Vi får gjennom media, kollegaer og venner stadig vite om prosjekter som ikke har nådd sine mål. For eksempel, et IT- prosjekt som har blitt flere år forsinket eller et byggeprosjekt som har blitt 50 % dyrere. Ofte skyldes dette dårlig planlegging, ledelse og styring, i kombinasjon med uheldige omstendigheter.
For at prosjekter skal kunne nå sine mål både under gode og dårlige omstendigheter er god styring av prosjektusikkerhet en forutsetning. Styring av prosjektusikkerhet må bli en selvskreven del i utøvelsen av prosjektledelse. Hvis prosjektleder “plutselig” begynner å tenke på usikkerhet av ren plikt fordi det er krav om usikkerhetsanalyse ved et beslutningspunkt, er prosjektet på ville veier. Det er heller ikke nok at kun prosjektleder bedriver styringen av prosjektusikkerhet. Det er viktig at alle som jobber i og med prosjekter har forståelse for viktigheten og nytten av å bidra til god styring av prosjektusikkerhet.
God kommunikasjon er en forutsetning for å lykkes
Det å lykkes med styring av prosjektusikkerhet handler i stor grad om å være god til å kommunisere usikkerheten internt i prosjektet og til interessenter. Det hjelper ikke å ha identifisert og vurdert alle de kritiske usikkerhetene dersom disse blir liggende i et dokument på prosjektleders pc. For at tiltak skal kunne forberedes og utføres må usikkerhetene kommuniseres. Ledelsen i virksomheten må også bli informert slik at de kan prioritere viktige tiltak.
Det kreves kontinuerlig kommunikasjon underveis i prosjektet og i dette blogginnlegget gir vi deg noen tips til hvordan du kan kommunisere usikkerhet på en best mulig måte.
1. Tenk igjennom hvilken kommunikasjonskanal du bruker
Eksempler på vanlige kommunikasjonskanaler i prosjekter er presentasjoner, møter, samtaler, e-poster, tekstmeldinger, videokonferanser, telefonsamtaler, rapporter, dokumenter og så videre.
Kommunikasjonskanaler kan være verbale, visuelle, synkrone og asynkrone. For eksempel vil kommunikasjonen i et arbeidsmøte være både verbal, visuell og synkron. Ofte er det lett å glemme den visuelle kommunikasjonen i slike sammenhenger. Det visuelle kroppsspråket kan komplementere eller forstyrre det verbale budskapet. Symmetrisk kommunikasjon tillater mottakerne å gi øyeblikkelige tilbakemeldinger til avsender. Dette gjør at avsender kan korrigere budskapet mens kommunikasjonen pågår for å unngå misforståelser.
2. Tilpass kommunikasjonen til riktig kanal
For at kommunikasjonen skal være så effektiv som mulig er det viktig at både avsender og mottaker er klar over styrker og svakheter ved ulike typer kommunikasjonskanaler. Valg av riktig kommunikasjonskanal er kritisk for at budskapet skal komme frem og forstås i henhold til intensjonen. Videre kan det være tilfeller der budskapet må tilpasses kommunikasjonskanalen.
3. Tenk igjennom hvem som er mottaker og tilpass budskapet deretter
Det er viktig å være klar over at mottakernes tolkning og oppfatning av budskapet kan være forskjellig fra avsenders intensjon. Derfor bør kommunikasjonen tilpasses mottaker. Dette gjelder både budskap og kommunikasjonskanal. For eksempel vil styringsgruppen være opptatt av de høyest prioriterte usikkerhetene og tiltakene for disse. For at budskapet skal komme tydelig frem bør ikke informasjonen til styringsgruppen “oversvømmes” med mindre kritiske usikkerheter.
Spesielt viktig er det å sikre at kommunikasjon til eksterne interessenter, kunden eller leverandører er gjennomtenkt. For eksempel kan en mulighet for endring i en leverandørs prosjekt fremstå som en trussel for kunden. For å øke sjansen for aksept, bør leverandøren gjøre grundige forberedelser før dette kommuniseres til kunden.
3. Styring av forventinger
Kommunikasjon er også en del av det å styre forventninger. Prosjektet kan gjøre det utfordrende for seg selv dersom usikkerhet underkommuniseres tidlig. Da vil alle i og rundt prosjektet forvente at usikkerheten er lav. Etter hvert som det identifiseres mer usikkerhet, kan det bli vanskelig å få aksept for at prosjektet faktisk må håndtere mye usikkerhet. Da kan styringen av prosjektusikkerhet bli mer utfordrende enn hva den kunne og burde ha vært.
4. Etabler en kommunikasjonsstrategi og følg denne
I mange tilfeller har prosjektet en kommunikasjonsstrategi. Kommunikasjon av usikkerheter med interessenter bør følge retningslinjene fastsatt i denne strategien. Dette kan være bestemmelser for hvem som er ansvarlig for å kommunisere hva, hva skal kommuniseres til hvem og når, hvordan skal informasjonen presenteres og hvilket format skal brukes.
LES OGSÅ: 4 tips for god kommuniasjon i prosjekter
