstår?

Verdikjeden kan deles opp i nivåene 1) finansierende, 2) virksomhet, 3) prosjekt og 4) entreprenør. Midler med prisjustering går mellom alle ledd. Den faktiske markedseksponeringen er det hovedsakelig entreprenørene som får. Avviket i kjeden oppstår når midlene overføres mellom leddene, og det brukes reguleringsmekanismer som avviker stort fra faktisk markedseksponering.

Da kan byggherresiden i prosjektene oppleve at priskompenseringen fra den finansierende ikke strekker til for å dekke prisveksten entreprenøren har krav på.


Hold deg oppdatert på hva som skjer i prosjektverden - abonner på  prosjektbloggen.


Hvorfor kan vi ikke stole 100% på byggekostnadsindekser lengre? 

Byggekostnadsindeksene fra Statistisk sentralbyrå fanger ikke alltid opp faktisk prisvekst til enhver tid. Avviket mellom kontraktens faktiske markedseksponering og vekting av material- og arbeidskostnader blir under ekstraordinære tilstander som nå, forsterket og i mindre grad fanget opp av en standardisert indeks for prisregulering. Indeksen kan også ha et statistisk etterslep som gjør at man ikke blir kompensert for markedsendringer raskt nok.

Avvikene mellom finansiell kompensering og den faktiske markedseksponeringen kan også ha en dimensjon på virksomhetsnivå. Et eksempel: offentlige virksomheter som blir kompensert for prisvekst fra sitt eiernivå via en satt justeringsfaktor, også kalt deflator. Ved avvik mellom deflatoren og justeringen til prosjektene, vil virksomheten også få et avvik.

LES OGSÅ: Derfor bør du utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen

Hvordan skal vi seile gjennom stormen?

Hva skal vi utstyre skuta vår med for å komme oss gjennom dette på best mulig måte? Rent oppsummert kan vi peke på noen punkter det er ekstra viktig å fokusere på.

1. God portefølejstyring

Porteføljestyring er viktige enn noensinne. Det er avgjørende for å ta strategiske beslutninger knyttet til kontraheringspunkt, valg av kontraktstrategi og eventuelle beslutninger om stans, utsettelser eller omfangsjusteringer.

En portefølje med god oversikt og struktur sammen med egen analysekapabilitet kan også gjøre det mulig å koordinere med andre byggherrer. Om det er for mange prosjekter i omløp, kan dette føre til at det blir for få tilbydere per kontrakt, som igjen kan føre til enda høyere priser. Som byggherre er dette også sentralt. Det kan gi store følger for porteføljen om markedet blir støvsugd for kapasitet. Derfor er vi nødt til å være åpne for å samarbeide mer på tvers i markedet, slik at alle sikrer et visst nivå av forutsigbarhet.

 

2. Markedseksponering og tilpassede indekser for prisjustering

Det å kjenne porteføljens faktiske markedseksponering er kritisk nå. Analyser av prosjektenes estimatnedbrytning og eksponering mot ulike arbeids- og råvaremarkeder er avgjørende for å få denne forståelsen. Som forklart tidligere er ikke standardiserte byggekostnadsindekser alltid presise nok her. Det kan oppstå avvik mellom justering fra finansierende til byggherre og hva entreprenør faktisk skal kompenseres for.

Det man kan gjøre er å etablere såkalte virksomhets- eller prosjektindekser som er en videreføring av indeksene fra SSB, men i større grad tilpasset porteføljens eller prosjektets faktiske markedseksponering.

Tilpassede indekser kan også benyttes til prisjustering for både tildelte midler til byggherre og til prosjektene, og fra byggherresiden i prosjektene til entreprenør. Det kan hjelpe med å skape økt forutsigbarhet for alle, med best mulig fordeling av risiko til de som kan takle den.

3. Reservestyring

I prosjektene er det også viktig å ha stadig kontroll på gjenstående reserver. Dette innebærer å ha en operativ usikkerhetsstyring som iverksetter tiltak for å eliminere, redusere, overføre og eventuelt akseptere risiko.

Det er avgjørende å prognostisere både kostnader og finansiering i løpende kroner helt til prosjektslutt for å ha kontroll på faktiske gjenstående midler reservert til uforutsette hendelser. Da får man et godt bilde av faktiske gjenstående reserver som tar hensyn til faktureringstakten fra entreprenør og byggherres kompensering for prisjustering. Det kan gi feil bilde om man kun ser på gjenstående reserver hvor kostnad- og finansieringssiden er justert til dagens prisnivå, og ikke løpende kroner til prosjektslutt.

4. Kostnadsestimering

En annen viktig faktor for å sikre gode prognoser for prosjektenes sluttkostnad, er en godt definert estimeringsprosess. Noen sentrale tiltak her innebærer følgende:

  • Integrering av estimeringsfunksjonen tett med øvrig del av prosjektet. Dette er avgjørende for å sikre at ny informasjon raskest mulig blir regnet med i estimatet som er under utarbeidelse.
  • Å jobbe etter en definert estimeringsprosess i henhold til god praksis og å etableres planer for estimatutgivelser er viktige for å sikre en transparens, forutsigbarhet og nødvendig involvering fra interessenter, aktører og beslutningstakere.
  • Bruk av effektive sykliske estimeringsprosesser tilpasset gjeldende informasjonsnivå vil gjøre at man raskere kan implementere endringer av priser og publisere oppdaterte estimater.

5. Kontrakts og prismodeller, samt samarbeid mellom byggherre og enteprenør

Et overordnet mål uavhengig av valg av kontraktstrategi bør være å etablere kontrakter som fordeler risiko til den parten som har best forutsetninger for å håndtere den. På den måten etableres best mulig forutsigbarhet for entreprenørene. God dialog og samhandling med marked og entreprenører både før og etter kontrahering er avgjørende. Dette er viktig for å få til gode løsninger, både under forhandlinger med entreprenør og underveis i en kontrakt. Tett samhandling med entreprenør kan i større grad legge til rette for å finne gode løsninger når rammebetingelser endres underveis.

LES OGSÅ: 10 regler for usikkerhetsstyring

Skal vi seile av stormen er det viktig at aktører i hele verdikjeden:

  • Har relevant kompetanse innen kontrakt- og gjennomføringsstrategi, samt markedsforhold og reguleringsmekanismer
  • Er proaktive med tanke på hvordan prosjektet agerer og tar beslutninger i relasjon til det landskapet man er i
  • Er åpne for samarbeidsmodeller som er hensiktsmessige for prosjektene og aktørene for å sikre nødvendig forutsigbarhet

New Call-to-action


Lars Stenberg Berg er Senior Manager i Metier OEC. Han har en kombinert økonomisk og teknisk bakgrunn med Master of Business Administration (MBA) i internasjonal ledelse fra California, USA og en Master of Science (MSc) i bioteknologi fra NTNU i Trondheim. Lars er sertifisert AACEI Certified Estimating Professional (CEP) og PRINCE2® Practitioner. Lars' kjernekompetanse ligger innenfor kostnadsestimering, prosjektstyring og kvalitetssikring. Han holder kurs innen estimering og er også valgt inn for fjerde periode som i styret til den norske seksjonen av AACEI. I dag jobber han med kostnadsestimeringsprosesser og forretningsutvikling innen fornybar industri, infrastruktur og BA-næringen.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva er MSP® og hva er nytt i 5th edition?

Managing Successful Programs (MSP) er et rammeverk fra AXELOS, organisasjonen som også står bak anerkjente sertifiseringer som PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, AgileSHIFT® og MoP®. Rammeverket hjelper deg med å tilpasse programmer til virksomhetens strategi og forretningsmuligheter slik at du oppnår maksimal verdi.

Fem grunner til at Excel ikke er tilstrekkelig når du skal ha oversikt over prosjektporteføljen

Mange virksomheter bruker Excel istedenfor å investere i systemer som er ment for prosjekt- og porteføljestyring. På den måten så sparer de kanskje IT-avdelingen for utgifter, men å bruke Excel til flere formål enn det det ble designet for kan straffe seg i lengden og det utgjør en stor risiko.

Hva kreves for å drive god porteføljestyring?

Mange bedrifter må velge mellom en rekke prosjekter og prosjektforslag hvert år. Å gjøre disse prioriteringene er krevende og innebærer utallige valgmuligheter. Valget man tar bør ikke være overlatt til tilfeldighetene, men basert på vedtatte kriterier og følge en tydelig strategisk retning. For å gjøre disse prioriteringene er det avgjørende å ha en god metodisk tilnærming til hvordan man styrer og utvikler porteføljen og evalueringskriterier som er tilpasset organisasjonens behov for prioriteringer.