Hvordan kommunisere usikkerheter i prosjekter på best mulig måte?

Usikkerhetsstyring

4 min. lesning

Vi får gjennom media, kollegaer og venner stadig vite om prosjekter som ikke har nådd sine mål. For eksempel, et IT- prosjekt som har blitt flere år forsinket eller et byggeprosjekt som har blitt 50 % dyrere. Ofte skyldes dette dårlig planlegging, ledelse og styring, i kombinasjon med uheldige omstendigheter.

For at prosjekter skal kunne nå sine mål både under gode og dårlige omstendigheter er god styring av prosjektusikkerhet en forutsetning. Styring av prosjektusikkerhet må bli en selvskreven del i utøvelsen av prosjektledelse. Hvis prosjektleder “plutselig” begynner å tenke på usikkerhet av ren plikt fordi det er krav om usikkerhetsanalyse ved et beslutningspunkt, er prosjektet på ville veier. Det er heller ikke nok at kun prosjektleder bedriver styringen av prosjektusikkerhet. Det er viktig at alle som jobber i og med prosjekter har forståelse for viktigheten og nytten av å bidra til god styring av prosjektusikkerhet.

God kommunikasjon er en forutsetning for å lykkes

Det å lykkes med styring av prosjektusikkerhet handler i stor grad om å være god til å kommunisere usikkerheten internt i prosjektet og til interessenter. Det hjelper ikke å ha identifisert og vurdert alle de kritiske usikkerhetene dersom disse blir liggende i et dokument på prosjektleders pc. For at tiltak skal kunne forberedes og utføres må usikkerhetene kommuniseres. Ledelsen i virksomheten må også bli informert slik at de kan prioritere viktige tiltak.

Last ned gratis e-bok: 10 regler for usikkerhetsstyring.

Det kreves kontinuerlig kommunikasjon underveis i prosjektet og i dette blogginnlegget gir vi deg noen tips til hvordan du kan kommunisere usikkerhet på en best mulig måte.

1. Tenk igjennom hvilken kommunikasjonskanal du bruker

Eksempler på vanlige kommunikasjonskanaler i prosjekter er presentasjoner, møter, samtaler, e-poster, tekstmeldinger, videokonferanser, telefonsamtaler, rapporter, dokumenter og så videre.

Kommunikasjonskanaler kan være verbale, visuelle, synkrone og asynkrone. For eksempel vil kommunikasjonen i et arbeidsmøte være både verbal, visuell og synkron. Ofte er det lett å glemme den visuelle kommunikasjonen i slike sammenhenger. Det visuelle kroppsspråket kan komplementere eller forstyrre det verbale budskapet. Symmetrisk kommunikasjon tillater mottakerne å gi øyeblikkelige tilbakemeldinger til avsender. Dette gjør at avsender kan korrigere budskapet mens kommunikasjonen pågår for å unngå misforståelser.

2. Tilpass kommunikasjonen til riktig kanal

For at kommunikasjonen skal være så effektiv som mulig er det viktig at både avsender og mottaker er klar over styrker og svakheter ved ulike typer kommunikasjonskanaler. Valg av riktig kommunikasjonskanal er kritisk for at budskapet skal komme frem og forstås i henhold til intensjonen. Videre kan det være tilfeller der budskapet må tilpasses kommunikasjonskanalen.

3. Tenk igjennom hvem som er mottaker og tilpass budskapet deretter

Det er viktig å være klar over at mottakernes tolkning og oppfatning av budskapet kan være forskjellig fra avsenders intensjon. Derfor bør kommunikasjonen tilpasses mottaker. Dette gjelder både budskap og kommunikasjonskanal. For eksempel vil styringsgruppen være opptatt av de høyest prioriterte usikkerhetene og tiltakene for disse. For at budskapet skal komme tydelig frem bør ikke informasjonen til styringsgruppen “oversvømmes” med mindre kritiske usikkerheter.

Spesielt viktig er det å sikre at kommunikasjon til eksterne interessenter, kunden eller leverandører er gjennomtenkt. For eksempel kan en mulighet for endring i en leverandørs prosjekt fremstå som en trussel for kunden. For å øke sjansen for aksept, bør leverandøren gjøre grundige forberedelser før dette kommuniseres til kunden.

3. Styring av forventinger

Kommunikasjon er også en del av det å styre forventninger. Prosjektet kan gjøre det utfordrende for seg selv dersom usikkerhet underkommuniseres tidlig. Da vil alle i og rundt prosjektet forvente at usikkerheten er lav. Etter hvert som det identifiseres mer usikkerhet, kan det bli vanskelig å få aksept for at prosjektet faktisk må håndtere mye usikkerhet. Da kan styringen av prosjektusikkerhet bli mer utfordrende enn hva den kunne og burde ha vært.

4. Etabler en kommunikasjonsstrategi og følg denne

I mange tilfeller har prosjektet en kommunikasjonsstrategi. Kommunikasjon av usikkerheter med interessenter bør følge retningslinjene fastsatt i denne strategien. Dette kan være bestemmelser for hvem som er ansvarlig for å kommunisere hva, hva skal kommuniseres til hvem og når, hvordan skal informasjonen presenteres og hvilket format skal brukes.

LES OGSÅ: 4 tips for god kommuniasjon i prosjekter

New Call-to-action


Christine jobber som Inbound Marketing Manager i Metier OEC og har tidligere jobbet som journalist i USA. Hun er ansvarlig for at vi produserer nyttig informasjon og fagstoff relatert til prosjektledelse for å bistå alle som jobber i og med prosjekter. Christine har studert media og kommunikasjon på University of South Florida, er sertifisert i PRINCE2 Foundation og har en diplomgrad i prosjektledelse fra SKEMA Business School.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan kan vi skape forutsigbarhet i dagens marked?

Prisveksten i dagens marked har vi knapt sett maken til. Makroøkonomene kaller det en “perfekt storm” og noe vi ikke tidligere har erfaring med – i hvert fall ikke på flere tiår. Hvordan skal vi som bransje seile gjennom storm i så ukjent farvann? Den drastiske endringen av markedsforutsetninger på såpass kort tid som i dag, innebærer at vi i mindre grad kan bruke historiske data som utgangspunkt for hva som kommer til å skje de neste årene. Disse historiske dataene avviker nemlig så mye fra realiteten vi har nå, at en prognose utelukkende basert på dette vil bomme på målskiva. Dette skaper utfordringer for byggherrer som har store porteføljer med utbyggingsprosjekter i plan- og gjennomføringsfase. Det virker naturlig nok umulig å planlegge for noe så grunnleggende ukjent, med et usikkert referansepunkt. Det beste vi kan gjøre er å planlegge og prioritere riktig – og å ha best mulig oversikt over porteføljene våre. Men hva skal vi egentlig planlegge for?

Kunsten å ta beslutninger i en VUCA-verden

En vanlig erfaring blant prosjektledere og andre i prosjektarbeid, er at man må forholde seg til en god del forskjellige problemstillinger og stadige beslutninger i hverdagen. Noen av disse er rutinebaserte og kan tas der og da, mens andre forutsetter mer forarbeid eller metode. I en verden i stadig endring hvor det er vanskelig å forutse hva fremtiden vil bringe, bortsett fra at den mest sannsynligvis blir mer kompleks og uforutsigbar, er det avgjørende at du har et bevisst forhold til de ulike beslutningsmetodene som finnes, og hvilke du bør benytte deg av i ulike situasjoner. I dette innlegget skal vi se på hvordan du kan tilnærme deg strategiske beslutningsprosesser under forskjellige grader av usikkerhet.

Hva er prosjekteiers ansvar i usikkerhetsstyringen?

Alle prosjekter er unike, har et eget sett med omgivelser og har ulik grad av usikkerhet i seg. Selv om den løpende usikkerhetsstyringen i prosjektet utøves av prosjektleder og prosjektteamet, må prosjekteier engasjere seg i prosjektets sentrale usikkerheter – både trusler og muligheter. Som prosjekteier må du sikre at usikkerheter kommer frem til ditt bord, og så sørge for at de faktisk realitetsbehandles.