Hvordan kommunisere usikkerheter i prosjekter på best mulig måte?

Usikkerhetsstyring

3 min. lesning

Vi får gjennom media, kollegaer og venner stadig vite om prosjekter som ikke har nådd sine mål. For eksempel, et IT- prosjekt som har blitt flere år forsinket eller et byggeprosjekt som har blitt 50 % dyrere. Ofte skyldes dette dårlig planlegging, ledelse og styring, i kombinasjon med uheldige omstendigheter.

For at prosjekter skal kunne nå sine mål både under gode og dårlige omstendigheter er god styring av prosjektusikkerhet en forutsetning. Styring av prosjektusikkerhet må bli en selvskreven del i utøvelsen av prosjektledelse. Hvis prosjektleder “plutselig” begynner å tenke på usikkerhet av ren plikt fordi det er krav om usikkerhetsanalyse ved et beslutningspunkt, er prosjektet på ville veier. Det er heller ikke nok at kun prosjektleder bedriver styringen av prosjektusikkerhet. Det er viktig at alle som jobber i og med prosjekter har forståelse for viktigheten og nytten av å bidra til god styring av prosjektusikkerhet.

God kommunikasjon er en forutsetning for å lykkes

Det å lykkes med styring av prosjektusikkerhet handler i stor grad om å være god til å kommunisere usikkerheten internt i prosjektet og til interessenter. Det hjelper ikke å ha identifisert og vurdert alle de kritiske usikkerhetene dersom disse blir liggende i et dokument på prosjektleders pc. For at tiltak skal kunne forberedes og utføres må usikkerhetene kommuniseres. Ledelsen i virksomheten må også bli informert slik at de kan prioritere viktige tiltak.

Last ned gratis e-bok: 10 regler for usikkerhetsstyring.

Det kreves kontinuerlig kommunikasjon underveis i prosjektet og i dette blogginnlegget gir vi deg noen tips til hvordan du kan kommunisere usikkerhet på en best mulig måte.

1. Tenk igjennom hvilken kommunikasjonskanal du bruker

Eksempler på vanlige kommunikasjonskanaler i prosjekter er presentasjoner, møter, samtaler, e-poster, tekstmeldinger, videokonferanser, telefonsamtaler, rapporter, dokumenter og så videre.

Kommunikasjonskanaler kan være verbale, visuelle, synkrone og asynkrone. For eksempel vil kommunikasjonen i et arbeidsmøte være både verbal, visuell og synkron. Ofte er det lett å glemme den visuelle kommunikasjonen i slike sammenhenger. Det visuelle kroppsspråket kan komplementere eller forstyrre det verbale budskapet. Symmetrisk kommunikasjon tillater mottakerne å gi øyeblikkelige tilbakemeldinger til avsender. Dette gjør at avsender kan korrigere budskapet mens kommunikasjonen pågår for å unngå misforståelser.

2. Tilpass kommunikasjonen til riktig kanal

For at kommunikasjonen skal være så effektiv som mulig er det viktig at både avsender og mottaker er klar over styrker og svakheter ved ulike typer kommunikasjonskanaler. Valg av riktig kommunikasjonskanal er kritisk for at budskapet skal komme frem og forstås i henhold til intensjonen. Videre kan det være tilfeller der budskapet må tilpasses kommunikasjonskanalen.

3. Tenk igjennom hvem som er mottaker og tilpass budskapet deretter

Det er viktig å være klar over at mottakernes tolkning og oppfatning av budskapet kan være forskjellig fra avsenders intensjon. Derfor bør kommunikasjonen tilpasses mottaker. Dette gjelder både budskap og kommunikasjonskanal. For eksempel vil styringsgruppen være opptatt av de høyest prioriterte usikkerhetene og tiltakene for disse. For at budskapet skal komme tydelig frem bør ikke informasjonen til styringsgruppen “oversvømmes” med mindre kritiske usikkerheter.

Spesielt viktig er det å sikre at kommunikasjon til eksterne interessenter, kunden eller leverandører er gjennomtenkt. For eksempel kan en mulighet for endring i en leverandørs prosjekt fremstå som en trussel for kunden. For å øke sjansen for aksept, bør leverandøren gjøre grundige forberedelser før dette kommuniseres til kunden.

3. Styring av forventinger

Kommunikasjon er også en del av det å styre forventninger. Prosjektet kan gjøre det utfordrende for seg selv dersom usikkerhet underkommuniseres tidlig. Da vil alle i og rundt prosjektet forvente at usikkerheten er lav. Etter hvert som det identifiseres mer usikkerhet, kan det bli vanskelig å få aksept for at prosjektet faktisk må håndtere mye usikkerhet. Da kan styringen av prosjektusikkerhet bli mer utfordrende enn hva den kunne og burde ha vært.

4. Etabler en kommunikasjonsstrategi og følg denne

I mange tilfeller har prosjektet en kommunikasjonsstrategi. Kommunikasjon av usikkerheter med interessenter bør følge retningslinjene fastsatt i denne strategien. Dette kan være bestemmelser for hvem som er ansvarlig for å kommunisere hva, hva skal kommuniseres til hvem og når, hvordan skal informasjonen presenteres og hvilket format skal brukes.

LES OGSÅ: 4 tips for god kommuniasjon i prosjekter

New Call-to-action


Christine jobber som Inbound Marketing Manager i Metier OEC og har tidligere jobbet som journalist i USA. Hun er ansvarlig for at vi produserer nyttig informasjon og fagstoff relatert til prosjektledelse for å bistå alle som jobber i og med prosjekter. Christine har studert media og kommunikasjon på University of South Florida og er en ekte fotballjente fra Røa.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva er prosjekteiers ansvar i usikkerhetsstyringen?

Alle prosjekter er unike, har et eget sett med omgivelser og har ulik grad av usikkerhet i seg. Selv om den løpende usikkerhetsstyringen i prosjektet utøves av prosjektleder og prosjektteamet, må prosjekteier engasjere seg i prosjektets sentrale usikkerheter – både trusler og muligheter. Som prosjekteier må du sikre at usikkerheter kommer frem til ditt bord, og så sørge for at de faktisk realitetsbehandles.

Derfor bør du utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen

God prosjektplanlegging er essensielt for å lykkes med prosjekter. Fremdriftsplanen representerer prosjektets tidslinje basert på en rekke forutsetninger. I de fleste tilfeller brukes mest sannsynlig varighet på aktiviteter ved etablering av plan. De fleste erfarne prosjektlederne vet imidlertid at varigheten på aktivitetene kan variere avhengig av usikkerheten, og at varighetene kun er estimater basert på forutsetninger som kan være unøyaktige.

Seks tips til praktisk usikkerhetsstyring

Styring av usikkerhet er å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet. Når risikoregister og tiltaksplan er etablert skal prosjektleder sørge for at disse danner grunnlag for oppfølging i prosjektet, for å sikre at effekt- og prosjektmålene nås. Usikkerhetsstyring er i seg selv et tiltak for å bedre kvaliteten i prosjektgjennomføring, men mange prosjektgrupper opplever at kontinuerlig usikkerhetsstyring taper i hverdagens harde prioritering av oppgaver.