Usikkerhetsstyring – muligheter og trusler

Usikkerhetsstyring

3 min. lesning

Alle prosjekter innebærer usikkerhet, fordi hvert prosjekt er unikt og har aldri vært gjort før. Usikkerhet har både en positiv og en negativ side; risiko for negative hendelser og muligheter for positive hendelser.

Å leve "lykkelig" med usikkerhet er en del av det å lede prosjekter. Ingen prosjekter gjennomføres 100 % i henhold til plan. Alle prosjekter er unike, utføres i ulike omgivelser og har ulik grad av usikkerhet. Prosjekter har ulik usikkerhetseksponering, noe som må gjenspeiles i tilnærmingen i hvert prosjekt.

Vanlige usikkerhetsfaktorer i prosjekter:

  • Planlagt omfang må endres underveis i prosessen f.eks. for å tilfredsstille kvalitetskrav.
  • Arbeidet tar lenger tid enn planlagt, og i de fleste tilfeller: «tid er penger».
  • Ressurser er ikke tilgjengelige til planlagt tid.
  • Markedet reagerer annerledes enn forventet når objektet skal prises
  • Gevinstene blir bedre enn planlagt, eller gevinstene blir lavere enn planlagt.
  • Kvaliteten på leveransen blir høyere/lavere enn prosjekteier opprinnelig hadde planlagt
  • Finansieringen stopper opp fordi prosjekteier endrer sine prioriteringer.

Last ned gratis e-bok: 10 regler for usikkerhetsstyring.

Dette betyr at kunnskap og erfaringer fra andre prosjekter er viktig for å lage en realistisk plan, men at det er umulig å lage en «nøyaktig» plan. Forhold som kan forstyrre prosjektets planer og gevinstrealisering kalles usikkerhet.

Usikkerhet i prosjekter

En stor del av usikkerheten er kjent i prosjektet som følge av bevisste valg vi har gjort underveis, men noe vil være ukjent og komme som "overraskelser" på prosjektet. Den kjente usikkerheten kan styres, og antall overraskelser og konsekvensen av disse kan reduseres gjennom gode rutiner for usikkerhetsstyring.

Risiko og muligheter

Prosjektusikkerhet er forhold som kan påvirke prosjektet og som har positive eller negative konsekvenser for innhold, kvalitet, tid, kostnad og gevinster. Usikkerheter som kan ha positive konsekvenser kalles muligheter, og usikkerheter som kan ha negative konsekvenser kalles risiko. Eksempler kan være:

Capture-3

Kunnskap og erfaringer fra andre prosjekter kan anvendes til å forutse mange av de usikkerhetene som kan påvirke prosjektet. Dersom man klarer å identifisere potensielle usikkerheter kan prosjektet iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet til prosjektets beste.

I prosjekter kan man si at "mye kan skje, og noe vil skje". Usikkerhetene har ulik sannsynlighet for å inntreffe og samtidig ulik konsekvens for prosjektets mål. Prosjektledelsen er derfor avhengig av en god og praktisk metode for styring av usikkerhet.

Usikkerhetsstyring

Styring av usikkerhet er å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet. Prosjektet gjennomfører bl.a. usikkerhetsanalyser og ROS-analyser for å identifisere usikkerheter, evaluere usikkerheter og foreslå tiltak for å håndtere muligheter og risiko.

Når risikoregister og tiltaksplan er etablert skal prosjektleder sørge for at disse danner grunnlag for oppfølging i prosjektet. Dette for å sikre at effekt- og prosjektmålene nås. Prosjektleder skal følge opp at tiltakene blir utført. Deretter må effekten av tiltakene evalueres for å vurdere om den ønskede nytte er oppnådd eller om andre tiltak bør iverksettes.

Prosess for usikkerhetsstyring

Styring av usikkerhet kan gjennomføres med ulike resultat. Kvaliteten på usikkerhetsanalyser, ROS-analyser samt annen metodikk som benyttes og den løpende oppfølgingen av disse er avgjørende for et godt resultat. Evnen til å identifisere de riktige usikkerhetene og iverksette de tiltakene som har mest effekt på prosjektet i den enkelte fase, er sentralt og nært knyttet til prosjektleders og prosjekteiers kompetanse, modenhet og holdninger.

New Call-to-action


Svein Petter har erfaring i planlegging, ledelse, kvalitetssikring, risikovurdering, utvikling av veiledere og gjennomføring av store prosjekter særlig innenfor helsesektoren. Han er leder av Metier OEC’s Helsebygg-avdeling. Han har bl.a. vært involvert i «Nytt» Rikshospital, Stavanger universitetssykehus, nytt østfoldsykehus, Nye Kirkenes Sykehus og Oslo Universitetssykehus og har i ca. 15 år vært fagredaktør i tidsskriftet helse medisin og teknikk (HMT). Foretrukket rekreasjonsaktivitet er å være «til sjøs», helst under seil.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva er prosjekteiers ansvar i usikkerhetsstyringen?

Alle prosjekter er unike, har et eget sett med omgivelser og har ulik grad av usikkerhet i seg. Selv om den løpende usikkerhetsstyringen i prosjektet utøves av prosjektleder og prosjektteamet, må prosjekteier engasjere seg i prosjektets sentrale usikkerheter – både trusler og muligheter. Som prosjekteier må du sikre at usikkerheter kommer frem til ditt bord, og så sørge for at de faktisk realitetsbehandles.

Derfor bør du utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen

God prosjektplanlegging er essensielt for å lykkes med prosjekter. Fremdriftsplanen representerer prosjektets tidslinje basert på en rekke forutsetninger. I de fleste tilfeller brukes mest sannsynlig varighet på aktiviteter ved etablering av plan. De fleste erfarne prosjektlederne vet imidlertid at varigheten på aktivitetene kan variere avhengig av usikkerheten, og at varighetene kun er estimater basert på forutsetninger som kan være unøyaktige.

Hvordan kommunisere usikkerheter i prosjekter på best mulig måte?

Vi får gjennom media, kollegaer og venner stadig vite om prosjekter som ikke har nådd sine mål. For eksempel, et IT- prosjekt som har blitt flere år forsinket eller et byggeprosjekt som har blitt 50 % dyrere. Ofte skyldes dette dårlig planlegging, ledelse og styring, i kombinasjon med uheldige omstendigheter.