Derfor bør du utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen

Usikkerhetsstyring Prosjektsystemer

5 min. lesning

God prosjektplanlegging er essensielt for å lykkes med prosjekter. Fremdriftsplanen representerer prosjektets tidslinje basert på en rekke forutsetninger. I de fleste tilfeller brukes mest sannsynlig varighet på aktiviteter ved etablering av plan. De fleste erfarne prosjektlederne vet imidlertid at varigheten på aktivitetene kan variere avhengig av usikkerheten, og at varighetene kun er estimater basert på forutsetninger som kan være unøyaktige.

Planleggeren kan dog lage noen scenarioer for å vise forskjellige utfall dersom enkelte, større usikkerheter slår inn, men i realiteten kan det være et ubegrenset antall scenarioer. Bruk av usikkerhetsanalyser kan derfor være et godt alternativ, ettersom i modellering av usikkerhet på plan vil analysen ta høyde for at hendelser kan skje samtidig og med en gradert effekt på en eller flere aktiviteter i planen. Hvis en aktivitet på kritisk linje flyttes, så vil prosjektets sluttdato påvirkes. Hendelser har også potensiale til å flytte en mindre kritisk aktivitet til kritisk sti og kan eventuelt også påvirke sluttdatoen.

Tidsanalyser blir ofte nedprioritert

Vår erfaring med å gjennomføre usikkerhetsanalyser hos kunder, er at fokuset på å utføre usikkerhetsanalyser først og fremst er knyttet til prosjektkostnader. Virksomheter og enkeltprosjekter har en tendens til å nedprioritere usikkerhetsanalyser på fremdriftsplan, enten fordi det er for komplisert eller fordi de ikke ser verdien av det. Noen virksomheter bruker kun en enkel kvalitativ metode for å analysere usikkerheter knyttet til tidsplanen. Noen ganger kan man oppnå tilfredsstillende resultater gjennom dette, men det blir oftest mer forvirrende og kan gi feil resultater.


Les mer om Oracle Primavera - et godt verktøy for usikkerhetsanalyser


En kvalitativ evaluering er ofte ikke nok

Effekten av en enkel usikkerhet eller flere usikkerheter sammen, kan endre den kritiske stien i et prosjekt. Riktig kvalitet på fremdriftsplan er en forutsetning for et godt resultat. Eksempelvis må fremdriftsplanen ha et godt definert nettverk med avhengigheter mellom alle aktiviteter. Usikkerheten kan enten påvirke aktiviteter parallelt eller i serie og en enkel kvalitativ evaluering vil ikke gi et resultat med høyere kvalitet ettersom usikkerheten potensielt kan flytte den kritiske stien. Dette vil ikke komme frem av en enkel kvalitativ gjennomgang. Kombinasjonen av en kvalitativ og kvantitativ usikkerhetsanalyse på fremdriftsplan vil resultere i mer pålitelige og realistiske resultater i en usikkerhetsanalyse.

Når bør en usikkerhetsanalyse på fremdriftsplan utføres?

Det finnes flere eksempler på når en usikkerhetsanalyse på fremdriftsplan bør utføres. Eksempelvis kan en usikkerhetsanalyse gjennomføres i en situasjon der prosjektet har et ønske om å evaluere konsekvensene av å velge et utførelsesalternativ sammenliknet med et annet. Da er det viktig at de ulike usikkerhetsfaktorene for de forskjellige alternativene tas med og vurderes både med hensyn til konsekvenser på tidsplanen og prosjektkostnader.

Mange prosjekter har veldefinerte milepæler og klare mål, men de fleste prosjekter har ikke iverksatt noen form for usikkerhetsanalyse for å sjekke om det faktisk er realistisk å oppnå disse milepælene. Usikkerhetsanalyser av tidsplanen vil kunne bidra til å si noe om sannsynligheten for at prosjektet vil oppnå disse milepælene og samtidig kunne si noe om hvilke hendelser eller usikkerhetsfaktorer som bidrar til dette.

Et annet eksempel hvor gjennomføring av usikkerhetsanalyse kan være hensiktsmessig, er når en entreprenør med en prosjektportefølje ønsker å avgjøre hvilket prosjekt de skal velge eller prioritere basert på en usikkerhetsstrategi. Hvis usikkerhetsvurderingen viser dårlige sjanser for å fullføre prosjektet innen tid, kan det bringe porteføljens balanse i form av ressurser og kontantstrøm i fare. Slike resultater fra usikkerhetsanalyser på plan kan ha sterk innvirkning på en beslutning om å ikke iverksette prosjektet kontra å sette i gang.

Usikkerhetsanalyser bør også gjennomføres når uforutsette hendelser oppstår

I det siste har mange store prosjekter opplevd uforutsette forsinkelser, betydelige endringer i arbeidsforhold, ny arbeidstid og fullstendig stenging på grunn av COVID-situasjonen. De fleste selskaper har ikke planlagt for en slik usikkerhet fordi sannsynligheten for at en slik hendelse kan skje normalt er svært liten. Men nå som det har blitt virkelighet, hvordan har det påvirket prosjektfrister og viktige milepæler?

Vi vet alle at innvirkningen på prosjekter har vært negativ, men for at vi virkelig skal forstå konsekvensene og planlegge for ytterligere risiko, bør det utføres en grundig og revidert kvalitativt og kvantitativt usikkerhetsanalyse både på kost og plan.

Fordeler ved god usikkerhetsstyring

Usikkerhetsidentifisering, evaluering og tiltaksplanlegging er en pågående prosess innen usikkerhetsstyring, og jo bedre vi lykkes med denne prosessen, desto lettere er det for oss å utvikle strategier og fullføre et prosjekt med riktig kvalitet til rett tid og innenfor budsjett. Det er derfor nødvendig at prosesser rundt usikkerhetsstyring forankres hos prosjekteiere og i organisasjonen.

LES OGSÅ: Hvordan kommunisere usikkerheter i prosjekter på best mulig måte.

Fordelene ved god usikkerhetsstyring oppsummeres i figuren nedenfor.

God praksis for usikkerhetsstyring vil resultere i;

  • økt kontroll over risiko- og mulighetsstyring
  • systematisk oppdatering av kostnadskonsekvenser, effekt på prognose og allokering av ressurser til områder som har høyeste sannsynlighet til å tilfredsstille kunde og maksimere inntekter
god praksis for usikkerhetsstyring

Når man gjennomfører usikkerhetsanalyser på prosjektplanen er det i tillegg viktig å:

  • Sikre en god kvalitetsplan basert på kvalitetsretningslinjer fra Project Management Institute (PMI)
  • Identifisere aktiviteter som styrer prosjektets varighet og kostnader
  • Utføre en usikkerhetsanalyse på prosjektplanen så snart en endring er identifisert for å vurdere effekten og iverksette korrektive tiltak

Verktøy for usikkerhetsstyring

Når man utfører en usikkerhetsanalyse er det nødvendig at verktøyene som brukes er enkle, lett konfigurerbare og helst ikke frakoblet fra andre verktøy som for eksempel kostnadsstyring og planlegging.

Det finnes mange verktøy for usikkerhetsanalyser, men få hvor det er mulig å drive kvalitativ og kvantitativ usikkerhetsstyring, kostnadsstyring og planlegging samtidig - for enkeltprosjekter og for programmer.

Oracle Primavera Cloud (OPC) er en effektiv og fleksibel løsning som standardiserer risikomatriser og risikoprosesser på tvers av virksomheten. OPC muliggjør gjennomføring av kvalitative og kvantitative analyser av både kost og plan for et enkelt prosjekt eller et program. I tillegg gir det deg mulighet til å analysere kostnadsestimatet ditt sammen med usikkerhetseksponeringen gruppert på kostnadselementer. Det kan også brukes til å sjekke kvaliteten på tidsplanen din i henhold til veletablerte planstandarder og retningslinjer.

Les mer om Oracle Primavera


Olaf jobber som senior manager i project systems avdelingen. Han holder Primavera kurs og er ansvarlig for implementering av Oracle Primavera Cloud og Primavera P6 EPPM løsninger hos kunder. Han har tidligere migrert Primavera P6 on premise for Bane NOR opp til skyen og implementert Primavera P6 for Siemens Olje og gass i Norge. Han har over 15 års erfaring med prosjektstyring. Han har vært leder for en prosjektstyringsavdeling på 45 ressurser og har hatt ansvaret for prosjektplanlegging, prosesser og metoder i flere organisasjoner. På fritiden er han glad i å sykle.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan kommunisere usikkerheter i prosjekter på best mulig måte?

Vi får gjennom media, kollegaer og venner stadig vite om prosjekter som ikke har nådd sine mål. For eksempel, et IT- prosjekt som har blitt flere år forsinket eller et byggeprosjekt som har blitt 50 % dyrere. Ofte skyldes dette dårlig planlegging, ledelse og styring, i kombinasjon med uheldige omstendigheter.

Seks tips til praktisk usikkerhetsstyring

Styring av usikkerhet er å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet. Når risikoregister og tiltaksplan er etablert skal prosjektleder sørge for at disse danner grunnlag for oppfølging i prosjektet, for å sikre at effekt- og prosjektmålene nås. Usikkerhetsstyring er i seg selv et tiltak for å bedre kvaliteten i prosjektgjennomføring, men mange prosjektgrupper opplever at kontinuerlig usikkerhetsstyring taper i hverdagens harde prioritering av oppgaver.

Usikkerhetsstyring – muligheter og trusler

Alle prosjekter innebærer usikkerhet, fordi hvert prosjekt er unikt og har aldri vært gjort før. Usikkerhet har både en positiv og en negativ side; risiko for negative hendelser og muligheter for positive hendelser.